Chia sẻ các hàm trong Excel phổ biến, thường được sử dụng

Bạn nên nắm rõ các hàm trong Excel bởi sẽ giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm việc. Khám phá ngay những hàm cơ bản nhất trong Excel để hiểu rõ hơn về công cụ này nhé!

• Hàm IF

IF là hàm kiểm tra dữ liệu trong Excel theo điều kiện mà người dùng đặt ra, cuối cùng sẽ trả về kết quả đúng hoặc sai.

Công thức hàm IF là: IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó: 

• Logical_test: Là điều kiện người dùng đặt ra

• Value_if_true: Kết quả trả về trong trường hợp thỏa mãn điều kiện

• Value_if_false: Kết quả trả về trong trường hợp không thỏa mãn điều kiện

Ví dụ: Điều kiện để kiểm tra học sinh đỗ hay trượt là:

• Từ 5 điểm trở lên: Đỗ

• Dưới 5 điểm: Trượt

Trên Excel, bạn áp dụng hàm IF theo công thức sau: =IF(B2>5,''Đỗ'',''Trượt'')

Lúc này, kết quả trả về sẽ hiển thị như sau:

Hàm IF giúp người dùng kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện đã đặt ra hay không.

• Hàm AND

Hàm AND thuộc nhóm các hàm trong Excel cơ bản, dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa mãn nhiều điều kiện hay không. Nếu thỏa mãn, kết quả trả về sẽ là TRUE, và ngược lại sẽ trả FALSE.

Công thức: =AND(điều kiện 1, điều kiện 2,…)

Ví dụ: Bạn muốn kiểm tra những bạn đạt học sinh giỏi với kết quả các môn từ 8 điểm trở lên.

Bạn áp dụng công thức sau: =AND(C2=8,D2=8,E2=8)

Kết quả Excel sẽ trả về như sau:

Kết quả kiểm tra của hàm AND sẽ trả về TRUE nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện và FALSE nếu ngược lại.

• Hàm OR

OR là một trong các hàm cơ bản trong Excel cho phép người dùng kiểm tra dữ liệu có thỏa mãn một trong nhiều điều kiện hay không. Nếu thỏa mãn một trong số đó, kết quả sẽ trả về TRUE và trả FALSE nếu ngược lại.

Công thức hàm OR: =OR(điều kiện 1,điều kiện 2,…)

Ví dụ: Bạn đang muốn kiểm tra dữ liệu lớn hơn 8 và nhỏ hơn 20.

Công thức hàm OR như sau: =OR(E5<20,E5>8)

Kết quả hàm OR sẽ trả về như sau:

Hàm OR sẽ cho ra kết quả TRUE nếu thỏa mãn 1 trong các điều kiện, và ngược lại.

• Hàm COUNTIF

COUNTIF được dùng để đếm số lượng các ô trong vùng dữ liệu trong Excel thỏa mãn điều kiện mà người dùng đặt ra.

Công thức hàm COUNTIF là: =COUNTIF(range,criteria)

• Trong đó: Range là vùng dữ liệu và Criteria là Điều kiện cần kiểm tra

Ví dụ: Bạn muốn biết số lần xuất hiện tên mặt hàng “Dưa hấu”. 

Bạn áp dụng công thức hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(B2:B8,''dưa hấu'')

Kết quả Excel trả về như sau:

Hàm IF đếm số lần xuất hiện từ “Dưa hấu” trong vùng dữ liệu kiểm tra là 2.

• Hàm SUMIF

Các hàm trong Excel có thể kế đến là SUMIF được dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Công thức hàm SUMIF như sau: =SUMIF (range, criteria,[sum_range])

Trong đó: 

• range: Là vùng dữ liệu bạn muốn đánh giá

• criteria: Tiêu chí (bao gồm số, văn bản, biểu thức) để xác định cột giá trị

• sum_range: Vùng dữ liệu các ô cần tính tổng

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng số màu cam ở cột A có số lượng tương ứng ở cột B.

Công thức áp dụng hàm SUMIF như sau: =SUMIF(A1:A8,"cam",B1:B8)

Kết quả trả về của hàm SUMIF như sau:

Hàm SUMIF tính tổng số lượng màu cam trong bảng trên là 22.

• Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT trong Excel dùng để cắt chuỗi ký tự nằm ở bên trái của văn bản trong ô dữ liệu.

Công thức hàm LEFT: =LEFT(text,[num_chars])

Trong đó: 

• text: ô chứa văn bản muốn cắt ký tự

• num_chars: Là số lượng ký tự phía bên trái mà bạn muốn cắt

Ví dụ: Bạn muốn cắt 4 ký tự đầu tiên trong ô Excel B3.

Công thức áp dụng hàm LEFT là: =LEFT(B3,4)

Lúc này, kết quả sẽ cho ra là:

Hàm LEFT cắt 4 ký tự bên trái của ô B3 (Đinh Hoàng Anh) sẽ cho ra kết quả là “Đinh”.

Hàm RIGHT thuộc nhóm các hàm trong Excel quen thuộc, dùng để cắt chuỗi ký tự phía bên phải của ô dữ liệu văn bản cần tách.

Công thức hàm RIGHT: =RIGHT(text,[num_chars])

Trong đó:

• text: Là ô chứa văn bản cần cắt ký tự

• num_chars: Là số lượng ký tự phía bên trái mà bạn muốn cắt

Ví dụ: Bạn muốn cắt 4 ký tự phía bên phải của ô Excel A2. 

Công thức áp dụng hàm RIGHT như sau: =RIGHT(A2,4)

Kết quả hàm RIGHT sẽ cho ra như hình sau:

Hàm RIGHT cắt 4 ký tự bên phải của ô A2 sẽ cho ra kết quả là 7890.

Thuộc các hàm cơ bản trong Excel, Hàm MID là hàm cắt chuỗi ký tự bắt đầu từ vị trí cố định mà người dùng đặt ra.

Công thức hàm MID: =MID(text,start_num,num_chars)

Trong đó:

• text: Là ô ký tự mà bạn muốn cắt

• start_num: Là giá trị số của vị trí đầu tiên mà bạn muốn cắt

• num_chars: Là số lượng ký tự bạn muốn cắt

Ví dụ: Trong bảng dữ liệu bên dưới, bạn muốn cắt 7 ký tự trong ô B3 (Phạm Văn Khoa), bắt đầu từ vị trí thứ 3.

Công thức hàm MID như sau: =MID(B3,3,7)

Kết quả hàm MID sẽ hiển thị như sau:

Hàm MID cắt 7 ký tự từ vị trí số 3 trong ô B3 cho ra kết quả là “ạm Văn”.

• Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE được sử dụng để nối chuỗi khi kết hợp với một hàm Excel khác.

Công thức hàm CONCATENATE: =CONCATENATE(text1, [text2], ...)

Trong đó:

• text1: Là giá trị đầu tiên cần nối (số, văn bản,...)

• text2: Là giá trị của tham chiếu thứ 2 cần nối vào text1

Ví dụ: Bạn muốn ghép ký tự ở ô A2 với “khoảng trống” và ô B2.

Công thức áp dụng như sau: CONCATENATE(A2,'' '',B2)

Kết quả hiển thị của hàm CONCATENATE như sau

Hàm CONCATENATE nối A2 với “khoảng cách” và B2 cho ra kết quả “Nguyễn Văn An”.

• Hàm CONCAT

Hàm CONCAT là hàm mới, thay thế hàm CONCATENATE ở các phiên bản Excel cũ. Nếu máy tính sử dụng Excel phiên bản mới, bạn sẽ chuyển sang dùng hàm CONCAT thay vì hàm CONCATENATE.

• Hàm SUM

Các hàm trong Excel cơ bản như SUM được dùng để tính tổng các giá trị trong vùng dữ liệu của Excel.

Công thức hàm SUM: =SUM(Number1,Number2,Number3)

Trong đó: Number1, Number2, Number3,... là các giá trị mà bạn muốn tính tổng.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng của 20, 40 và 60. 

Bạn sẽ áp dụng công thức SUM như sau: =SUM(20,40,60)

Kết quả tính tổng sẽ hiển thị như sau:

Hàm SUM có công dụng tính tổng các giá trị trong Excel.

• Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE giúp bạn tính được giá trị trung bình cộng của dãy số trong Excel.

Công thức hàm AVERAGE: =AVERAGE(number1; [number2];…)

Trong đó: 

• Number1 là giá trị/ ô đầu tiên hoặc phạm vi bạn muốn tính trung bình cộng.

• Number 2 là giá trị/ ô tiếp theo hoặc phạm vi bổ sung muốn tính trung bình cộng.

Ví dụ: Nếu muốn tính điểm trung bình cộng các môn Toán, Văn, Anh của học sinh.

Bạn sử dụng hàm AVERAGE theo công thức: =AVERAGE(D6:F6)

Kết quả điểm trung bình sẽ hiển thị như hình dưới:

Hàm AVERAGE giúp tính trung bình cộng các giá trị trong Excel một cách nhanh chóng.

• Hàm MIN/MAX

MIN/MAX là một trong các hàm Excel cơ bản được dùng để tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong vùng dữ liệu.

Công thức hàm MIN: =MIN(Number1,Number2,...)

Trong đó: Number1, Number2 là các giá trị hoặc vùng dữ liệu cần so sánh để tìm số nhỏ nhất.

Ví dụ: Bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu từ ô A2 đến C5.

Bạn áp dụng công thức MIN như sau: =MIN(A2:C5)

Kết quả sẽ hiển thị như hình dưới:

Hàm MIN tìm ra giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu từ ô A2 đến C5 là 25.

Tương tự, hàm MAX có tác dụng tìm ra giá trị lớn nhất trong Excel.

Công thức hàm MAX: =MAX(Number1,Number2,...)

Trong đó: Number1, Number2 là các giá trị hoặc vùng dữ liệu cần so sánh để tìm số lớn nhất.

Ví dụ: Bạn muốn tìm điểm cao nhất lớp, bạn áp dụng công thức sau: =MAX(C1:D5).

Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị như sau:

Việc sử dụng hàm MAX giúp bạn tìm ra giá trị lớn nhất trong Excel cực nhanh.

• Hàm COUNT/COUNTA

Các hàm trong Excel đơn giản như COUNT được sử dụng để đếm số lượng ô chứa dữ liệu là chữ số.

Công thức hàm COUNT: =COUNT(Value1,...)

Trong đó, Value1 là vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm.

Ví dụ: Để đếm số lượng các ô chứa số trong vùng dữ liệu A2:C5.

Bạn áp dụng công thức COUNT như sau: =COUNT(A2:C5)

Lúc này, Excel sẽ cho ra kết quả như sau:

Hàm COUNT đếm số ô chứa dữ liệu số và cho ra kết quả là 9.

COUNTA là hàm Excel dùng để đếm các ô chứa dữ liệu trống trong một vùng nhất định.

Công thức hàm COUNTA: =COUNTA(Value1,...)

Trong đó: Value1 là những ô hoặc vùng dữ liệu cần đếm số lượng ô trống.

Ví dụ: Để đếm số lượng các ô trống trong vùng dữ liệu từ A2:C5, bạn áp dụng công thức COUNTA như sau: =COUNTA(A2:C5)

Lúc này, kết quả đếm sẽ cho ra như hình dưới:

Hàm COUNTA đếm được 8 ô trống trong vùng dữ liệu A2:C5.

• Hàm NETWORKDAYS

NETWORKDAYS là hàm Excel giúp tính toán tổng số ngày làm việc của nhân viên, trừ cuối tuần và ngày Lễ.

Công thức hàm NETWORKDAYS: =NETWORKDAYS(start_day; end_day; holidays)

Trong đó:

• Start_day: Là ngày bắt đầu làm việc

• End_day: Là ngày kết thúc làm việc

• [holidays]: Là số ngày nghỉ cần loại trừ trong thời gian làm việc

Ví dụ: Để tính số ngày làm việc trong tháng 7/2021, bạn áp dụng công thức sau:

=NETWORKDAYS(B3;C3;D3)

Lúc này, kết quả sẽ hiển thị số ngày đi làm trong tháng 07/2021 như sau:

Hàm NETWORKDAYS giúp nhân sự tính số ngày làm việc trong tháng một cách dễ dàng.

• Hàm PRODUCT

PRODUCT thuộc các hàm cơ bản trong Excel, dùng để tính tích (nhân) các đối số với nhau.

Công thức hàm PRODUCT: =PRODUCT(number1, number2,…)

Trong đó: Number1, number2,... là số, tham chiếu ô hoặc vùng dữ liệu muốn nhân.

Ví dụ: Để nhân số lượng sản phẩm, bạn áp dụng công thức: =PRODUCT(2;4;3;5;3;9;1)

Hàm PRODUCT trong Excel có tác dụng nhân các giá trị lại với nhau.

• Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP được sử dụng để tìm dữ liệu hàng ngang và trả kết quả theo cột dọc.

Công thức hàm HLOOKUP: 

= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_ num, Range_lookup)

Trong đó: 

• Lookup_value: Là giá trị (số, văn bản) cần dò tìm.

• Table_array: Là phạm vi (bảng dữ liệu) sử dụng để dò tìm.

• Row_index_ num: Là số thứ tự của hàng trong bảng dữ liệu mà giá trị của hàng sẽ sử dụng để cho ra kết quả cột dọc.

• Range_lookup: Chọn 0 nếu giá trị ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Chọn 1 nếu những giá trị đó đã sắp xếp.

Ví dụ: Để xếp loại điểm số của học sinh trong bảng 1 dựa vào tham chiếu ở bảng 2.

Ở ô C4, bạn áp dụng công thức: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1)

Lúc này, hàm HLOOKUP sẽ tìm điểm số ở ô C4 (8.2) theo thứ tự từ trái qua phải của bảng 2.

Kết quả hàm HLOOKUP sẽ trả về như sau:

Hàm HLOOKUP sẽ xếp loại học sinh trong bảng 1 theo tham chiếu ở bảng 2.

• Hàm VLOOKUP

Ngược lại với HLOOKUP, hàm VLOOKUP sẽ tìm kết quả theo cột dọc và trả kết quả cho hàng ngang.

Công thức VLOOKUP: 

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó: 

• Lookup_value: Là giá trị hoặc ô chứa giá trị cần dò tìm

• Table_array: Bảng tham chiếu sử dụng để dò tìm

• Col_index_ num: Số thứ tự của cột trong bảng tham chiếu chứa dữ liệu muốn sử dụng để trả kết quả

• Range_lookup: Chọn 1 nếu dò tìm tương đối và 0 trong trường hợp dò tìm tuyệt đối.

Ví dụ: Bạn muốn điền mức Phụ cấp Covid 19 cho nhân viên vào bảng 1 dựa vào dữ liệu tham chiếu ở bảng 2. 

Bạn áp dụng công thức hàm VLOOKUP như sau: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0)

Lưu ý: Bạn cần cố định bảng dữ liệu tham chiếu bằng cách nhấn F4.

Kết quả cuối cùng sẽ trả về như sau:

Hàm VLOOKUP dựa vào dữ liệu cột dọc để trả về kết quả theo hàng ngang.

• Hàm INDEX

Là các hàm trong Excel đơn giản, INDEX cho ra kết quả giá trị/ tham chiếu tới một dữ liệu trong bảng khi biết được vị trí của dòng và cột.

Công thức hàm INDEX: =INDEX(array, row_num, column_num)

Trong đó: 

• Array: Vùng chứa dữ liệu cần lấy trong bảng

• Row_num: Số thứ tự của hàng trong vùng dữ liệu cần lấy kết quả

• Column_num: Số thứ tự của cột trong vùng dữ liệu cần lấy kết quả

Ví dụ: Bạn muốn tìm dữ liệu ở hàng số 4 và cột số 2 trong bảng dữ liệu dưới đây.

Bạn áp dụng công thức hàm INDEX như sau: =INDEX(B3:F10,4,2)

Kết quả kiểm tra cuối cùng sẽ cho ra là “Huỳnh Tiến Dũng”.

Hàm INDEX tìm được dữ liệu “Huỳnh Tiến Dũng” chính xác khi biết vị trí (hàng và cột).

• Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE được dùng để tìm kiếm giá trị tương ứng với một giá trị được chỉ định sẵn.

Công thức hàm CHOOSE: =CHOOSE(index_num, value1, value2, ...)

Trong đó:

• Index_num: Là số thứ tự của dữ liệu muốn trả kết quả

• Value1, Value2,... là giá trị (số, chữ, tham chiếu ô,...) mà bạn muốn trả kết quả

Ví dụ: Để tìm số lượng của mặt hàng Laptop trong bảng dưới, bạn áp dụng công thức hàm CHOOSE như sau: =CHOOSE(2;B2;C2)

Lúc này, 2 là vị trí của dữ liệu muốn trả kết quả (có nghĩa là ô C2 trong bảng).

Kết quả số lượng Laptop hiển thị như hình dưới:

Hàm CHOOSE giúp bạn tìm được số lượng mặt hàng Laptop trong bảng là 10 chiếc.

• Hàm MATCH

Thuộc nhóm các hàm trong Excel cơ bản, hàm MATCH có tác dụng tìm kiếm vị trí của một giá trị trong vùng dữ liệu Excel.

Công thức hàm MATCH: =Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)

Trong đó:

- Lookup_value: Là giá trị muốn dò tìm

- Lookup_array: Là vùng dữ liệu chứa giá trị muốn tìm

- Match_type: Có 3 kiểu là 0, -1 hoặc 1. Cụ thể: 

• Bạn nhập 0 nếu muốn kết quả cho ra vị trí tương đối và vùng dữ liệu đã sắp xếp

• Bạn nhập -1 nếu muốn kết quả là vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn giá trị muốn dò tìm, đồng thời vùng dữ liệu sắp xếp giảm dần.

• Bạn nhập 1 nếu muốn kết quả cuối cùng là vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá trị muốn dò tìm, đồng thời vùng dữ liệu sắp xếp tăng dần.

Ví dụ: Nếu muốn tìm kiếm vị trí của số 60 trong bảng dưới đây, bạn áp dụng công thức hàm MATCH như sau: =MATCH(60,C2:C7,0)

Lúc này, kết quả sẽ trả về số 60 nằm ở vị trí số 3 trong vùng dữ liệu.

Hàm MATCH giúp bạn tìm kiếm được vị trí của dữ liệu bất kỳ trong bảng.

• Hàm DATE

Hàm DATE là hàm trả về ngày cụ thể dựa vào giá trị ngày, tháng, năm.

Công thức hàm DATE: =DATE(year,month,day)

Trong đó: Year, month, day là giá trị năm, tháng, ngày được nhập theo dạng số.

Ví dụ: Khi nhập công thức =DATE(2024,2,12) vào Excel, kết quả sẽ cho về 2/12/2024 (ngày 12 tháng 2 năm 2024).

Hàm DATE giúp tạo giá trị ngày dựa vào thông số ngày, tháng, năm cụ thể.

• Hàm TIME

Thuộc nhóm các hàm trong Excel phổ biến, hàm TIME cho ra kết quả là thời điểm hoặc số thập phân của một thời gian cụ thể, tùy vào từng định dạng của ô Excel. Nếu định dạng “General” thì kết quả cho ra số thập phân còn định dạng “Time” sẽ là khung giờ cụ thể.

Công thức hàm TIME: =TIME (hour,minute,second)

Trong đó: 

• Hour: Là giờ

• Minute: Là phút

• Second: Là giây

Ví dụ: Khi nhập công thức =TIME(B3,C3.D3) sẽ tìm được kết quả thời gian cụ thể như hình dưới:

Hàm TIME trong Excel giúp xác định thời gian dựa vào thông số giờ, phút, giây.

• Hàm NOW

Trong Excel, NOW được dùng để hiển thị ngày và thời gian ở thời điểm hiện tại trên thiết bị.

Công thức hàm NOW: =NOW()

Ví dụ: Khi nhập công thức =NOW() vào ô Excel, kết quả sẽ trả về như sau:

Hàm NOW giúp bạn xác định thời gian (ngày và giờ) tại thời điểm hiện tại trên thiết bị.

Việc nắm vững các hàm Excel hỗ trợ rất nhiều cho công việc văn phòng, đặc biệt là kế toán.

Dân văn phòng cần nắm được các hàm cơ bản trong Excel, bao gồm: SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, PRODUCT, COUNT, RANK, IF, VLOOKUP, HLOOKUP, MAX, MIN, AVERAGE, PERCENTAGE, LEFT, RIGHT, MID, LEN, FIND, YEAR, MONTH, DAY, DATE,...

Excel là công cụ không thể thiếu giúp các kế toán hoàn thành tốt công việc của mình. Nếu làm kế toán, bạn cần lưu ý một số hàm quan trọng như: COUNT, SUM, COUNTIF, SUMIF, MIN, MAX, AVERAGE, LEFT, RIGHT, VLOOKUP, HLOOKUP và IF.

Trên đây là tổng hợp các hàm trong Excel mà bạn cần biết trong quá trình học tập cũng như làm việc hàng ngày. Hy vọng hướng dẫn chi tiết trong bài viết sẽ giúp bạn biết cách sử dụng các hàm Excel một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!