Hàm VLOOKUP trong excel - Cách sử dụng chi tiết nhất

Nếu bạn đang cần phải tìm kiếm giá trị dữ liệu dựa trên điều kiện cho trước trong Excel thì hàm VLOOKUP là những gì mà bạn cần. Vậy hàm VLOOKUP trong Excel là gì? Cách sử dụng hàm dò tìm thông tin như thế nào? Hãy cùng bài viết dưới đây tìm hiểu chi tiết bạn nhé

Hàm VLOOKUP là một hàm tìm kiếm giá trị dữ liệu trên điều kiện cho trước (tìm kiếm theo cột) của Excel. Trong đó, V là chữ viết tắt của Vertical (hàng dọc) và LOOKUP là Look Up có nghĩa là tìm kiếm.

Mục đích của hàm VLOOKUP là giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm một giá trị trong một bảng dữ liệu theo phạm vi hàng dọc. Sau đó, dữ liệu sẽ trả thông tin theo hàng ngang tương ứng. Nếu bạn biết cách sử dụng hàm VLOOKUP thì có thể ứng dụng để thực hiện một số thao  tác như:

• Tìm kiếm tên sản phẩm.

• Dò tìm đơn giá.

• Tìm số lượng dựa vào mã vạch, mã sản phẩm,...

• Tìm kiếm tên nhân viên.

• Sắp xếp và phân loại sản phẩm.

Hàm VLOOKUP là một công cụ hữu ích giúp bạn tìm kiếm và trả về dữ liệu tương ứng.

Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)

Trong đó:

- Lookup_valua:

Lookup_valua là một giá trị tương đương với một ô nhất định trong bảng Excel. Ví dụ như ô A1, B2, D3,... là một giá trị đầu tiên được sử dụng để dò tìm.

- Table_array:

Đây là bảng dữ liệu được hàm VLOOKUP tiến hành tìm kiếm. Dựa vào đây, hàm lọc ra các thông tin thỏa điều kiện mà bạn đặt ra. Table_array chứa tối thiểu 2 cột dữ liệu. Để chọn giá trị Table_array, bạn chỉ cần di chuyển chuột từ ô bắt đầu đến ô cuối cùng trong bảng rồi nhấn tổ hợp phím Fn + F4.

- Col_index_num:

Đây là vị trí ô trả kết quả dữ liệu sau khi tìm kiếm. Cụ thể, nếu bạn muốn dữ liệu trả về xuất hiện ở cột 2 thì nhập số 2 vào giá trị Col_index_num. Còn nếu bạn muốn trả giá trị tại cột 3 trong bảng thì chỉ cần nhập số 3.

- Range_lookup:

Range_lookup là giá trị biểu thị kết quả tìm kiếm chính xác hay tương đối. Theo đó:

• Nếu tìm kiếm dữ liệu chính xác thì Range_lookup = 0 (FALSE).

• Nếu dò tìm tương đối thì Range_lookup = 1 (TRUE).

• Nếu bỏ qua mục này thì số mặc định là 1.

Thông thường, hầu hết người dùng sẽ chọn 0 để thực hiện phương pháp dò tìm tuyệt đối

Dưới đây là cách dùng VLOOKUP bạn thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

- Bước 1: Bạn xác định cột cells chứa dữ liệu mới

- Bước 2: Điền hàm chứa công thức tính VLOOKUP vào cells kết quả.

- Bước 3: Nhập dữ liệu dò tìm cho thông tin muốn tìm kiếm.

- Bước 4: Nhập bảng dữ liệu cần kiểm tra.

- Bước 5: Điền số ô hiển thị kết quả trả về.

- Bước 6: Bạn nhập số quy định tìm kiếm chính xác hay tương đối.

- Bước 7: Chọn Done để hoàn thiện hàm VLOOKUP.

Để hiểu hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP, bạn hãy tham khảo một số ví dụ minh họa dưới đây:

Ví dụ 1: Dùng hàm VLOOKUP để xếp loại học sinh theo điểm số

Sau kỳ kiểm tra, bạn có kết quả bài thi của học sinh như bảng 1. Bạn muốn xếp loại học sinh theo điểm số dựa trên bảng 2 (B11:C15).

Lúc này, tại ô E4 bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)

Trong đó:

• D4 là ô có số điểm trung bình dùng cần xác định hạng.

• Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang ô khác.

• 2 là số thứ tự cột dữ liệu.

• Range_lookup = 1 (TRUE) để dò tìm điểm số có giá trị gần nhất.

Excel sẽ lấy điểm số cột D4 và dò trong bảng 2. Khi nhận thấy giá trị gần nhất của D4 trong bảng (là 8.5) thì Excel sẽ trả kết quả tương ứng ở ô E4 là Giỏi.

Công thức xếp hạng Nguyễn Văn A là = VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1).

Tiếp đến, bạn tiếp tục áp dụng công thức tương tự cho các ô E5, E6, E7, E8 là có thể xếp loại học sinh theo điểm số một cách nhanh chóng.

Kết quả xếp loại học sinh sau khi áp dụng hàm VLOOKUP.

Ví dụ 2: Sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để xác định mức phụ cấp theo chức vụ

Công ty muốn phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ tương ứng như bảng 2 (B16:C21). Lúc này, dựa vào danh sách nhân viên bảng 1, bạn sẽ xác định mức phụ cấp tương ứng bằng hàm VLOOKUP.

Tại ô E4, bạn nhập công thức =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)

Trong đó:

• D4 là ô chứa chức vị nhân viên cần xác định phụ cấp.

• Dấu $ dùng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.

• 2 là số thứ tự của cột dữ liệu cần kiểm tra.

• Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.

Bạn nhập công thức =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0) để dò tìm phụ cấp cho chức vụ GĐ.

Sau đó, bạn tiếp tục copy công thức cho các ô bên dưới là hoàn thành việc xác định mức phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ.

Bạn copy công thức cho các dòng khác để tối ưu thời gian tính phụ cấp cho nhân viên.

Khi áp dụng các cách dùng hàm VLOOKUP trong Excel, bạn có thể gặp một số lỗi phổ biến sau:

Hàm VLOOKUP Chỉ có thể tìm kiếm giá trị trên cột ngoài cùng bên trái của Table_array. Nếu cột này không có dữ liệu thì excel sẽ xuất hiện lỗi #N/A. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần đổi ô Table_array.

Ví dụ:

Trong bảng Excel bên dưới, Table_array là A2:C10 nên hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm dữ liệu trong cột A. Tuy nhiên, cột A không có giá trị để dò tìm nên hàm bị lỗi #N/A. Để sửa, bạn đổi Table_array thành B2:C10 để hàm VLOOKUP tìm kiếm trong cột B.

Hàm VLOOKUP không xác định được dữ liệu cần tìm kiếm nên bị lỗi #N/A.

Ngoài ra, nếu không tìm được kết quả tương ứng với giá trị Table_array thì hàm cũng bị lỗi #N/A.

Ví dụ: “Rau muống” không có trong bảng dò tìm nên hàm cũng trả về lỗi #N/A.

Hàm VLOOKUP không xác định được kết quả dò tìm sẽ bị lỗi #N/A.

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Lookup_value thiếu dấu ngoặc kép ("). Bởi vì với khi viết hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text), bạn dùng dấu ngoặc kép để Excel hiểu công thức.

Ví dụ:

Cải xoăn trong công thức VLOOKUP không có dấu ngoặc kép sẽ làm hàm bị lỗi #NAME?. Để khắc phục, bạn chỉ cần thay Cải xoăn thành “Cải xoăn”.

Công thức VLOOKUP không có dấu ngoặc kép ở Cải xoăn nên bị lỗi #NAME?.

Nếu mục Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, hàm sẽ nhận giá trị lỗi #VALUE!. Vì trong Table_array, cột 1 là cột tìm kiếm và cột 2 là cột đầu tiên bên phải của cột tìm kiếm. Do đó khi sử dụng hàm VLOOKUP, bạn hãy kiểm tra kỹ giá trị Col_index_num để không gặp lỗi này.

Ví dụ:

Ở mục Col_index_num nhập giá trị bằng 0 khiến hàm VLOOKUP bị lỗi #VALUE!.

Ở vị trí Col_index_num nhập số 0 khiến công thức VLOOKUP bị lỗi #VALUE!.

Hàm bị lỗi #REF khi Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array. Lúc này, bạn nên kiểm tra lại công thức để đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột Table_array.

Ví dụ:

Trong hình bên dưới, Col_index_num là số 3 trong khi Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột nên hàm VLOOKUP bị lỗi #REF.

Col_index_num của hàm là số 3 và lớn hơn Table_array nên hàm VLOOKUP bị lỗi #REF.

Khi thực hiện các cách dùng VLOOKUP, bạn cần lưu ý một số điều sau đây.

Nếu copy công thức, bạn hãy biến Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách đặt dấu đô la ($) trước các cột và hàng. Cách này giúp công thức không bị thay đổi khi dán vào ô tính mới. Nếu không chuyển tham chiếu tuyệt đối, Table_array hoặc Lookup_value sẽ bị thay đổi khiến kết quả tìm kiếm sai lệch hoặc lỗi #N/A.

Nếu bảng biểu Excel chứa nhiều giá trị trùng nhau thì hàm VLOOKUP sẽ trả kết quả đầu tiên tìm thấy từ trên xuống dưới. Đồng nghĩa với việc kết quả còn lại bị loại bỏ. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy bằng cách bôi đen bảng dò tìm và chọn Data > Remove Duplicates. Hoặc sử dụng Pivot Table để lọc danh sách kết quả để bỏ giá trị trùng lặp.

Nếu trong Table_array, Lookup_value ở dạng số và dữ liệu số lại ở dạng văn bản thì hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A. Do đó, bạn nên đảm bảo không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản để hàm trả về kết quả bình thường.

Nhìn chung, hàm VLOOKUP giúp tìm kiếm và trả kết quả nhanh chóng. Tuy nhiên, hàm Excel này vẫn tồn tại một số hạn chế như:

• Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải: Hàm VLOOKUP chỉ dò tìm giá trị từ trái sang phải trong phạm vi dữ liệu đã cài đặt. Nếu bạn cần thực hiện tìm kiếm từ phải sang trái thì cần kết hợp thêm các công thức Excel khác như MATCH, INDEX,...

• Số thứ tự cột tham chiếu luôn cố định: Với hàm VLOOKUP, bạn chỉ được phép điền thủ công các số thứ tự của cột tham chiếu vào công thức. Điều này làm các thao tác sao chép công thức sang ô tính khác gặp khó khăn.

• Chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt: Hàm VLOOKUP chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị tìm kiếm riêng biệt. Điều này là vì hàm có xu hướng đọc giá trị tham chiếu đầu tiên và bỏ qua các dòng chứa kết quả tương tự bên dưới.

• Mặc định thiết lập “approximate match”: Nếu bạn không thiết lập điều kiện kiểm duyệt tham chiếu thì hàm VLOOKUP sẽ mặc định tìm kiếm là “approximate match”. Việc này khiến kết quả tham chiếu trả về không chính xác.

• Làm tốc độ phản hồi của bảng tính bị chậm đi: Hàm VLOOKUP có thể khiến tốc độ phản hồi của bảng Excel bị giảm hiệu năng, thậm chí gây ra hiện tượng crash (hỏng chương trình hay còn gọi là bị văng).

Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn các thông tin hữu ích liên quan đến hàm VLOOKUP trong Excel. Hy vọng sau khi tham khảo, bạn có thể áp dụng hàm VLOOKUP vào quá trình học tập và làm việc nhé!