Hướng dẫn cách tính hàm SUMIF trong Excel cực kỳ dễ hiểu

Hàm SUMIF là hàm phổ biến nhất trong Excel dùng để tính tổng các giá trị dựa trên điều kiện cho trước. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng hàm này để tính toán cùng một số lưu ý quan trọng khi dùng. 

Hàm SUMIF trong Excel dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn cùng điều kiện nào đó. Mục đích cụ thể của hàm SUMIF là tính tổng các số trong phạm vi đáp ứng tiêu chí đã cung cấp giúp tiết kiệm thời gian. Ví dụ như bạn áp dụng công thức hàm SUMIF khi tính tổng doanh thu của một đơn vị, doanh thu trong khoảng thời gian nhất định, doanh số của một nhóm nhân viên hay tổng lương theo điều kiện nào đó…

Công thức tính hàm =SUMIF (range, criteria,[sum_range])

Trong đó:

• Range: Phạm vi các ô mà người dùng muốn đánh giá theo tiêu chí Criteria như A1: A10.

• Criteria: Tiêu chí xác định những giá trị có thể là số, biểu thức hoặc một chuỗi văn bản được tính tổng. Ví dụ như nhập các tiêu chí  “5”, “cherries“, “10/25/2014”, “<5”, “A1”...

• Sum_range: Đây là tham số tùy chọn chỉ ra các ô cần tính tổng. Trường hợp để trống sum_range thì các ô trong phạm vi đánh giá sẽ được thay thế.

Công thức hàm SUMIF là tính tổng các giá trị trong một phạm vi thỏa mãn điều kiện cho trước.

Hàm SUMIF có cách sử dụng đơn giản, người dùng chỉ cần nắm bắt các bước là có thể thực hiện nhanh chóng.

Thao tác xác định hàm SUMIF cụ thể như sau:

• Bước 1: Bạn cần xác định cột chứa điều kiện.

• Bước 2: Tiếp đó là xác định điều kiện tính tổng.

• Bước 3: Sau đó bạn xác định vùng tính tổng.

• Bước 4: Cuối cùng, bạn nhập công thức vào Excel.

Muốn tính hàm SUMIF cần xác định cột chứa điều kiện, điều kiện tính tổng, vùng tính tổng và nhập công thức vào Excel.

Ví dụ về cách sử dụng hàm Sumif trong báo cáo Doanh số công ty ABC năm 2021 như sau:

• Trường hợp 1: Tính tổng những sản phẩm Quý 1 có tại nhiều hơn 50 chi nhánh bằng hàm SUMIF trong Excel.

Bạn xác định 3 tham số của hàm SUMIF gồm:

+ Range: Phạm vi chứa Số chi nhánh bán, ví dụ trường hợp trên là  F3:F8.

+ Criteria: Là >50 cần được viết trong “”. “>50” do tồn tại ký hiệu toán học.

+ Sum_range: Đây là tất cả phạm vị cần tính tổng, trường hợp này là B3:B8.

Tại ô chứa kết quả, ô H10 có công thức =SUMIF(F3:F8,">50",B3:B8). Bạn nhấn Enter và tổng sản phẩm Quý 1 là 195 có tại hơn 50 chi nhánh.

Người tính nhập công thức công thức SUMIF và nhấn Enter sẽ ra tổng sản phẩm Quý 1.

• Trường hợp 2: Tiếp tục sử dụng bảng tính trên, tính tổng số chi nhánh bán có số sản phẩm Quý 1 bằng 47 bằng hàm SUMIF. 

+ Range: Phạm vi cột Quý 1 là B3:B8

+ Criteria: Điều kiện yêu cầu bằng 47, bạn nhập vào“=47”. 

+ Sum_range: Phạm vi cột chứa số chi nhánh bán cần tính tổng là F3:F8

Tại ô cần chứa kết quả H11, bạn nhập vào công thức =SUMIF(B3:B8,"=47",F3:F8). Cuối cùng bạn nhấn Enter và 73 là tổng số chi nhánh bán có quý 1 bằng 47 hiển thị trên màn hình.

Bạn nhấn vào nút Enter và 73 sẽ xuất hiện tổng số chi nhánh bán có quý 1 bằng 47.

• Trường hợp 3: Tính tổng giá tiền tất cả sản phẩm trên 200 bằng hàm SUMIF trong Excel. 

+ Range: Đây là phạm vi cột Giá tiền, G3:G8.

+ Criteria: Giá tiền trên 200, bạn nhập vào “=200”.

+ Sum_range: Người dùng có thể chọn phạm vi cột Giá tiền (G3:G8) hoặc bỏ trống.

Tại ô cần hiển thị kết quả H12, bạn nhập công thức =SUMIF(G3:G8,">200") rồi nhấn Enter và tổng giá tiền toàn bộ các sản phẩm trên 200 là 650.

Bạn nhập công thức SUMIF là ra tổng giá tiền các sản phẩm trên 200.

Sau đây là những lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để sử dụng hàm SUMIF hiệu quả hơn:

• Tổng sẽ được tính theo Range khi các biến số sum_range bị bỏ qua.

• Criteria chứa ký hiệu toán học, chữ phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

• Phạm vi xác định dạng số không dùng đến dấu ngoặc kép.

• Các ký tự ? và *đều được dùng trong Criteria. Một dấu chấm hỏi khớp với các ký tự đơn; một dấu sao phù hợp với những chuỗi ký tự. Bạn chỉ việc gõ dấu ngã (~) trước ký tự nếu muốn tìm một dấu chấm hỏi hay dấu sao.

• Bạn có thể dùng các toán tử so sánh như ', <, =, <, =, <=' trong tiêu chí.

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến liên quan tới cách sử dụng hàm SUMIF cùng lời giải đáp chính xác để BẠN hiểu hơn về vấn đề mình đang gặp phải:

Hàm SUMIF trong Excel không hoạt động do rất nhiều nguyên nhân khác nhau như:

• Công thức hàm SUMIF chỉ có chỗ trống cho một điều kiện. Nếu bạn muốn tính tổng với nhiều tiêu chí hãy dùng hàm thêm ô đáp ứng toàn bộ điều kiện hay xây dựng công thức với nhiều điều kiện bất kỳ (OR).

• Range và sum_range nên cùng kích thước để công thức hàm hoạt động chính xác, nếu không kết quả nhận được có thể sai lệch. Nguyên nhân là do Microsoft Excel sẽ tự động xác định phạm vi tổng mà không dựa vào khả năng cung cấp phạm vi phù hợp của người dùng. Sum_range xác định ô bên trái phạm vi được tính tổng, phần còn lại quyết định bởi hình dạng và kích thước của đối số phạm vi..

Đa số các hàm SUMIF trong Excel có thể tham chiếu đến những trang tính và bảng tính khác đang mở. Ví dụ tính tổng các giá trị trong ô F2: F9  Sheet 1 của bảng tính 1:

Công thức = SUMIF ([Book1.xlsx] Sheet1! $A$2:$A$9, "apples", [Book1.xlsx] Sheet1! $F$2:$F$9).

Khi Book 1 bị đóng lại, công thức sẽ không hoạt động vì các dải được tham chiếu bởi công thức SUMIF đã đóng, không thể tham chiếu đến các mảng. Công thức SUMIF sẽ trả về một thông báo lỗi #VALUE! do không có mảng nào được cho phép trong range và đối số sum_range.

Nếu các ô trong bảng tính Excel “trống” nghĩa là không có chứa gì, không có chuỗi chiều dài bằng 0, không có công thức được trả lại bởi một số hàm Excel khác. Lúc này, bạn sẽ sử dụng “=” làm tiêu chí, ví dụ công thức = SUMIF (A2: A10, "=", C2: C10).

Trường hợp nếu ô “trống” gồm các chuỗi độ dài bằng không thì bạn có thể dùng “” làm tiêu chí, ví dụ công thức = SUMIF (A2: A10, "", C2: C10). Cả 2 công thức đều đánh giá các ô trong cột A, các giá trị tương ứng từ cột C được thêm vào nếu tìm thấy bất kỳ ô trống nào.

Nếu người dùng muốn tạo công thức tính tổng dùng cho trường hợp “ô không trống” thì hãy sử dụng “<>” làm tiêu chí. Thao tác sẽ cộng toàn bộ các ô chứa bất kỳ bên trong gồm các chuỗi có độ dài bằng không. Ví dụ bạn có thể tính tổng doanh số bán hàng cho toàn bộ các khu vực với cột B không trống với công thức như =SUMIF(B2:B10, “<>”, C2:D10).

Trên đây là hướng dẫn cách tính hàm SUMIF trong Excel chi tiết và dễ hiểu nhất. Bạn chỉ cần xác định đúng phạm vi cột cần đáp ứng tiêu chí, phạm vi cột cần tính tổng là xong. Trường hợp người dùng cần tính tổng theo nhiều điều kiện có thể sử dụng hàm SUMIFS để nhanh hơn.