Hướng dẫn cách căn lề chuẩn trong Word ai cũng phải biết

Căn lề trong Word là thao tác đơn giản giúp văn bản trình bày chuyên nghiệp, chỉn chu và thu hút người đọc. Cách căn lề văn bản trong các phiên bản Word sẽ có một số điểm khác nhau. Do đó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề Word cho từng loại cụ thể. Cùng tìm hiểu ngay!

Tính năng căn lề văn bản trong Word mang lại nhiều lợi ích như:

• Giúp văn bản trở nên đồng đều, mang tính chuyên nghiệp, trực quan và dễ đọc hơn.

• Việc căn lề cho văn bản và hình ảnh giúp nâng cao chất lượng của tài liệu.

• Người đọc dễ dàng nhận biết điểm đầu và cuối của từng đoạn văn, từ đó việc chỉnh sửa và phê duyệt tài liệu nhanh chóng hơn.

• Căn lề giúp bài viết tuân thủ quy định định dạng và môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn.

• Bố cục phù hợp thuận tiện cho việc in ấn.

• Văn bản được căn lề chuẩn giúp giữ nguyên cấu trúc tài liệu khi chuyển sang các định dạng khác như PDF.

Ngày 19/11/2011, Bộ nội vụ ban hành văn bản số 01/2011/TT-BNV quy định tiêu chuẩn căn lề của văn bản hành chính như sau:

• Lề trên (Top) văn bản: Cách mép giấy phía trên từ 20 - 25 mm.

• Lề dưới (Bottom) văn bản: Cách mép giấy phía dưới từ 20 - 25 mm.

• Lề trái (Left) văn bản: Cách mép giấy bên trái khoảng 30 - 35 mm.

• Lề phải (Right) văn bản: Cách mép giấy bên phải từ 15-20mm.

Bạn nên điều chỉnh các thông số căn lề theo tiêu chuẩn để văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn.

Cách căn lề văn bản trong Word 2019, 2016, 2013 và 365 đều bao gồm các thao tác giống nhau. Bạn có thể áp dụng một trong các cách căn lề trong Word dưới đây:

Thông qua công cụ Layout trong Word, bạn tiến hành căn lề văn bản theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở văn bản Word cần căn lề rồi nhấn vào tab “Layout”. Tiếp theo, bạn nhấn vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải của nhóm “Page Setup”.

Bạn nhấn vào tab Layout rồi nhấn vào mũi tên ở nhóm “Page Setup”.

Bước 2: Tại mục “Margins”, bạn tự nhập hoặc sử dụng mũi tên lên xuống để điều chỉnh thông số căn lề Top, Bottom, Left, Right tùy ý. Sau đó, bạn nhấn “OK” để lưu chỉnh sửa.

Trong đó:

• Top (Lề trên): Là khoảng cách dòng đầu tiên của khổ giấy lên mép trên.

• Bottom (Lề dưới): Là khoảng cách từ dòng cuối cùng của khổ giấy xuống mép dưới.

• Left (Lề trái): Là khoảng cách từ ký tự đầu tiên bên trái đến mép trái của khổ giấy.

• Right (Lề phải): Là khoảng cách từ ký tự cuối cùng bên phải đến mép phải của khổ giấy.

Bạn điều chỉnh thông số căn lề Top, Bottom, Left và Right bằng cách nhập trực tiếp hoặc click vào mũi tên lên xuống.

Bạn có thể tiến hành căn lề văn bản trong Word bằng cách sử dụng công cụ “Options” với các thao tác sau:

Bước 1: Tại giao diện của Word, bạn nhấn vào tab “File” rồi chọn “Options”.

Bạn nhấn vào thẻ “File” rồi click chọn “Options”.

Bước 2: Bạn tiếp tục nhấn vào thẻ “Advanced”. Tại mục “Display”, bạn tìm đến tùy chọn “Show measurements in units of” để chuyển đơn vị sang Centimeters rồi nhấn “OK”.

Bạn đổi đơn vị tại mục “Show measurements in units of” sang Centimeters rồi nhấn “OK”.

Bước 3: Tại giao diện chính của Word, bạn chọn thẻ “Layout” rồi nhấn “Margins”. Lúc này, bạn nhấn vào tùy chọn “Custom Margins” phía dưới cùng để tiếp tục căn lề chuẩn trong Word.

Bạn nhấn vào thẻ Layout, chọn Margins rồi click “Custom Margins”.

Bước 4: Lúc này, bạn tiến hành điều chỉnh các thông số căn lề trong Word theo ý muốn (Top, Bottom, Left, Right) rồi nhấn “OK” để hoàn tất cách căn chỉnh lề chuẩn trong Word.

Bạn điều chỉnh các thông số căn lề Top, Bottom, Left và Right rồi click vào “OK”.

Nếu không muốn căn lề thủ công cho mỗi lần soạn thảo, bạn có thể thiết lập định dạng mặc định cho phiên bản Word của mình theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở Word rồi chọn thẻ “File”, sau đó nhấn vào mục “Options” để tiếp tục.

Bạn nhấn vào tab “File” trong Word rồi chọn “Options”.

Bước 2: Bạn nhấn vào mục “Advanced” và sửa đơn vị tại “Show measurements in units of” thành Centimeters rồi chọn “OK”.

Bạn nhấn Advanced rồi đổi đơn vị sang “Centimeters” sau đó nhấn “OK”.

Bước 3: Bạn nhấn vào thẻ “Layout” rồi chọn mục “Margins”, sau đó nhấn tùy chọn “Custom Margins” để tiếp tục.

Tại thẻ Layout, bạn nhấn vào “Margins” rồi chọn “Custom Margins”.

Bước 4: Bạn điều chỉnh các thông số căn lề Top, Bottom, Left, Right tùy ý rồi nhấn chọn “Set As Default” để tiếp tục.

Bạn điều chỉnh các thông số căn lề rồi chọn “Set As Default”.

Bước 5: Khi màn hình hiển thị thông báo xác nhận, bạn chọn “Yes” để thiết lập căn lề mặc định cho trang Word.

Bạn click vào “Yes” để thiết lập căn lề mặc định cho trang Word.

Để chọn khổ giấy chuẩn cho văn bản Word, bạn chuyển sang tab “Layout” rồi nhấn vào mục “Size”. Lúc này, bạn đã có thể lựa chọn khổ giấy trang Word mà mình muốn, thông thường mọi người sẽ chọn mặc định là khổ A4.

Bạn chọn thẻ “Layout” sau đó nhấn “Size” rồi tiến hành lựa chọn khổ giấy mong muốn khi soạn văn bản trong Word.

Cách căn lề văn bản trong phiên bản Word 2010, 2007 có chút khác biệt. Với các phiên bản này, bạn tiến hành căn lề theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở trang Word cần căn lề rồi nhấn vào thẻ “Layout”. Tại nhóm “Page Setup”, bạn nhấn vào mũi tên ở góc dưới bên phải.

Bạn chọn thẻ “Layout” rồi nhấn nút mũi tên ở nhóm “Page Setup”.

Bước 2: Tại mục Margins, bạn click vào mũi tên hoặc nhập trực tiếp thông số vào các ô Top, Bottom, Left, Right để căn lề văn bản.

Bạn nhập thông số hoặc click vào mũi tên ở các mục Top, Bottom, Left và Right để căn lề trong Word.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn “Set As Default” nếu muốn lưu thông số căn lề mặc định hoặc nhấn “OK” để hoàn tất cách căn chỉnh lề trong Word 2010 và 2007.

Bạn chọn “OK” để hoàn tất hoặc “Set As Default” nếu muốn lưu thông số mặc định.

Trong quá trình căn lề văn bản Word, bạn có thể bắt gặp một vài thắc mắc như:

Câu trả lời là Có. Bạn có thể xem trước văn bản đã căn lề trước khi in bằng cách chọn thẻ “File” rồi nhấn “Print” (đối với phiên bản Word từ 2010).

Tình trạng căn lề trang in bị lỗi có thể do khổ giấy trong Word chưa tương đồng về kiểu giấy in. Chẳng hạn, bạn muốn in tài liệu theo khổ A4 nhưng văn bản trong Word đang để khổ giấy Letter (215 x 279.4mm) thì sẽ bị lỗi. Để khắc phục, bạn chỉ cần chuyển khổ giấy trang Word thành A4 trước khi in tài liệu.

Văn bản Word bị mất lề trên và lề dưới do người dùng chưa thiết lập căn lề. Khi gặp tình huống này, bạn chỉ cần thiết lập căn lề trên và lề dưới cho văn bản trong Word theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở văn bản Word bị mất lề trên và lề dưới rồi nhấn vào thẻ “File”. Sau đó, bạn nhấn vào tùy chọn “Options” để tiếp tục.

Bạn mở file Word bị lỗi rồi chọn thẻ “File” sau đó nhấn “Options”.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào mục “Display” rồi đánh dấu tích vào ô “Show white space between pages in Print Layout view”. Cuối cùng, bạn nhấn “OK” để hiển thị lề trên và lề dưới cho văn bản trong Word.

Bạn tích chọn “Show white space between pages in Print Layout view” trong mục “Display” rồi nhấn “OK” để hoàn tất.

Bài viết trên đã tổng hợp các cách căn lề trong Word theo nhiều phiên bản khác nhau. Tùy vào phiên bản Word đang sử dụng, bạn tiến hành lựa chọn cách phù hợp với nhu cầu của mình. Chúc bạn thao tác thành công!