Cách định dạng số trong Excel nhanh chóng chỉ mất vài giây

Sử dụng tính năng định dạng số trong Excel khi trình bày nội dung có nhiều con số rất cần thiết, nhằm giúp bảng tính của bạn trông chuyên nghiệp để dễ nhìn, dễ đọc và giảm thiểu sai sót hơn. Vậy cách định dạng số Excel thực hiện như thế nào? Cùng theo dõi trong bài viết sau.

Định dạng số trong Excel là tính năng cho phép hiển thị và định dạng các dữ liệu số theo một kiểu nhất định như đơn vị tiền tệ ($), tỷ lệ phần trăm (%), ngày - tháng - năm,... để có cái nhìn trực quan hơn. Tính năng này rất cần thiết với những bạn thường làm việc với dữ liệu nhiều con số, giúp dễ theo dõi, tránh bị nhầm lẫn và sai sót khi tính toán.

Định dạng số trong bảng tính Excel sẽ mang lại những lợi ích thiết thực sau đây:

• Giúp dữ liệu dễ nhìn hơn, đặc biệt là khi làm việc với bảng tính lớn.

• Định dạng số chuẩn xác theo phần trăm, tiền tệ hoặc ngày tháng giúp các công thức Excel hoạt động chính xác mà không cần thêm các thao tác thủ công.

• Khi dữ liệu được định dạng đúng cách, bạn có thể dễ dàng sử dụng các công cụ lọc và sắp xếp trong Excel để tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

• Dữ liệu được định dạng rõ ràng, giúp bạn tránh những lỗi nhập liệu hoặc hiểu sai dữ liệu.

Định dạng số trong Excel giúp các dữ liệu số trở nên chính xác, tránh được tình trạng sai sót và dễ hiểu, dễ nhìn hơn.

Việc thiết lập định dạng số trong bảng tính Excel sẽ giúp dữ liệu trong bảng tính được trình bày rõ ràng và dễ đọc. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô có chứa dữ liệu số mà mình muốn định dạng rồi nhấn vào tab Home và nhấn tiếp General.

Bạn chọn ô hoặc các ô chứa dữ liệu số muốn định dạng rồi nhấn Home và General.

Bước 2: Người dùng lựa chọn kiểu định dạng phù hợp với dữ liệu. Ví dụ như chọn Number (định dạng số), hoặc những định dạng khác như ngày tháng năm, tiền tệ, giờ, tỷ lệ phần trăm,...

Lựa chọn kiểu định dạng phù hợp với dữ liệu số của mình nhất.

Bước 3: Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu bằng cách nhấn vào các định dạng số nhanh ở bên dưới trình đơn thả xuống. Người đọc sẽ dễ hiểu hơn khi thêm biểu tượng đó vào.

Bạn có thể nhấn vào các định dạng số nhanh ở bên dưới trình đơn thả xuống để nhìn vào dễ đọc  số liệu hơn.

Excel cung cấp đa dạng các kiểu định dạng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Cụ thể:

Kiểu định dạng số là loại định dạng thường dùng và cơ bản nhất trong Excel. Loại này bao gồm định dạng số âm, số thập phân, dấu phẩy ngăn cách phần nghìn. Các bước thực hiện định dạng số (Number) là:

Bước 1: Chọn ô dữ liệu trên Excel có chứa số.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells chứa hỗ trợ định dạng số bằng cách nhấn phím Ctrl + 1. Hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells.

Chọn ô dữ liệu trên Excel sau đó mở hộp thoại Format Cells bằng cách Ctrl + 1 hoặc nhấn chuột phải chọn Format Cells.

Bước 3: Tại hộp thoại Format Cells, ở cột bên trái chọn Number rồi tùy chỉnh các định dạng cột phải:

+ Decimal places: Thiết lập số ở sau dấu phẩy phần thập phân. 

+ Chọn dòng Use 1000 Separator nếu muốn có dấu phẩy ngăn cách chữ số hàng nghìn.

+ Negative numbers: chọn định dạng số âm.

Cuối cùng bạn nhấn OK để xác nhận các tùy chọn.

Ở hộp thoại Format Cells chọn Number tùy chỉnh các định dạng cột phải rồi nhấn OK để hoàn tất.

Kết quả cuối cùng của định dạng số trong bảng tính Excel được hiển thị như hình ảnh.

Khi nhập dữ liệu có số 0 đứng đầu trong Excel, chúng thường sẽ tự động biến mất. Tuy nhiên với hướng dẫn dưới đây bạn có thể áp dụng khi nhập số điện thoại, số CCCD, số tài khoản ngân hàng,... mà vẫn giữ nguyên định dạng số 0. Thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu hoặc ô cần định dạng số 0 trong Excel, sau đó nhấn chuột phải rồi chọn Format Cells.

Chọn vùng dữ liệu hoặc ô cần định dạng rồi nhấn chuột phải và chọn Format Cells.

Bước 2: Ở cột bên trái trong phần Category chọn mục Custom. Tại mục Type, nhập định dạng số 0 vào ô trống rồi nhấn OK.

Trong phần Category chọn Custom ở cột bên trái và nhập định dạng số 0 vào ô trống mục Type rồi nhấn OK.

Sau khi nhấn OK nhận được kết quả định dạng như hình trên.

Việc định dạng riêng cho số điện thoại trong Excel được nhiều người áp dụng. Lúc này số 0 không tự động mất đi mà được Excel hiểu dữ liệu của ô này là dạng text, vì số điện thoại không liên quan đến thao tác tính toán. Các bước định dạng số điện thoại trong Excel như sau:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng nhập số điện thoại rồi nhấn chuột phải chọn Format Cells.

Bước 2: Ở cột Category lựa chọn mục Text và nhấn OK để hoàn tất quy trình.

Bôi đen vùng nhập số điện thoại nhấn chuột chọn Format Cells, nhấn mục Text ở cột Category và nhấn OK để hoàn tất.

Bước 3: Thực hiện việc nhập dữ liệu số điện thoại vào khu vực ô đã định dạng.

Bạn tiến hành việc nhập dữ liệu số điện thoại vào ô đã định dạng.

Ngoài 2 cách định dạng số 0 như trên, bạn hãy thử nhập thêm dấu chấm vào trong dãy số. Việc này không chỉ giúp nhập số điện thoại không bị mất số 0 đầu, mà còn giúp ngăn cách các chữ số theo hàng nghìn cho người nhìn bảng số liệu dễ hiểu hơn.

Định dạng dấu chấm trong excel không bị mất số 0 đầu tiên.

Định dạng tiền tệ, kế toán là một trong những cách định dạng số trong Excel thường gặp. Thao tác thực hiện việc định dạng đơn vị tiền tệ nhanh chóng như sau:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng chứa các số mà mình muốn định dạng tiền tệ.

Bước 2: Nhấn vào tab Home và chọn biểu tượng $ rồi chọn đơn vị tiền tệ đang cần sử dụng. 

Người dùng bôi đen vùng chứa số muốn định dạng tiền tệ, vào tab Home chọn biểu tượng $ rồi chọn đơn vị tiền tệ.

Ví dụ minh họa dưới đây lựa chọn đơn vị tiền tệ là Anh sẽ tạo nên kết quả như hình.

Hình ảnh hiển thị kết quả định dạng tiền tệ sau khi hoàn tất quy trình.

Định dạng ngày tháng, thời gian Excel cũng đơn giản như các hình thức định dạng khác đã được kể trên. Thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + 1 để hiện ra hộp thoại Format Cells.

Bước 2: Ở mục Category, bạn chọn Date. Tại đây, sẽ hiện ra một số ví dụ mẫu về định dạng ngày, tháng. Bạn chọn mẫu định dạng phù hợp và nhấn OK.

Bạn chọn Category > Date. Sau đó tìm định dạng phù hợp rồi nhấn OK.

Bước 3: Nhập vào ngày, tháng, năm theo định dạng đã lựa chọn. Bạn sẽ nhận được kết quả như hình bên dưới..

Kết quả định dạng ngày, tháng, năm thành công.

Trong quá trình làm việc trên  Excel, việc định dạng số âm trong ngoặc rất cần thiết khi phải thao tác với quá nhiều loại số liệu để nhận biết những số âm dễ dàng. Các bước định dạng số âm trong Excel cụ thể như sau:

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu và mở hộp thoại Format Cells. 

Bước 2: Trong phần Category lựa chọn mục Custom.

Bước 3: Trong mục Type tìm kiếm định dạng #,##0_);(#,##0) rồi nhấn OK để xác nhận hoàn tất.

Bạn chọn vùng dữ liệu, mở hộp thoại Format Cells, chọn mục Custom phần Category, tìm kiếm định dạng #,##0_);(#,##0) tại  mục Type rồi nhấn OK.

Để hạn chế lỗi trong quá trình định dạng số ở Excel, bạn hãy ‘ghi nhớ’ một số mẹo sau:

• Khi thực hiện xong bạn nên kiểm tra lại kết quả để sửa định dạng số trên Excel nếu xảy ra sai sót.

• Bạn có thể áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột bằng cách nhấn chọn cột. Sau đó tiến hành định dạng số như những hướng dẫn ở trên.

• Khi dùng định dạng số cho một ô, Excel tự động áp dụng định dạng cho ô mới cùng loại. Khi thấy bị lỗi, bạn chỉ cần kiểm tra kiểu định dạng của ô đó là được.

• Với các loại dữ liệu số không cần tính toán như số điện thoại, số seri, mã định danh, số CCCD,... bạn nên sử dụng định dạng văn bản sẽ giúp hiển thị dữ liệu chính xác hơn.

• Nếu muốn kiểm soát số sau dấu thập phân mà không ảnh hưởng đến giá trị của ô đó, hãy áp dụng định dạng Decrease Decimal (giảm số chữ số sau dấu phẩy) và Increase Decimal (tăng số chữ số sau dấu phẩy).

Thông tin trên đã chia sẻ những cách định dạng số trong Excel nhanh chóng chỉ mất vài giây. Hy vọng qua đó giúp người dùng làm việc với các con số dễ dàng, và trình bày dữ liệu chuyên nghiệp, có tổ chức hơn.