Hàm IF trong Excel: Công thức, cách sử dụng, ví dụ chi tiết

Hàm IF trong Excel giúp người dùng tính toán số liệu một cách dễ dàng với điều kiện cần có. Đây là một trong những hàm cơ bản và phổ biến nhất mà dân văn phòng, đặc biệt là kế toán, thủ kho cần phải biết. Vậy hàm IF có công thức và cách sử dụng như nào, xem ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé. 

Hàm IF trong Excel là một hàm logic cho phép bạn so sánh giá trị cụ thể với giá trị mà mình mong muốn. Hiểu đơn giản hàm IF là hàm lấy dữ liệu có điều kiện trong Excel giúp kiểm tra điều kiện so sánh và trả về kết quả nếu đúng hoặc sai. Theo đó một câu lệnh IF có khả năng đưa ra 2 kết quả khác biệt là True (kết quả đầu tiên) và False (kết quả thứ 2).

Dưới đây là những vai trò thiết thực khi sử dụng hàm IF trong Excel:

• Giúp kiểm tra, so sánh kết quả theo điều kiện cần phải thỏa mãn để nhận kết quả một cách nhanh chóng. 

• Tiết kiệm thời gian hơn gấp nhiều lần so với tự tính kết quả theo phương pháp thủ công.

• Có thể tự động cập nhật kết quả khi có sự thay đổi giá trị trong cột tính. 

• Tạo sự chuyên nghiệp cho bảng tính Excel. 

Hàm IF trong Excel có công thức là:

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện logic người dùng cần kiểm tra (bắt buộc).

• value_if_true: Giá trị trả về nếu kết quả của điều kiện logical_test là ĐÚNG/TRUE (bắt buộc).

• value_if_false: Giá trị trả về nếu kết quả của điều kiện logical_test là SAI/FALSE (không bắt buộc).

Ví dụ: Dựa vào điều kiện của điểm số, xác định kết quả học sinh đó “Đỗ” hay “Trượt”.

Áp dụng công thức tại ô C2: =IF(B2>5,“Đỗ”,“Trượt”) và kết quả hiển thị như bảng tính dưới đây:

Hàm IF sử dụng để xác nhận kết quả đỗ hay trượt của học sinh.

Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel là một hàm logic giúp kiểm tra, đối chiếu và trả về kết quả phù hợp với điều kiện cho trước. Trong đó phần giá trị trả về sẽ lồng ghép thêm những điều kiện khác cần phải thỏa mãn, tức kết cấu của loại hàm này sẽ bao gồm nhiều hàm IF lồng ghép với nhau. 

Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel có công thức như sau: 

Trong đó:

• logical_test: Điều kiện cần kiểm tra.

• value_if_true: Giá trị trả về với điều kiện tiếp theo cần thỏa mãn.

• value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện.

Ví dụ: Giáo viên thực hiện phân loại học lực của học sinh dựa vào điểm số theo các tiêu chí sau:

• Học sinh loại giỏi: Điểm 8, 9, 10.

• Học sinh loại khá: Điểm 6, 7.

• Học sinh loại trung bình: Điểm 4, 5.

• Học sinh loại yếu: Điểm dưới 4.

Áp dụng công thức tại ô C2 như sau: 

=IF(B2>=8,"Giỏi",IF(B2>=6,"Khá",IF(B2>=4,"Trung bình","Yếu"))).

Công thức này sẽ thực hiện so sánh điều kiện và trả về kết quả như sau:

• Điều kiện thứ nhất: IF(B2>=8,"Giỏi"), nếu điểm học sinh từ 8 trở lên sẽ trả kết quả là “Giỏi” và không thỏa mãn điểm số này sẽ xét điều kiện kế tiếp. 

• Điều kiện thứ 2: IF(B2>=6,"Khá"), nếu học sinh có điểm 6 hoặc 7 thì sẽ trả về kết quả “Khá” và khi không thỏa mãn sẽ tiếp tục xét điều kiện tiếp theo. 

• Điều kiện thứ 3: IF(B2>=4,"Trung bình","Yếu"), nếu học sinh có điểm 4 hoặc 5 sẽ tự động trả về kết quả “Trung bình” và không thỏa mãn điều kiện này (điểm nhỏ hơn 4) thì trả về kết quả “Yếu”.

Kết quả thực hiện hàm IF nhiều điều kiện trong Excel sẽ trả về kết quả như bảng dưới đây:

Hàm IF nhiều điều kiện giúp phân loại học lực của các học sinh dựa trên điểm số nhanh chóng.

Hàm điều kiện trong Excel được sử dụng rất phổ biến với tin học văn phòng và được thể hiện rõ qua những ví dụ sau đây:

VD1: Bạn cần tính tiền phụ cấp cho nhân viên của một công ty theo chức vụ như sau:

• Nhân viên: 500.000.

• Chuyên viên: 700.000.

• Trưởng phòng: 1.000.000.

Bạn áp dụng công thức sau tại ô D2: IF(C2=“Nhân viên”, 500000, IF(C2=“Chuyên viên”, 700000, 1000000)).

Ví dụ này lồng ghép 2 hàm điều kiện với cách so sánh và trả kết quả như sau:

• Điều kiện 1: IF(C2=“Nhân viên”, 500000) tức là nếu chức vụ là nhân viên sẽ được phụ cấp 500.000, nếu không đúng thì xét điều kiện tiếp theo.

• Điều kiện 2: IF(C2=“Chuyên viên”, 700000, 1000000), nếu chức vụ đúng là chuyên viên sẽ được phụ cấp 700.000, nếu không phải nhân viên hoặc chuyên viên thì nhận 1.000.000.

Ví dụ cách sử dụng hàm IF để tính phụ cấp cho nhân viên của một công ty.

VD2: Bạn cần tính tổng giá trị của hàng hóa cho 700 sản phẩm. Trong đó giá trị của từng sản phẩm sẽ có sự khác biệt theo lô hàng như sau:

• Lô hàng từ 1 đến 109 sản phẩm có đơn giá 20.000 đồng/sản phẩm.

• Lô hàng từ 110 đến 199 sản phẩm có đơn giá 18.000 đồng/sản phẩm.

• Lô hàng từ 200 đến 499 sản phẩm có đơn giá 16.000 đồng/sản phẩm.

• Lô hàng từ 500 đến 1000 sản phẩm có đơn giá 14.000 đồng/sản phẩm.

• Lô hàng trên 1000 sản phẩm có đơn giá 12.000 đồng/sản phẩm.

Tại ô B9, bạn áp dụng công thức với hàm IF như sau: 

=B8*IF(B8=1000,B6,IF(B8=500,B5,IF(B8=200,B4,IF(B8=110,B3,B2)))).

Dùng hàm IF tính tổng giá trị của lô hàng gồm 700 sản phẩm theo các đơn giá khác nhau.

VD3: Bạn muốn dựa vào điểm số để kiểm tra xem học sinh có qua môn hay không theo điều kiện sau:

• Điểm từ 7 trở lên là đạt.

• Điểm thấp hơn 7 là không đạt.

Tại ô D2 áp dụng công thức: =IF(C2>=7,"Đạt","Không Đạt").

Hàm IF sẽ kiểm tra điểm số tại cột C2, nếu thỏa mãn điều kiện lớn hơn hoặc bằng 7 thì trả về kết "Đạt". Còn trường hợp điểm số trong các ô ở cột C2 nhỏ hơn 7 sẽ đưa ra kết quả "Không Đạt".

Hàm IF xác định tình trạng học sinh có qua môn hay không dựa vào điểm số.

Hàm IF trong Excel thông dụng có thể sử dụng theo nhiều cách như sau:

Hàm IF có 3 điều kiện được sử dụng để kiểm tra, đối chiếu và trả về kết quả tương xứng với điều kiện mà mình mong muốn. Bạn sẽ dùng loại hàm này khi có 4 điều kiện khác nhau cùng đồng thời phải thỏa mãn. 

Ví dụ: Xác định học lực của học sinh dựa trên điểm số theo quy ước:

• Xuất sắc: Điểm lớn hơn 249.

• Tốt: Điểm từ 200 đến 249.

• Trung bình: Điểm từ 151 đến 199.

• Yếu: Điểm từ 150 trở xuống.

Tại ô C2 áp dụng công thức hàm IF có 3 điều kiện như sau: 

=IF(B2>249, "Xuất sắc", IF(B2>=200, "Tốt", IF(B2>150, "Trung bình", "Yếu"))).

Trong đó:

• Điều kiện 1: =IF(B2>249, “Xuất sắc”). Công thức kiểm tra nếu đúng B2 lớn hơn 249 sẽ trả về kết quả “Xuất sắc”. Nếu không đúng thì sẽ chuyển sang kiểm tra điều kiện 2.

• Điều kiện 2: =IF(B2>=200, “Tốt”). Nếu B2 có giá trị từ 200 đến 249 sẽ trả về kết quả “Tốt". Nếu không thỏa mãn thì tiếp tục xét điều kiện thứ 3.

• Điều kiện 3: =IF(B2>150, “Trung bình”, “Yếu”). Kiểm tra B2 nếu giá trị từ 151 trở lên sẽ trả về kết quả “Trung bình”. Nếu không đáp ứng được điều kiện này thì ghi nhận kết quả "Yếu".

Kết quả tính toán khi sử dụng hàm IF có 3 điều kiện.

Trong các tình huống tính toán phức tạp hơn, người dùng cần kết hợp hàm IF với các hàm khác để có được kết quả tính toán như mong muốn. Bạn có thể sử dụng hàm kết hợp này trong nhiều trường hợp khác nhau như lấy giá trị trên 2 cột dữ liệu, kết nối 2 hoặc nhiều chuỗi văn bản lại với nhau.

Ví dụ: Sử dụng hàm IF với hàm AND để xếp loại học lực của học sinh trong lớp với điều kiện như sau:

• Cả điểm lý thuyết và điểm thực hành phải từ 5 điểm trở lên mới là đỗ.

• 1 trong 2 điểm lý thuyết hoặc thực hành thấp hơn 5 đều trượt.

Tại ô E2, bạn áp dụng công thức sau: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đỗ”,”Trượt”)

Trong đó:

AND(C2>=5,D2>=5) sẽ kiểm tra điểm số ở trong các ô C2 và D2 xem có đạt 5 điểm trở lên hay không. Nếu đạt giá trị này thì xếp loại là “Đỗ”, còn không đạt điểm 5 sẽ trả về kết quả “Trượt”.

Kết quả xếp loại học sinh khi sử dụng hàm IF với hàm AND.

Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong Excel nhằm kiểm tra nhiều điều kiện liên tiếp và trả về kết quả phù hợp với từng điều kiện. Trong trường hợp này, người dùng có thể dùng hàm IFS với công thức như sau: 

=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)

Trong đó 

• logical_test1: Điều kiện thứ nhất cần thỏa mãn.

• value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện thứ nhất đúng.

• logical_test2: Điều kiện thứ 2 cần thỏa mãn.

• value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện thứ 2 đúng.

Ví dụ: Xếp loại học lực của các học sinh theo điểm số với các điều kiện sau:

• Điểm trung bình từ 9 trở lên xếp loại "Giỏi".

• Điểm trung bình từ 7 hoặc 8.9 xếp loại "Khá".

• Điểm trung bình từ 5 đến 6.9 xếp loại "Trung bình".

• Điểm trung bình dưới 5 xếp loại "Yếu".

Áp dụng công thức: =IFS(C2>=9,“Giỏi”, C2>=7,“Khá”, C2>=5,“Trung bình”, C2<5,“Yếu”)

Sử dụng hàm IFS xếp loại học lực của học sinh.

Khi sử dụng hàm IF trong Excel, người dùng cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh sai sót:

• Không nên lồng nhiều hàm IF vào nhau vì khó kiểm tra, đối chiếu điều kiện dẫn tới kết quả hiển thị thiếu tính chính xác. 

• Nếu một câu lệnh IF kéo dài mãi thì người dùng nên tạm dừng để xem lại cách thực hiện.

• Lựa chọn phương pháp phù hợp để tạo một câu lệnh IF nhiều điều kiện xem có thể thay thế được bằng một hàm nào khác trong Excel hay không.

• Kết quả hiển thị trong ô tính sẽ bằng 0 nếu 1 trong 2 giá trị value_if_true hoặc value_if_false bị bỏ trống.

• Nếu muốn giá trị trả về để trống thì bạn cần thêm 2 dấu ngoặc kép ("").

• Khi muốn kết quả trả về là một giá trị cụ thể thì bạn cũng cần thêm 2 dấu ngoặc kép ở 2 bên giá trị đó. 

• Kết quả xuất hiện trong ô tính là #NAME? khi hàm IF bạn tạo bị sai chính tả nên bạn cần kiểm tra lại công thức để chỉnh sửa lại cho đúng.

Toàn bộ nội dung trên đây đã mô tả rất chi tiết về định nghĩa, lợi ích, trường hợp sử dụng cũng như ví dụ cụ thể của hàm IF trong Excel. Ngoài ra bài viết còn chỉ ra những lưu ý cơ bản cần biết cũng như cách kết hợp hàm IF với hàm khác. Hy vọng bạn có thể áp dụng công thức chuẩn xác để làm việc thuận lợi hơn.