Hàm Date trong Excel: Công thức, cách sử dụng kèm ví dụ dễ hiểu

Hàm Date trong Excel không chỉ là công cụ tạo bảng với thông tin ngày tháng rõ ràng, mà còn giúp tính ngày tháng năm để quản lý thời gian khoa học hơn. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ công thức và cách sử dụng hàm date Excel cùng ví dụ minh họa để người dùng dễ hiểu hơn!

Hàm DATE trong Excel là một hàm tích sẵn giúp tạo các ngày hợp lệ từ năm, tháng và ngày trong bảng tính Excel. 

Sử dụng hàm tháng năm trong Excel mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Tính toán dễ dàng: Hàm Date giúp cho việc tính toán các ngày, tháng, năm được thực hiện trơn tru và dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng hàm Date để tính tuổi, số ngày giữa hai ngày bất kỳ và nhiều phép tính phức tạp khác.

• Định dạng ngày tháng: Sử dụng hàm Date giúp người dùng có thể định dạng ngày tháng theo các định dạng khác nhau làm cho dữ liệu trở nên dễ nhìn, dễ đọc hiểu hơn. Ví dụ như tháng/ngày/năm hoặc ngày/tháng/năm hay định dạng theo nhu cầu.

• Tạo báo cáo và biểu đồ: Việc sử dụng hàm Date trong bảng tính Excel giúp tạo biểu đồ và báo cáo theo ngày tháng dựa trên dữ liệu thời gian để phân tích xu hướng hiệu quả.

Việc sử dụng Hàm Date trong Excel đem lại nhiều lợi ích cho người dùng khi tạo báo cáo, biểu mẫu và biểu đồ.

Trong bảng tính Excel bạn nhập hàm =DATE(year,month,day) vào ô cần xuất kết quả.

Trong đó:

• Year: Giá trị năm, có thể là một số nguyên từ 1 đến 12 hoặc một ô chứa giá trị năm.

• Month: Giá trị tháng, có thể là một số nguyên từ 1 đến 12 hoặc một ô chứa giá trị tháng.

• Day: Giá trị ngày, có thể là một số nguyên từ 1 đến 31 hoặc một ô chứa giá trị ngày.

Nếu các thông số không hợp lệ (ví dụ: giá trị tháng là 13), hàm DATE sẽ trả về lỗi #VALUE!

Cách dùng hàm Date trong Excel được ứng dụng phổ biến với nhiều hình thức khác nhau. Mỗi một hình thức sử dụng hàm Date đều có những thao tác thực hiện riêng biệt, người dùng cần nắm bắt để áp dụng nhanh gọn hơn:

Thay đổi định dạng ngày tháng hay hàm ngày tháng năm trong Excel rất đơn giản:

Bước 1: Trong bảng tính Excel, tại thanh công cụ lựa chọn Home và nhấp vào dấu mũi tên bên mục Number.

Tại thanh công cụ trong Excel chọn Home và nhấp vào dấu mũi tên bên mục Number.

Bước 2: Bạn nhấn vào Date rồi chọn OK để chuyển định dạng tùy vào mục đích của mình.

Người dùng nhấn Date chọn OK để chuyển định dạng tùy chỉnh theo nhu cầu.

Việc thực hiện cộng và trừ ngày bằng hàm date trong Excel được thể hiện dễ hiểu qua 2 ví dụ trực quan dưới đây:

• Ví dụ 1: Cộng thêm 7 ngày.

Bước 1: Nhập hàm vào ô bảng tính trên Excel = DATE(2021, 3, 17) + 7. Bạn có thể  dùng hàm Date trong bảng Excel bằng cách thay dấu + thành dấu - nếu muốn trừ đi ngày theo nhu cầu.

Nhập hàm = DATE(2021, 3, 17) + 7 vào ô  trong Excel

Bước 2: Cuối cùng bạn nhấn phím Enter để kiểm tra kết quả.

Cuối cùng nhấn phím Enter để kiểm tra kết quả.

• Ví dụ 2: Cách trừ đi một ngày kể từ ngày hôm nay.

Bước 1: Nhập hàm vào ô cần xuất kết quả trong bảng tính Excel =TODAY() - DATE(2020,5,20).

Nhập hàm = TODAY() - DATE(2020,5,20) vào ô cần xuất kết quả.

Bước 2: Người dùng nhấn phím Enter và tiến hành kiểm tra kết quả.

Người dùng nhấn phím Enter và kiểm tra kết quả.

Đây là cách sử dụng hàm Date Excel để tạo ra một ngày mới, bằng cách cộng ngày hiện tại với các số tự nhiên.

Ví dụ: Bạn hãy dùng hàm DATE trong Excel kết hợp cùng hàm YEAR, MONTH, DAY để tính ngày 15/3/2021 (năm + 3, tháng + 2, ngày + 17).

Bước 1: Bạn nhập hàm =DATE(YEAR(A1)+3,MONTH(A1)+2,DAY(A1)+17) vào ô cần xuất kết quả. Trong đó:

• Hàm YEAR tham chiếu với ô A1 trích xuất năm 2021 giá trị cộng thêm 3 năm.

• Hàm MONTH tham số chiếu ô A1 trích xuất tháng 3 và +2 là giá trị công thêm 2 tháng.

• Hàm DAY tham số chiếu ô A1 và trích xuất ngày 15 sẽ +17 là giá trị công thêm 17 ngày.

Nhập hàm =DATE(YEAR(A1)+3,MONTH(A1)+2,DAY(A1)+17) vào ô bảng tính trên Excel.

Bước 2: Cuối cùng nhấn vào phím Enter và kiểm tra kết quả. Bạn cần chú ý tháng 5 có 31 ngày, kết quả là 32 ngày nên hàm DATE tự động chuyển sang ngày 1/6 như hình.

Bạn nhấn vào phím Enter và kiểm tra kết quả.

Việc chuyển đổi các chuỗi văn bản và số hàm tháng năm trong Excel được định dạng dưới dạng văn bản (GENERAL, NUMBER,…). Ví dụ thực hiện chuyển chuỗi số 20210315 thành 15/3/2021.

Bước 1: Bạn nhập hàm =DATE(LEFT(A1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2)) vào ô muốn xuất kết quả trong bảng tính Excel. Trong đó:

• Hàm LEFT (A1,4) lấy tham chiếu ô A1 và 4 ký tự đầu  từ bên trái.

• Hàm MID (A1,5,2) lấy tham chiếu ô A1 và ký tự thứ 5 rồi lấy 2 ký tự sang phải.

• Hàm RIGHT (A1,2) lấy tham chiếu ô A1 và 2 ký tự đầu từ ngoài cùng bên phải.

Nhập hàm =DATE(LEFT(A1,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2)) vào ô trên bảng tính Excel.

Bước 2: Sau cùng nhấn vào phím Enter và kiểm tra kết quả.

Nhấn phím Enter và kiểm tra hiển thị kết quả trên bảng tính.

Dùng hàm Date trong Excel để tăng hoặc giảm ngày theo số ngày nhất định chỉ cần cộng hoặc trừ số ngày tham chiếu ô chứa ngày. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Bạn nhập công thức hàm =DATE(C2,A2,B2)+C5 vào ô cần xuất kết quả trong bảng tính Excel.

Người dùng nhập hàm =DATE(C2,A2,B2)+C5 vào ô cần xuất kết quả tính Excel.

Bước 2: Nhấn phím Enter và tiến hành việc kiểm tra kết quả.

Nhấn vào phím Enter và kiểm tra kết quả.

Nếu vừa muốn tính toán vừa đánh dấu ngày tháng trong bảng tính, bạn có thể tạo quy tắc định dạng có điều kiện để phân biệt dựa trên hàm date Excel. Ví dụ muốn tô các ngày trước ngày 1/5/2023 màu cam và ngày xảy ra sau ngày 5/5/2023 màu xanh lá cây trong danh sách ngày trong cột A cần thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ vào Conditional Formatting và chọn New rule.

Bạn vào Conditional Formatting  trên thanh công cụ rồi lựa chọn New rule.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại New Formatting Rule chọn mục như ảnh minh họa.

Màn hình xuất hiện hộp thoại New Formatting Rule và chọn mục như ảnh minh họa.

Bước 3: Người dùng nhập cú pháp =$D4.

Bạn nhập vào cú pháp =$D4 trên bảng tính Excel.

Bước 4: Lựa chọn Format và nhấn thẻ Fill tiếp theo chọn màu cam và nhấn Ok để hoàn tất. Lưu ý nếu ngày trên cột D nhỏ hơn ngày 5/1/2023 sẽ tô màu cam và những ngày sau 5/5/2023 tô màu xanh lá cây.

Người dùng chọn Format và nhấn Fill, chọn màu cam và nhấn Ok.

Trong quá trình sử dụng hàm Date trong Excel bạn có thể gặp phải một số lỗi, hãy đọc tiếp thông tin dưới đây để hiểu rõ lý do.

• Lỗi giá trị không hợp lệ: Excel sẽ trả về lỗi “#VALUE!nếu như bạn nhập giá trị không hợp lệ cho ngày, tháng, năm trong hàm Date. Ví dụ, Date (2021,13,15) trả về lỗi vì không tồn tại tháng 13.

• Lỗi ngày không hợp lệ: Trường hợp này xảy ra khi bạn nhập một ngày không hợp lệ cho tháng và năm cụ thể nào đó. Ví dụ như ngày 31/2/2024 (tháng 3 không có 31 ngày) thì kết quả Excel trả về lỗi “VALUE!”.

• Lỗi khi áp dụng định dạng ngày: Bảng tính Excel sẽ trả về một giá trị ngày dưới dạng số khi sử dụng hàm Date. Nếu ô chứa kết quả không áp dụng định dạng ngày thì Excel hiển thị giá trị ngày dạng số thay vì thực tế.

• Lỗi đồng nhất về định dạng: Bạn có thể lựa chọn định dạng sao cho phù hợp tùy theo mỗi kết quả mình muốn.

• Sai cú pháp hàm: Bạn hãy ghi đúng tên và cú pháp khi dùng hàm kết hợp DATEDIF để tránh tình trạng lỗi #NAME!”

Trên đây là những thông tin chi tiết về hàm Date trong Excel bao gồm công thức, cách sử dụng kèm theo ví dụ minh họa dễ hiểu. Người dùng hãy tìm hiểu kỹ lưỡng để áp dụng làm việc hiệu quả, độ chính xác cao và tránh được những lỗi sai không đáng có.