File XML là gì? Đặc điểm nổi bật, cách chuyển sang File XML siêu dễ

File XML được dùng nhiều trong các lĩnh vực như tài chính, lập trình, hệ thống thông tin,.... Nhiệm vụ của nó là xác định cú pháp mã hóa trong quá trình làm việc với các tập tin trên máy tính. Vậy File XML là gì và có đặc điểm nào nổi bật, cách chuyển đổi có dễ dàng không? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp chi tiết qua bài viết dưới đây!

File XML (Extensible Markup Language) là định dạng tệp tin, đánh dấu tài liệu đã được mã hóa bởi World Wide Web Consortium (W3C). Công dụng của nó là dùng để lưu trữ và truyền tải dữ liệu theo cấu trúc nhất định, giúp cả con người và máy tính đều có thể hiểu được. 

Nói một cách cụ thể, File XML có cấu trúc và cú pháp đơn giản, rõ ràng cho phép người dùng tạo ra các cấu trúc dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình. Đồng thời, nó có vai trò quan trọng đối với các chuẩn web tạo ra truyền thông dữ liệu giữa các hệ thống.

Bạn cần hiểu XML là file gì để biết cách chuyển file nhanh chóng và tạo ra cấu trúc dữ liệu phù hợp với nhu cầu của mình.

Việc sử dụng file XML có những ưu và nhược điểm nhất định trong việc lưu trữ và truyền tải thông tin hiện nay, cụ thể là: 

File XML được ứng dụng rộng rãi và phổ biến trong nhiều lĩnh vực nhờ những ưu điểm nổi bật sau đây:

• Cấu trúc rõ ràng và dễ đọc: Người dùng có thể theo dõi và sửa đổi dữ liệu File XML dễ dàng nhờ khả năng tùy chỉnh cao, tạo ra cấu trúc dữ liệu phù hợp nhu cầu của họ.

• Công cụ truyền thông dữ liệu: Định dạng file có khả năng tương tích với nhiều lập trình ngôn ngữ và hệ điều hành cho phép tạo, sử dụng các tài liệu XML trên các nền tảng khác nhau.

• Ứng dụng đa lĩnh vực: File XML được dùng trong nhiều lĩnh vực như tài chính, chính trị, lập trình, ứng dụng trực tuyến, hệ thống quản lý dữ liệu, dự án phần mềm.

• Mở rộng sửa đổi và bổ sung dữ liệu: Các tệp tin XML có khả năng kết hợp với những tệp tin khác cho phép tạo ra các bản vẽ toàn diện về dữ liệu. Người dùng có thể mở rộng, sửa đổi dữ liệu hiện có hoặc bổ sung thêm dữ liệu mới.

• Mức độ an toàn, bảo mật dữ liệu cao: XML có độ bảo mật, an toàn cao để bảo vệ dữ liệu giúp người dùng tránh bị truy cập trái phép, đánh cắp thông tin.

• Quản lý dữ liệu hiệu quả hơn: Việc dùng file XML giúp cho việc quản lý dữ liệu tiện lợi và đơn giản. Người dùng có thể sắp xếp, tìm kiếm và thống kê dữ liệu nhanh chóng.

File XML có cấu trúc dễ đọc, độ bảo mật cao, tương thích với nhiều nền tảng hệ thống nên sử dụng rất thuận tiện.

Ngoài ưu điểm, File XML cũng có một số nhược điểm như:

• Soạn thảo file XML tốn nhiều công sức, thời gian hơn so với soạn thảo văn bản thông thường. Cấu trúc của định dạng file có chút phức tạp nên đòi hỏi người dùng cần có kiến thức chuyên sâu về ngôn ngữ và cấu trúc dữ liệu XML.

• Định dạng XML chiếm nhiều bộ nhớ và việc tìm kiếm thông tin khó hơn các file dạng văn bản thông thường. Vì thế, người dùng cần có thêm các công cụ phụ trợ để việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Định dạng file này rất phổ biến trên các trang web và ứng dụng, điển hình như: 

• Xuất bản web: XML có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu lĩnh vực thiết kế web. Dữ liệu có khả năng tương thích, truy cập từ nhiều máy tính khác nhau. Các nhà phát triển web dùng XML để chỉnh sửa và thao tác nội dung cho các trang web.

• Tác vụ web: XML hỗ trợ việc tìm kiếm và tự động hóa, cải thiện hiệu suất công việc trên web. XML có cấu trúc rõ ràng nên máy tính có thể hiểu nhanh và xử lý dữ liệu chuẩn xác. Ví dụ khi tìm kiếm tên tác giả Jim Green, XML sẽ tập trung vào thông tin chính xác, tránh nhầm lẫn với các kết quả chứa từ “green” có nội dung không liên quan.

• XML trong ứng dụng hàng ngày: XML cung cấp cách tiếp cận thông tin có tổ chức giúp các thiết bị, ứng dụng có thể tương tác dễ dàng với nhau và hiển thị dữ liệu. XML được các chuyên gia công nghệ thông tin sử dụng thường xuyên trong môi trường làm việc.

Dưới đây là một số cách giúp bạn có thể mở được file XML trên máy tính, phục vụ cho công việc của mình.

Notepad là một cách để mở file XML đơn giản và nhanh chóng nhất. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn nhấn chuột phải vào file XML cần mở.

• Bước 2: Từ menu ngữ cảnh, người dùng chọn Open With.

• Bước 3: Cuối cùng, bạn lựa chọn Notepad.

Người dùng nhấn chuột phải file XML cần mở, chọn Open With từ menu và lựa chọn Notepad.

Khi sử dụng Notepad, bạn cần lưu ý định dạng ban đầu của tệp có thể được hiển thị dưới dạng văn bản thuần và không được giữ nguyên.

File XML được mở nhưng hầu hết các dữ liệu không giữ định dạng gốc.

Bạn có thể dùng trang web CodeBeautify để chỉnh sửa trực tuyến với 3 phần gồm:

• Ở bên trái là file XML mà bạn  đang làm việc.

• Ở giữa là một số tùy chọn.

• Ở bên phải là kết quả khi thực hiện việc thay đổi.

Giao diện khi sử dụng CodeBeautify mở file XML.

Trong đó:

+ Nút Tree View hiển thị dữ liệu được định dạng trong ngăn kết quả, các thẻ của người dùng có màu cam ở bên trái và những thuộc tính ở bên phải thẻ.

Nút Tree View hiển thị dữ liệu của bạn trong một cấu trúc cây được định dạng trong ngăn kết quả, các thẻ ở bên trái màu cam và thuộc tính bên phải thẻ.

+ Beautify hiển thị dữ liệu dễ đọc và gọn gàng trong ngăn kết quả.

Beautify hiển thị dữ liệu của người dùng với các dòng gọn gàng, dễ đọc trong ngăn kết quả.

Lưu ý người dùng muốn chuyển đổi định dạng XML thành JSON có thể sử dụng nút XML to JSON.

Sử dụng Excel để mở file XML có thể thực hiện được nhưng chỉ nên áp dụng khi file dữ liệu không quá nhiều task. Trường hợp chứa nhiều task sẽ ảnh hưởng tới việc hiển thị và đọc file. Các bước mở XML với Excel gồm:

• Bước 1: Người dùng mở ứng dụng Ms Excel lên.

• Bước 2: Bạn nhấn File và chọn Open.

Bạn mở lên ứng dụng Ms Excel rồi nhấn File và chọn Open.

• Bước 3: Trong bảng pop-up được hiển thị, bạn chọn As an XML table.

• Bước 4: Các task được hiển thị và phân chia trong các hàng ở bảng tính Excel.

Bạn chọn As an XML table trong bảng pop-up hiển thị và thấy các task được phân chia trong các hàng ở Excel.

Bạn có thể sử dụng trình duyệt web để mở file XML với thao tác cơ bản sau:

• Bước 1: Người dùng nhấn chuột phải vào file XML muốn mở rồi chọn Open with và trình duyệt.

Bạn kích chuột phải vào file XML và chọn Open with cùng trình duyệt.

• Bước 2: Khi file mở ra, dữ liệu được hiển thị với cấu trúc gọn gàng. 

Cấu trúc file mở ra được hiển thị gọn gàng.

XML Explorer là một trình xem và xử lý các file XML lớn, không thể mở bằng Excel. Cách sử dụng XML Explorer để mở file XML cụ thể như sau:

• Bước 1: Bạn tải và cài đặt XML Explorer.

• Bước 2: Người dùng mở XML Explorer lên và nhấn vào File rồi chọn Open.

• Bước 3: Bạn kéo đến vị trí file để mở file định dạng XML.

Người dùng tải và cài đặt XML Explorer để mở định dạng XML.

Bên cạnh việc mở và đọc file dễ dàng thì quy trình tạo file định dạng XML cũng rất đơn giản bao gồm các bước sau: 

• Bước 1: Người dùng lựa chọn ứng dụng soạn thảo và mở ra, có thể dùng Notepad ++ hoặc Sublime Text. Trong đó, ứng dụng Sublime Text sử dụng tiện lợi hơn vì hoạt động trên đa số các hệ điều hành khác nhau và không tốn phí.

• Bước 2: Bạn hãy viết mở đầu bằng một dòng khai báo XML.

Người dùng thực hiện viết mở đầu bằng dòng khai báo XML.

• Bước 3: Ở bước này, bạn viết phần tử gốc. Ví dụ nội dung mở đầu và kết thúc của phần tử gốc là ““” và  “”. Bạn có thể thay đổi nội dung chữ bên trong phù hợp với nội dung khai báo của mình.

Bạn nhập phần tử gốc vào nội dung khai báo.

• Bước 4:  Người dùng viết tiếp các phần tử con vào bên trong phần tử gốc. Mỗi phần tử gốc lại bao gồm nhiều phần tử con. Mỗi phần tử con có mở đầu và kết thúc tương tự như phần tử gốc. 

Bạn lại viết tiếp các phần tử con vào bên trong phần tử gốc, mỗi phần tử con cũng có mở đầu và kết thúc giống như phần tử gốc. 

• Bước 5: Cuối cùng, bạn kiểm tra lại file để tìm ra lỗi nếu có. Nhiều trường hợp người dùng không thể tìm ra lỗi của file XML là gì. Cách giải quyết hiệu quả là bạn sử dụng trình duyệt web để kiểm tra và phát hiện ra lỗi.

Người dùng có thể dùng trình duyệt web để kiểm tra file và tìm ra lỗi.

Sau đây là một số câu hỏi phổ biến liên quan tới file XML của người dùng cùng lời giải đáp cụ thể:

XML là công nghệ tiêu chuẩn trong việc lưu trữ và truyền tải dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau. XML có thể trao đổi dữ liệu qua lại một cách dễ dàng giữa các hệ thống, ứng dụng khác nhau nhờ khả năng mô tả cấu trúc dữ liệu chi tiết. 

Bên cạnh đó, dạng tệp còn cho phép tạo ra các loại tài liệu dạng động để mở rộng định dạng tài liệu hiện có. Vì thế, XML có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống website và các ứng dụng công nghệ, nhất là lĩnh vực quản lý dữ liệu.

Ngoài XML thì HTML, XAML cũng là những ngôn ngữ được dùng nhiều trong việc tạo ra các dạng tài liệu Website và ứng dụng. Mỗi dạng file sở hữu những đặc điểm như sau:

Việc chuyển đổi file XML sang định dạng Excel hay PDF giúp người dùng sử dụng và chỉnh sửa tiện lợi hơn.

+ Chuyển file XML sang định dạng Excel

• Bước 1: Bạn mở một file Excel mới và chọn thẻ file trên giao diện Excel. Sau đó nhấn Open và chọn Browse.

• Bước 2: Bạn lựa chọn file XML muốn chuyển rồi nhấn Open.

• Bước 3: Cửa sổ Open XML xuất hiện, người dùng chọn As an XML table và nhấn OK. Sau đó bạn lưu file Excel vừa chuyển đổi từ file XML sang là xong

Bạn chọn As an XML table tại cửa sổ Open XML, nhấn OK và lưu file.

+ Chuyển file XML sang định dạng PDF

• Bước 1: Người dùng truy cập trang web Coolutils theo link www.coolutils.com/online/XML-to-PDF trên máy tính.

Bạn truy cập trang web Coolutils trên máy tính.

• Bước 2: Bạn chọn file muốn chuyển đổi rồi chọn Open. Sau đó chọn mục Đặt các tùy chọn chuyển đổi, thực hiện tìm và chuyển sang file PDF.

Người dùng nhấn mục Đặt các tùy chọn chuyển đổi, tìm và chuyển sang file PDF.

• Bước 3: Người dùng nhấn vào mục Tải xuống tệp để hệ thống chuyển đổi file XML sang PDF. Cuối cùng nhập tên File và bấm Save là hoàn thành

Bạn nhấn mục Tải xuống tệp để hệ thống thực hiện chuyển đổi từ file XML sang PDF.

Bài viết trên đã chia sẻ thông tin về File XML là gì, đặc điểm nổi bật và cách sử dụng hiệu quả. Đây là một công cụ cho phép sử dụng những công nghệ mới nhất vào quản lý dữ liệu một cách tối ưu, phục vụ công việc tốt hơn. Hãy thử ứng dụng file XML để làm việc hiệu quả hơn nhé.