Cách sử dụng hàm đếm trong Excel dễ hiểu, dễ áp dụng

Hàm đếm  trong Excel là công cụ quan trọng dùng để đếm số lượng phần tử trong một dãy dữ liệu. Nhờ vậy đơn giản hóa quá trình thống kê số liệu nhưng vẫn đảm bảo sự chính xác với bất kỳ tệp dữ liệu nào. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ các loại hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS, COUNTBLANK cùng cách sử dụng chi tiết nhất. Đừng bỏ lỡ nhé!

Số lượng hàm đếm trong Excel rất nhiều nên tùy theo nhu cầu, bạn lựa chọn một trong những hàm phù hợp bên dưới:

• Hàm COUNT: Là hàm đếm số lượng ô chứa giá trị số trong phạm vi chỉ định.

• Hàm COUNTIF: Là hàm đếm số lượng ô trong phạm vi chỉ định nhưng bắt buộc đáp ứng một điều kiện cụ thể.

• Hàm COUNTIFS: Là hàm đếm số lượng ô trong phạm vi chỉ định, thỏa mãn cùng lúc nhiều điều kiện.

• Hàm COUNTA: Là hàm đếm số lượng ô trong phạm vi chỉ định, có chứa giá trị gồm số, ngày tháng, kiểu văn bản,...

• Hàm COUNTBLANK: Là hàm sử dụng đếm số lượng ô trong phạm vi chỉ định nhưng không chứa giá trị nào cả.

Hàm đếm trong Excel có rất nhiều loại khác nhau để người dùng tùy ý lựa chọn tùy theo mục đích sử dụng của mình.

Hàm COUNT được dùng để đếm số lượng ô có chứa số trong danh sách chỉ định. Cách dùng hàm COUNT trong Excel có cú pháp cơ bản sau:

Ví dụ, người dùng chọn một ô trống bất kỳ trong bảng tính để hiển thị kết quả. Sau đó nhập cú pháp của hàm COUNT vào ô trống, rồi chọn vùng dữ liệu theo yêu cầu và nhấn nút Enter để hệ thống cho ra kết quả cuối cùng. 

Bạn chọn một ô trống bất kỳ trong Excel rồi nhập cú pháp của hàm COUNT vào ô trống, chọn vùng dữ liệu theo yêu cầu và bấm Enter để hệ thống trả về kết quả.

COUNTIF cũng là một trong những hàm đếm trong Excel hiệu quả, cho phép đếm số lượng ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện cụ thể. Từ đó, giúp người dùng dựa trên các tiêu chí đặc biệt để tối ưu hóa quá trình thống kê dữ liệu. 

Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIF cụ thể như sau:

Giả sử, bạn có bảng thống kê số lượng tồn các mặt hàng như sau:

Người dùng muốn đếm mặt hàng có số lượng tồn lớn hơn 150 cần nhập công thức =COUNTIF(C2:C11,">150"), hệ thống cho ra kết quả là 8.

Bạn có thể sử dụng công thức =COUNTIF(C2:C11,">150") dùng để đếm số lượng mặt hàng có số lượng tồn lớn hơn 150. Theo đó:

• C2:C11: Phạm vi dữ liệu cần đếm.

• ">150: Là đếm số lượng ô trong phạm vi C2:C11 có giá trị lớn hơn 150.

Số lượng mặt hàng tồn lớn hơn 150 có kết quả trả về trong trường hợp này là 8. 

Người dùng lưu ý, hàm COUNTIF có thể sử dụng ký tự "?" và "*" để đại diện cho các ký tự bất kỳ trong điều kiện. Đồng thời, hàm này so với cách sử dụng hàm COUNT không phân biệt chữ thường và chữ hoa.

Hàm COUNTIFS dùng để đếm số ô thỏa mãn nhiều điều kiện (criteria) trong vùng dữ liệu được lựa chọn (range). Đặc biệt, mỗi ô trong vùng dữ liệu để đếm chỉ được phép đếm nếu toàn bộ các điều kiện tương ứng với ô đó đều đúng.

Cú pháp cơ bản của hàm COUNTIFS:

Ví dụ: Người dùng hãy nhập công thức =COUNTIF(C2:C11,">150",D2:D11,"1") để thống kê có bao nhiêu mặt hàng tại kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm. Sau khi thực hiện xong, kết quả trả về hàm COUNT trong Excel cho thấy tổng cộng có 2 mặt hàng tại kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm.

Bạn nhập công thức =COUNTIF(C2:C11,">150",D2:D11,"1") vào ô hiển thị kết quả trả về  2 mặt hàng tại kho 1 còn tồn trên 150 sản phẩm.

COUNTA là hàm COUNT trong Excel được dùng đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định, nghĩa là các ô sẽ chứa giá trị chuỗi và số với cú pháp cụ thể sau:

Ví dụ: Theo thông tin trong bảng danh sách thống kê tình trạng nộp bài của học sinh, bạn muốn biết số lượng đã nộp bài thì nhập vào công thức: =COUNTA(C2:C15). Sau đó, hệ thống sẽ trả về kết quả có tổng cộng 6 học sinh đã nộp bài tập.

Người dùng nhập công thức: =COUNTA(C2:C15) vào bảng danh sách thống kê tình trạng nộp bài của học sinh, hệ thống trả về kết quả là 6.

Hàm COUNTBLANK được sử dụng để đếm các ô trống trong một vùng được chọn. Loại hàm đếm trong Excel này có cú pháp cơ bản như sau:

Ví dụ: Dựa vào bảng danh sách thống kê tình trạng nộp bài của học sinh, bạn muốn biết số lượng học sinh chưa nộp bài thì nhập công thức: =COUNTBLANK(C2:C15). Kết quả hiển thị hàm đếm trong Excel có tổng cộng 8 học sinh chưa nộp bài tập.

Bạn nhập công thức: =COUNTBLANK(C2:C15) nếu muốn biết số lượng học sinh chưa nộp bài thi, kết quả hàm đếm trong Excel có tổng cộng là 8.

Người dùng cần lưu ý một số điều quan trọng sau đây trong cách dùng hàm COUNT để đảm bảo hiệu quả công việc và tính chính xác:

• Bạn cần chọn đúng phạm vi chứa đúng các ô mà mình muốn thực hiện.

• Kiểm tra điều kiện mà bạn đang sử dụng đáp ứng đúng yêu cầu mà đặt ra hay chưa nếu dùng hàm đếm có điều kiện như COUNTIF hoặc COUNTIFS.

• Trường hợp dùng hàm đếm cho các ô chứa dữ liệu số, bạn cần đảm bảo các ô trong phạm vi đều chứa giá trị số để tránh kết quả không chuẩn xác.

• Một số hàm có thể đếm cả các ô trống như COUNTA, vì thế bạn nên sử dụng thêm hàm đếm COUNTBLANK để kiểm tra lại kết quả hàm đó nếu muốn loại bỏ hoặc bao gồm các ô rỗng.

• Người dùng cần xem xét các trường hợp đặc biệt như đếm dựa trên một số điều kiện kết hợp hoặc đếm các giá trị duy nhất trong trường hợp sử dụng hàm đếm có điều kiện.

• Bạn có thể kiểm tra và sửa lỗi trong công thức bằng cách sử dụng công cụ kiểm tra lỗi của Excel. Bên cạnh đó, người dùng cẩn thận trong quá trình nhập ký tự hàm tính để tránh mất thời gian rà soát và sửa lỗi.

Nhìn chung, cách sử dụng hàm đếm trong Excel rất dễ hiểu, dễ áp dụng và không quá khó như nhiều người vẫn nghĩ. Bạn chỉ cần điền vào đúng cấu trúc ngữ pháp cơ bản cùng các điều kiện được chia sẻ chi tiết ở trên là có thể áp dụng thành công!