Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản, ai cũng làm được

Bảng tính Excel có quá nhiều hàng hoặc cột sẽ khiến việc in ấn trên trang A4 trở nên khó khăn và thiếu thông tin. Do đó, bạn cần nắm được các cách in Excel vừa trang giấy A4 trong bài viết dưới đây để đơn giản hóa quá trình này!

In Excel là quá trình chọn vùng dữ liệu, định dạng trang, kích thước và hướng giấy cùng các thiết lập khác như số trang, tiêu đề,... để tạo ra bản in từ bảng tính trên phần mềm Microsoft Excel. Trước khi in, bạn có thể xem trước bản hiển thị trên trang A4 để đảm bảo bản in cuối cùng sẽ chứa đủ thông tin cần thiết. 

Việc in Excel vừa khổ giấy A4 là kỹ thuật hầu hết ai cũng cần biết bởi các lợi ích sau:

• Sử dụng tối đa phần trống của trang giấy, hạn chế tràn sang trang khác, từ đó tiết kiệm giấy in và chi phí đi kèm.

• Mọi thông tin nằm gọn trong trang A4 giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn so với nhiều trang.

• Thông tin được trình bày khoa học và gọn gàng trên trang giấy, thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc.

• Thông tin nằm trong một trang giúp hạn chế tình trạng thất lạc hoặc nhầm lẫn trong quá trình lưu truyền/ chia sẻ so với trường hợp bảng tính nằm trên nhiều trang giấy.

• Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ với mọi người bởi bảng tính Excel được in vừa đủ trang A4.

Dưới đây là các cách in bảng tính Excel vừa trang A4 giúp quá trình in ấn của bạn trở nên dễ dàng hơn:

Page Layout là công cụ quen thuộc trên bảng tính Excel, giúp bạn in dữ liệu vừa khổ giấy A4 thông qua các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn vào thẻ “Page Layout” trên thanh công cụ của bảng tính Excel cần in.

Bạn mở bảng tính Excel cần in rồi nhấn vào thẻ Page Layout.

Bước 2: Tại đây, bạn nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Page Setup.

Bạn nhấn vào nút mũi tên ở góc để mở phần cài đặt Page Setup.

Bước 3: Nhấn vào định dạng Portrait (khổ A4 dọc) hoặc Landscape (khổ A4 ngang) tùy vào bảng tính Excel cần in.

Bạn chọn khổ giấy A4 Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).

Bước 4: Tại mục Fit to, bạn điều chỉnh thông số thành 1 page(s) wide by 1 tall.

Bạn điều chỉnh thông số mục Fit to thành 1 page(s) wide by 1 tall..

Bước 5: Tại mục Page size, bạn chọn A4 để tiếp tục.

Bạn chọn khổ giấy A4 tại mục Page size.

Bước 6: Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn nhấn nút Print để tiến hành lệnh in.

Bạn nhấn nút Print sau khi cài đặt xong các thông số cần thiết.

Lúc này, giao diện in Excel sẽ hiển thị bản xem trước. Bạn kiểm tra định dạng rồi nhấn Print để in.

Bạn kiểm tra bản xem trước rồi nhấn “Print” để in bảng tính Excel vừa trang A4.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản và dễ thực hiện chính là sử dụng công cụ Page Break Preview theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở bảng tính Excel cần in rồi nhấn vào thẻ “View”.

Bạn nhấn vào thẻ “View” tại file bảng tính Excel cần in.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn “Page Break Preview” để căn chỉnh khổ giấy.

Bạn nhấn vào “Page Break Preview” để tiếp tục.

Bước 3: Lúc này, file Excel sẽ được giới hạn vào vừa khổ giấy A4. 

Bảng tính Excel sẽ được căn chỉnh vừa vào khổ giấy in A4.

Bước 4: Sau đó, bạn nhấn vào thẻ “File” rồi chọn “Print” hoặc bấm tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước giao diện in. Cuối cùng, bạn nhấn “Print” để in bảng tính Excel vào khổ giấy A4.

Bạn chọn thẻ “File” rồi nhấn “Print” để xem trước sau đó click “Print” nếu muốn in.

Tính năng Breaks cũng được nhiều người sử dụng để in bảng tính Excel vừa khổ giấy A4 với quy trình đơn giản sau đây:

Bước 1: Nhấn vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ của Excel. Tiếp theo, bạn nhấn vào “Breaks” rồi chọn “Insert Page Break”.

Bạn mở file Excel sau đó nhấn Page Layout, chọn “Breaks” rồi click vào “Insert Page Break”.

Bước 2: Lúc này, công cụ Breaks sẽ chia dữ liệu bảng tính Excel thành các trang vừa với khổ giấy A4. Bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước bản in rồi nhấn “Print” để hoàn tất cách in Excel vừa trang giấy A4.

Bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước bản in rồi click “Print” để in vừa trang A4.

Nếu muốn in từng vùng dữ liệu tùy ý, bạn tiến hành theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu cần in sau đó nhấn vào thẻ “File” trên thanh công cụ.

Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in rồi nhấn vào thẻ “File”.

Bước 2: Bạn nhấn “Print” sau đó chọn “Print Selection” (In những vùng được chọn) trong mục Settings.

Bạn bấm vào “Print” rồi chọn “Print Selection” để in vùng dữ liệu đã chọn.

Bạn có thể áp dụng cách in file Excel vừa khổ A4 với các thao tác đơn giản thông qua tính năng Print Areas, cụ thể:

Bước 1: Nhấn vào thẻ Page Layout rồi chọn “Print Area” sau đó click “Clear Print Area” để xóa vùng in mặc định.

Bạn chọn “Print Area” trong thẻ Page Layout rồi nhấn vào “Clear Print Area” để xóa vùng in mặc định.

Bước 2: Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in trên bảng tính Excel.

Bạn chọn vùng dữ liệu trên bảng tính Excel mà mình muốn in.

Bước 3: Bạn nhấn vào “Page Layout” sau đó chọn “Print Areas” sau đó click “Set Print Area”.

Bạn nhấn vào “Print Area” trong thẻ Page Layout rồi chọn “Set Print Area”.

Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn vào “File” rồi chọn “Print” hoặc dùng tổ hợp phím “Ctrl + P” để in tài liệu.

Bạn dùng tổ hợp phím “Ctrl + P” để hoàn tất cách in Excel vừa trang giấy A4.

Bạn hoàn toàn có thể in toàn bộ hoặc một phần dữ liệu trên Google Sheets vừa trang A4 theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vùng dữ liệu trên Google Sheets mà mình muốn in.

Bạn chọn vùng dữ liệu trên Google Sheets mà mình muốn in.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ File rồi chọn “Print” để mở cửa sổ in.

Bạn nhấn vào thẻ File rồi chọn “Print” để tiếp tục.

Bước 3: Tại mục “Print” phía bên phải giao diện, bạn chọn chế độ “Current sheet” (in toàn bộ file) hoặc “Selected cells” (in vùng dữ liệu).

Bạn chọn “Current sheet” để in toàn bộ file hoặc “Selected cells” nếu chỉ in một vùng dữ liệu.

Bước 4: Tại mục Paper size, bạn nhấn chọn khổ giấy A4.

Bạn chọn khổ giấy A4 trong mục Paper size để tiếp tục cách in file Excel.

Bước 5: Sau khi hoàn tất các thiết lập, bạn nhấn nút “Next” ở góc bên phải phía trên giao diện Google Sheets để hiển thị bản xem trước.

Bạn nhấn nút “Next” để xem trước giao diện in trang tính Google Sheets như thiết lập.

Bước 6: Nhấn “Print” để in tài liệu Google Sheets.

Bạn nhấn “Print” để in tài liệu Google Sheets trên khổ giấy A4.

Nếu muốn căn chỉnh dữ liệu trên bảng tính Excel trước khi in để vừa khổ giấy A4, bạn sử dụng tính năng tính năng Wide Margins theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở file Excel cần in rồi nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để mở cửa sổ Print. Tại mục Settings, bạn nhấn vào tùy chọn “Wide Margins”.

Bạn nhấn chọn “Wide Margins” trong mục Settings của cửa sổ Print.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể chọn thông số căn lề có sẵn hoặc nhấn vào “Custom Margins” để tùy chỉnh theo ý muốn.

Bạn chọn căn lề có sẵn hoặc nhấn vào “Custom Margins” để tùy chỉnh các thông số.

Bước 3: Nếu chọn Custom Margins, bạn điều chỉnh các thông số căn lề sau đó nhấn “OK”.

Bạn điều chỉnh các thông số trong cửa sổ Page Setup rồi nhấn “OK” để lưu.

Cửa sổ Print trên phần mềm Microsoft Excel cho phép người dùng điều chỉnh nhiều thông số để phục vụ cho việc in ấn. Để căn chỉnh trang in đẹp mắt và vừa khổ A4, bạn có thể sử dụng tính năng Wide Margins theo các bước sau:

Bước 1: Tại cửa sổ Print, bạn có thể chọn các thông số có sẵn như Normal, Wide, Narrow hoặc tùy ý điều chỉnh bằng cách nhấn vào Custom Margins.

Bạn chọn thiết lập có sẵn hoặc nhấn vào Custom Margins để tùy chỉnh các thông số căn lề.

Bước 2: Nếu chọn Custom Margins, màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Page Setup. Lúc này, bạn chọn thẻ “Margins” để điều chỉnh các thông số căn lề theo ý muốn, bao gồm: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề trái), Header (tiêu đề trên) và Footer (tiêu đề dưới). Sau đó, bạn nhấn “OK” để lưu các thông số đã cài đặt.

Bạn tùy chỉnh các thông số căn lề bao gồm Top, Bottom, Left, Right, Header và Footer rồi nhấn “OK” để lưu.

Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn nút “Print” để in tài liệu Excel.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng thông qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tùy ý điều chỉnh các thông số căn lề Excel hoặc Google Sheets để dữ liệu hiển thị trọn vẹn trên khổ giấy A4 đã chọn.