Tổng hợp 15 Hàm trong Google Sheets cơ bản, thường gặp

Google Sheets là công cụ quen thuộc trong học tập và công việc, đặc biệt khi xử lý dữ liệu số. Để sử dụng hiệu quả, việc nắm rõ các hàm cơ bản là rất cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 15 hàm Google Sheets thông dụng, kèm ví dụ dễ hiểu giúp bạn áp dụng nhanh vào thực tế.

Tổng hợp các hàm cơ bản trong Google Sheets

Trong Google Sheets, SUM là hàm cơ bản dùng để cộng tổng các giá trị số trong một vùng ô nhất định. Trong khi đó, SUMIF cho phép tính tổng theo điều kiện, nghĩa là chỉ những giá trị thỏa mãn tiêu chí đã đặt mới được đưa vào phép tính. Nhờ hai hàm này, việc theo dõi chi tiêu, lập báo cáo hay phân tích dữ liệu trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Cú pháp:

• =SUM(range)
• =SUMIF(range; criteria; sum_range)

Giải thích các tham số:

• range: Vùng ô chứa dữ liệu dùng để kiểm tra điều kiện
• criteria: Điều kiện cần thỏa mãn (có thể là số, biểu thức so sánh hoặc văn bản)
• sum_range: Vùng ô chứa các giá trị sẽ được cộng nếu điều kiện đúng

Ví dụ:

=SUMIF(A2:A8; "<=50"; D2:D8)

→ Hàm sẽ tính tổng các giá trị trong cột D tương ứng với những hàng mà giá trị ở cột A nhỏ hơn hoặc bằng 50.

Tính tổng dữ liệu và tổng theo điều kiện

Hàm AVERAGE trong Google Sheets dùng để tính giá trị trung bình cộng của một tập hợp các số. Hàm này thường được áp dụng khi cần đánh giá mức độ chung của dữ liệu, chẳng hạn như tính điểm trung bình, doanh số trung bình hoặc kết quả trung bình trong một khoảng thời gian nhất định.

Cú pháp:

=AVERAGE(range)

Giải thích tham số:

• range: Vùng ô chứa các giá trị số cần tính trung bình

Ví dụ:

=AVERAGE(B2:B8)

→ Hàm sẽ trả về giá trị trung bình của các số nằm trong vùng ô từ B2 đến B8.

Tính giá trị trung bình cho một vùng dữ liệu

IF là hàm dùng để so sánh một điều kiện và trả về kết quả tương ứng tùy theo điều kiện đó đúng hay sai. Hàm này giúp bảng tính trở nên linh hoạt hơn, thường được áp dụng để đánh giá kết quả, xếp loại, hoặc tự động đưa ra nhận xét trong báo cáo.

Cú pháp:

=IF(logical_test; value_if_true; value_if_false)

Giải thích tham số:

• logical_test: Điều kiện cần kiểm tra (ví dụ: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng…)
• value_if_true: Giá trị trả về khi điều kiện đúng
• value_if_false: Giá trị trả về khi điều kiện sai

Ví dụ:

=IF(B2>=5; "Đạt"; "Không đạt")

→ Nếu điểm ở ô B2 từ 5 trở lên, hàm trả về “Đạt”, ngược lại sẽ là “Không đạt”.

Hàm kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng

Khi làm việc với Google Sheets, trong một số trường hợp công thức có thể phát sinh lỗi như chia cho 0 hoặc không tìm thấy dữ liệu phù hợp. IFERROR được dùng để bắt lỗi công thức và thay thế lỗi đó bằng một giá trị hoặc thông báo do người dùng chỉ định. Nhờ vậy, bảng tính trở nên gọn gàng và dễ đọc hơn khi chia sẻ cho người khác.

Cú pháp:

=IFERROR(value; value_if_error)

Giải thích tham số:

• value: Công thức hoặc biểu thức cần kiểm tra lỗi
• value_if_error: Giá trị sẽ hiển thị nếu công thức xảy ra lỗi

Ví dụ:

=IFERROR(C2/D2; "Không thể tính")

→ Nếu phép chia tại ô C2/D2 xảy ra lỗi, hàm sẽ hiển thị “Không thể tính” thay vì mã lỗi mặc định của hệ thống.

Xử lý lỗi công thức và hiển thị nội dung thay thế

Hàm COUNT được sử dụng để đếm số ô chứa giá trị số trong một vùng dữ liệu xác định. Trong khi đó, COUNTIF cho phép đếm các ô dựa trên điều kiện cụ thể do người dùng đặt ra. Hai hàm này thường xuất hiện trong các bài toán thống kê nhanh như đếm số bản ghi hợp lệ, số trường hợp đạt yêu cầu hoặc tổng hợp kết quả khảo sát.

Cú pháp:

• =COUNT(range)
• =COUNTIF(range; criteria)

Giải thích tham số:

• range: Vùng ô cần đếm dữ liệu
• criteria: Điều kiện dùng để lọc các ô được tính (có thể là số, phép so sánh hoặc văn bản)

Ví dụ:

=COUNTIF(B2:B8; ">=8")

→ Hàm sẽ đếm số ô trong cột B có giá trị lớn hơn hoặc bằng 8.

Đếm số ô có dữ liệu và lọc theo điều kiện đặt trước

VLOOKUP và HLOOKUP là các hàm dùng để tra cứu và lấy dữ liệu từ bảng tham chiếu.

• VLOOKUP tra cứu theo cột dọc (từ trên xuống).
• HLOOKUP tra cứu theo hàng ngang (từ trái sang phải).

Hai hàm này thường được sử dụng khi cần tìm thông tin liên quan như tên sản phẩm, mức lương, phòng ban hoặc giá bán dựa trên một mã xác định.

Cú pháp VLOOKUP:

=VLOOKUP(search_key; range; index; [is_sorted])

Giải thích tham số:

• search_key: Giá trị cần tìm (mã, tên, ký hiệu…)
• range: Bảng dữ liệu chứa giá trị tra cứu
• index: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu (tính từ cột đầu tiên của bảng)
• is_sorted:
  • FALSE: Tìm chính xác (khuyến nghị dùng)
  • TRUE hoặc bỏ trống: Tìm gần đúng

Ví dụ:

=VLOOKUP("MH02"; A2:C6; 3; FALSE)

→ Hàm sẽ tìm mã MH02 trong cột đầu tiên của bảng và trả về giá bán tương ứng ở cột thứ 3.

Tra cứu và lấy thông tin trong bảng dữ liệu

Hàm ARRAYFORMULA cho phép áp dụng một công thức duy nhất cho nhiều ô cùng lúc. Thay vì phải nhập hoặc kéo công thức cho từng dòng, hàm này sẽ tự động xử lý toàn bộ vùng dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng lớn và cần đảm bảo tính nhất quán của công thức.

Cú pháp:

=ARRAYFORMULA(formula_range)

Giải thích tham số:

• formula_range: Công thức hoặc biểu thức được áp dụng cho một dãy ô (thường là cả cột hoặc nhiều hàng)

Ví dụ:

=ARRAYFORMULA(B2:B8*1,1)

→ Hàm sẽ tăng 10% toàn bộ các giá trị trong cột B.

Áp dụng một công thức cho toàn bộ cột dữ liệu

Trong Google Sheets, LEN được sử dụng để xác định số lượng ký tự có trong một ô, bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng. Hàm này đặc biệt hữu ích khi cần kiểm soát độ dài của dữ liệu như mã sản phẩm, số điện thoại hoặc nội dung văn bản.

Cú pháp:

=LEN(text)

Giải thích tham số:

• text: Chuỗi ký tự hoặc ô chứa văn bản cần đếm độ dài

Ví dụ:

=LEN(A2)

→ Hàm sẽ trả về tổng số ký tự trong nội dung của ô A2.

Xác định độ dài chuỗi ký tự trong ô

SPLIT được dùng để chia một chuỗi văn bản thành nhiều phần dựa trên ký tự phân tách do người dùng chỉ định. Hàm này rất hữu ích khi xử lý dữ liệu nhập từ file, hệ thống hoặc biểu mẫu, nơi thông tin thường được gộp chung trong một ô theo định dạng cố định.

Cú pháp:

=SPLIT(text; delimiter)

Giải thích tham số:

• text: Chuỗi văn bản hoặc ô chứa dữ liệu cần tách
• delimiter: Ký tự dùng để phân tách chuỗi (ví dụ: dấu phẩy, dấu gạch ngang, dấu chấm…)

Ví dụ:

=SPLIT(A2; "-")

→ Hàm sẽ tách nội dung trong ô A2 thành nhiều cột dựa trên dấu gạch ngang (-).

Chia nội dung văn bản thành nhiều phần riêng biệt

Hai hàm CONCATENATE và TEXTJOIN được dùng để kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một nội dung duy nhất. Chúng thường xuất hiện trong các tình huống cần gộp dữ liệu như họ tên, mã định danh, hoặc thông tin liên hệ được lưu ở nhiều cột khác nhau.

CONCATENATE thực hiện nối chuỗi theo thứ tự cố định, trong khi TEXTJOIN cho phép chèn ký tự phân cách và tùy chọn bỏ qua các ô trống, giúp xử lý dữ liệu linh hoạt hơn.

Cú pháp:

• =CONCATENATE(text1; text2; …)
• =TEXTJOIN(delimiter; ignore_empty; text1; text2; …)

Giải thích tham số:

• text1, text2, …: Văn bản hoặc ô chứa dữ liệu cần nối
• delimiter: Ký tự dùng để ngăn cách các chuỗi
• ignore_empty: Quyết định có bỏ qua ô trống hay không (TRUE / FALSE)

Ví dụ:

=TEXTJOIN(" "; TRUE; A2; B2)

→ Công thức ghép họ và tên từ hai ô A2 và B2, giữa các phần có dấu cách.

Kết hợp nhiều chuỗi văn bản thành một giá trị

Hai hàm SEARCH và FIND được sử dụng để xác định vị trí xuất hiện của một chuỗi ký tự bên trong một đoạn văn bản. Trong đó, SEARCH không phân biệt chữ hoa – chữ thường, còn FIND yêu cầu trùng khớp chính xác ký tự. Nhờ đặc điểm này, SEARCH thường được ưu tiên dùng khi kiểm tra dữ liệu đầu vào hoặc xử lý văn bản linh hoạt.

Cú pháp:

• =SEARCH(find_text; within_text; [start_num])
• =FIND(find_text; within_text; [start_num])

Giải thích tham số:

• find_text: Chuỗi ký tự cần tìm
• within_text: Văn bản chứa nội dung cần tra cứu
• start_num (không bắt buộc): Vị trí bắt đầu tìm kiếm trong chuỗi. Nếu bỏ trống, hàm sẽ tìm từ ký tự đầu tiên

Ví dụ:

=SEARCH("vn"; "hoc-tin-hoc-vn")

→ Hàm trả về vị trí bắt đầu của chuỗi “vn” trong đoạn văn bản, kể cả khi thay đổi chữ hoa hay chữ thường.

Xác định vị trí xuất hiện của ký tự trong chuỗi

Hàm SORT dùng để sắp xếp dữ liệu trong bảng theo một tiêu chí xác định, có thể là tăng dần hoặc giảm dần. Việc sắp xếp tự động bằng công thức giúp dữ liệu luôn cập nhật đúng thứ tự mà không cần thao tác kéo thả thủ công, rất phù hợp khi phân tích danh sách hoặc báo cáo.

Cú pháp:

=SORT(range; sort_column; is_ascending)

Giải thích tham số:

• range: Vùng dữ liệu cần sắp xếp
• sort_column: Số thứ tự của cột dùng để sắp xếp (tính từ cột đầu tiên của range)
• is_ascending:
  • TRUE: Sắp xếp tăng dần
  • FALSE: Sắp xếp giảm dần

Ví dụ:

=SORT(A2:C8; 3; FALSE)

→ Hàm sẽ sắp xếp bảng dữ liệu theo cột thứ 3 (Doanh thu) theo thứ tự giảm dần.

Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mong muốn với hàm SORT

Hàm UNIQUE được sử dụng để trích xuất các giá trị không bị lặp lại từ một vùng dữ liệu xác định. Công cụ này rất hữu ích khi cần tổng hợp danh sách rút gọn, chẳng hạn như lấy danh sách khách hàng, sản phẩm hoặc danh mục chỉ xuất hiện một lần trong bảng.

Cú pháp:

=UNIQUE(range)

Giải thích tham số:

• range: Vùng dữ liệu cần lọc giá trị duy nhất

Ví dụ:

=UNIQUE(A2:A10)

→ Hàm sẽ tạo ra danh sách các giá trị không trùng nhau từ cột A.

Lấy danh sách giá trị không bị trùng lặp

Hàm IMPORTRANGE cho phép kết nối và lấy dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác thông qua đường dẫn URL. Sau khi cấp quyền truy cập lần đầu, dữ liệu được nhập sẽ tự động cập nhật mỗi khi file nguồn thay đổi, giúp việc tổng hợp và đồng bộ dữ liệu trở nên nhanh chóng mà không cần sao chép thủ công.

Cú pháp:

=IMPORTRANGE(spreadsheet_url; range_string)

Giải thích tham số:

• spreadsheet_url: Đường dẫn của bảng tính nguồn cần lấy dữ liệu
• range_string: Tên sheet và phạm vi ô cần nhập (ví dụ: Sheet1!A1:C10)

Ví dụ:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123"; "Sheet1!A1:B10")

→ Công thức dùng để nhập dữ liệu từ bảng tính khác thông qua đường dẫn URL, lấy nội dung trong vùng A1:B10 của sheet Sheet1 và hiển thị trực tiếp vào bảng tính hiện tại sau khi được cấp quyền truy cập.

Hàm giúp kết nối và đồng bộ dữ liệu từ bảng tính khác

Hai hàm TODAY và NOW được dùng để lấy thời gian hiện tại của hệ thống và tự động cập nhật mỗi khi bảng tính được mở hoặc làm mới.

Cú pháp:

• =TODAY()
• =NOW()

Giải thích:

• TODAY(): Trả về ngày hiện tại (không bao gồm giờ)
• NOW(): Trả về ngày và giờ hiện tại

Ví dụ:

=NOW()

→ Hàm hiển thị thời điểm hiện tại, bao gồm ngày, tháng, năm và giờ, dùng để ghi nhận thời gian cập nhật dữ liệu.

Hàm tự động hiển thị ngày và giờ hiện tại

Trong bối cảnh công việc ngày càng số hóa, Google Sheets trở thành một công cụ quen thuộc đối với nhiều đối tượng như nhân viên văn phòng, sinh viên hay người làm phân tích dữ liệu. Việc sử dụng thành thạo các hàm không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý bảng tính mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc với số liệu.

Khi hiểu và áp dụng đúng các hàm trong Google Sheets, bạn có thể thực hiện nhanh chóng những tác vụ như tính toán tự động, tổng hợp thông tin hay loại bỏ dữ liệu trùng lặp để phục vụ cho việc phân tích và lập báo cáo.

• Kết hợp nhiều hàm trong cùng một công thức để xử lý dữ liệu phức tạp mà không cần tạo quá nhiều cột trung gian.
• Tận dụng tính năng gợi ý công thức và phím tắt nhằm nhập liệu nhanh hơn và hạn chế lỗi cú pháp.
• Áp dụng các mẫu bảng (template) có sẵn cho những báo cáo lặp lại để tiết kiệm thời gian thiết lập.
• Xây dựng công thức tùy chỉnh cho các nhu cầu sử dụng thường xuyên, giúp thao tác nhất quán và chính xác hơn.
• Kiểm tra và xử lý lỗi bằng các hàm hỗ trợ để đảm bảo bảng tính luôn rõ ràng, dễ theo dõi.
• Tổ chức dữ liệu khoa học ngay từ đầu để việc áp dụng hàm trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Các hàm trong Google Sheets đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý và phân tích dữ liệu. Sử dụng đúng công thức giúp bảng tính rõ ràng hơn, giảm thao tác thủ công và hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm máy tính bảng chính hãng phục vụ học tập, làm việc hay giải trí, hãy ghé ngay Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn. Tại đây cung cấp đa dạng mẫu mã, giá cả cạnh tranh, nhiều ưu đãi hấp dẫn cùng chính sách bảo hành uy tín, giúp bạn dễ dàng chọn được sản phẩm phù hợp nhu cầu.