Cách sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets chi tiết, hiệu quả

Trong các bảng tính lớn, việc lấy ra đúng nhóm dữ liệu cần phân tích là bước rất quan trọng. Hàm FILTER trong Google Sheets cho phép bạn lọc dữ liệu theo điều kiện và tạo ra bảng kết quả tự động. Phần hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn áp dụng và kết hợp hàm FILTER đơn giản và hiệu quả.

Cách sử dụng hàm FILTER trong Google Sheets

Hàm FILTER trong Google Sheets là công cụ dùng để lấy ra những dòng dữ liệu thỏa mãn các điều kiện mà bạn đặt ra trong một vùng dữ liệu lớn. Nhờ đó, bạn có thể tạo ra một bảng kết quả mới mà không cần sao chép hay áp dụng bộ lọc thủ công.

Một ưu điểm quan trọng của FILTER là kết quả luôn được cập nhật tự động khi dữ liệu nguồn thay đổi. Khi có thêm, bớt hoặc chỉnh sửa thông tin, danh sách đã lọc cũng thay đổi tương ứng, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

Cú pháp:

=FILTER(vùng_dữ_liệu, điều_kiện_1, [điều_kiện_2, …])

Ý nghĩa tham số:

• vùng_dữ_liệu: Là phạm vi bạn muốn lấy dữ liệu sau khi lọc. Phạm vi này có thể là một cột, nhiều cột hoặc toàn bộ bảng.
• điều_kiện_1: Là điều kiện đầu tiên dùng để kiểm tra từng dòng trong vùng dữ liệu. Điều kiện này phải trả về giá trị TRUE hoặc FALSE.
• [điều_kiện_2, …]: Là các điều kiện bổ sung nếu bạn cần lọc theo nhiều tiêu chí cùng lúc. Khi có nhiều điều kiện, FILTER chỉ giữ lại những dòng thỏa mãn đồng thời tất cả các điều kiện.

Lưu ý:

• Mỗi điều kiện phải có số dòng tương ứng với số dòng của vùng dữ liệu. Nếu vùng là A2:C100 thì điều kiện cũng phải có 99 hàng, chẳng hạn A2:A100.
• FILTER trả về một mảng kết quả mới. Nếu không có dòng nào đáp ứng điều kiện, hàm sẽ báo lỗi #N/A. Bạn có thể dùng IFERROR hoặc IFNA để xử lý trường hợp này.
• Hàm FILTER chỉ tạo một bảng kết quả động, không làm thay đổi hay xóa dữ liệu trong vùng gốc.

Hàm FILTER không chỉ dùng để lọc theo một tiêu chí đơn lẻ mà còn cho phép kết hợp nhiều điều kiện trong cùng một công thức. Nhờ đó, bạn có thể thu hẹp kết quả theo đúng các tiêu chí mong muốn.

Ví dụ: Từ bảng dữ liệu gồm các cột: Tên, Giới tính, Năm sinh, Quê quán, Điểm thi, bạn muốn lọc danh sách những học viên:

• Có Giới tính = "Nam".

Công thức sử dụng:

=FILTER(A2:E9; B2:B9="Nam")

Trong đó:

• A2:E9 là vùng dữ liệu cần lọc.
• B2:B9="Nam" là điều kiện lọc theo cột Giới tính.

Sau khi nhập công thức, bảng kết quả sẽ chỉ hiển thị những dòng thỏa mãn điều kiện đã đặt ra.

Lọc dữ liệu với nhiều điều kiện trong hàm FILTER

Trong một số trường hợp, bạn cần lọc dữ liệu dựa trên đồng thời nhiều cột thay vì chỉ một cột duy nhất. Hàm FILTER cho phép bạn đặt nhiều điều kiện tương ứng với từng cột để chỉ giữ lại những dòng thỏa mãn tất cả các tiêu chí.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu gồm hai cột Cột A và Cột B. Bạn muốn lọc ra những dòng mà:

• Giá trị ở Cột A > 60.
• Và đồng thời Cột B > 50.

Công thức sử dụng:

=FILTER(A2:B16; A2:A16>60; B2:B16>50)

Trong đó:

• A2:B16 là vùng dữ liệu cần lọc.
• A2:A16>60 là điều kiện áp dụng cho Cột A.
• B2:B16>50 là điều kiện áp dụng cho Cột B.

Kết quả trả về sẽ chỉ bao gồm những dòng thỏa mãn cả hai điều kiện cùng lúc.

Lọc dữ liệu theo nhiều cột trong bảng tính

Trong một số trường hợp, bạn cần lọc dữ liệu theo nhiều bước liên tiếp, trong đó điều kiện sau chỉ áp dụng trên kết quả đã được lọc ở bước trước. Khi đó, bạn có thể lồng nhiều hàm FILTER vào nhau.

Cấu trúc tổng quát:

=FILTER(FILTER(vùng_dữ_liệu; điều_kiện_1); điều_kiện_2)

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu gồm các cột: Tên sản phẩm, Loại hàng, Doanh thu. Bạn muốn:

• Bước 1: Lọc ra các sản phẩm thuộc Loại = "Điện tử".
• Bước 2: Từ danh sách đó, tiếp tục lọc các sản phẩm có Doanh thu > 50.000.000.

Công thức sử dụng:

=FILTER(FILTER(A2:C11; B2:B11="Điện tử"); FILTER(C2:C11; B2:B11="Điện tử")>50000000)

Trong đó:

• FILTER(A2:C11; B2:B11="Điện tử") là bước lọc thứ nhất, dùng để lấy các dòng có Loại hàng = "Điện tử".
• Kết quả của bước này được dùng làm vùng dữ liệu đầu vào cho bước lọc thứ hai, tiếp tục lọc theo điều kiện Doanh thu > 50.000.000.

Kết quả cuối cùng chỉ hiển thị những sản phẩm vừa thuộc nhóm Điện tử, vừa có doanh thu lớn hơn 50.000.000.

Kết quả khi lồng hai hàm FILTER liên tiếp

Thay vì nhập trực tiếp một giá trị cố định trong điều kiện lọc, bạn có thể dùng một ô khác làm ngưỡng điều kiện. Cách này giúp bạn dễ dàng thay đổi giá trị lọc chỉ bằng cách sửa nội dung trong ô tham chiếu, mà không cần chỉnh lại công thức.

Ví dụ: Giả sử bạn có một cột điểm số và một ô dùng làm ngưỡng lọc. Bạn muốn chỉ hiển thị những giá trị lớn hơn giá trị trong ô B1.

Sử dụng ô điều kiện trong công thức FILTER

Hàm SORT dùng để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần dựa trên một hoặc nhiều cột. Khi kết hợp với hàm FILTER, bạn có thể vừa lọc dữ liệu theo điều kiện, vừa sắp xếp kết quả theo thứ tự mong muốn trong cùng một công thức.

Cú pháp tổng quát:

=SORT(FILTER(vùng_dữ_liệu; điều_kiện); cột_sắp_xếp; tăng_dần)

Trong đó:

• FILTER(vùng_dữ_liệu; điều_kiện) là vùng dữ liệu đã được lọc theo điều kiện.
• cột_sắp_xếp là chỉ số cột dùng để sắp xếp trong vùng kết quả.
• tăng_dần nhận giá trị TRUE để sắp xếp tăng dần, hoặc FALSE để sắp xếp giảm dần.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu gồm các cột Sản phẩm, Nhà cung cấp, Số lượng. Bạn muốn:

• Lọc danh sách sản phẩm theo Nhà cung cấp được nhập trong ô F1.
• Đồng thời sắp xếp danh sách sản phẩm này theo thứ tự giảm dần.

Công thức sử dụng:

=SORT(FILTER(A2:A11; B2:B11=F1); 1; FALSE)

Trong đó:

• FILTER(A2:A11; B2:B11=F1) dùng để lọc cột Sản phẩm theo Nhà cung cấp.
• 1 là chỉ số cột cần sắp xếp trong vùng kết quả.
• FALSE cho biết dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Sau khi nhập công thức, danh sách sản phẩm thỏa mãn điều kiện sẽ được hiển thị và tự động sắp xếp theo đúng thứ tự đã chọn.

Danh sách kết quả sau khi sắp xếp bằng SORT

Trong nhiều trường hợp, bạn không chỉ cần lọc dữ liệu mà còn muốn đếm số dòng thỏa mãn điều kiện. Khi đó, bạn có thể kết hợp hàm FILTER với hàm COUNT để thực hiện việc đếm tự động.

Ví dụ: Bạn có bảng dữ liệu gồm các cột Date, Value, Product. Bạn muốn trả lời câu hỏi: Có bao nhiêu ngày thuộc tháng 5 trong danh sách này?

Quan sát bảng, điều kiện cần lọc là: Tháng của cột Date phải bằng 5.

Đếm các ô thuộc tháng 5 trong bảng dữ liệu

Công thức sử dụng:

=COUNT(FILTER(B2:B7; MONTH(A2:A7)=5))

Trong đó:

• FILTER(B2:B7; MONTH(A2:A7)=5) → Lọc các giá trị ở cột Value tương ứng với những dòng có tháng trong cột Date là tháng 5.
• COUNT(...) → Đếm số phần tử sau khi đã lọc.

Kết quả trả về là 4, tương ứng với 4 ngày trong bảng dữ liệu thuộc tháng 5.

Đếm số dòng thỏa điều kiện bằng COUNT và FILTER

Ngoài việc đếm số dòng, bạn cũng có thể kết hợp hàm FILTER với hàm SUM để tính tổng giá trị thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Ví dụ: Tính tổng giá trị của các ngày thuộc tháng 6 trong bảng dữ liệu.

Điều kiện cần áp dụng là: Tháng của cột Date phải bằng 6.

Công thức sử dụng:

=SUM(FILTER(B2:B7; MONTH(A2:A7)=6))

Trong đó:

• MONTH(A2:A7)=6 lọc những dòng có ngày thuộc tháng 6.
• FILTER(B2:B7; ...) lấy các giá trị tương ứng ở cột Value.
• SUM(...) tính tổng các giá trị sau khi đã lọc.

Với bảng dữ liệu năm 2026, các ngày thuộc tháng 6 có giá trị:

• 06/06/2026 → 700
• 01/06/2026 → 100

Tổng giá trị trả về là: 800

Tính tổng dữ liệu lọc được bằng SUM

Trong nhiều trường hợp, bạn cần lọc dữ liệu dựa trên một giá trị số được nhập từ bên ngoài, thay vì ghi cố định trong công thức. Khi đó, bạn có thể tham chiếu trực tiếp đến một ô chứa điều kiện số để việc lọc trở nên linh hoạt hơn.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng dữ liệu gồm các cột Date, Value, Product. Bạn nhập giá trị cần lọc vào ô E10, sau đó dùng hàm FILTER để lấy ra những dòng có Value đúng bằng giá trị này.

Công thức sử dụng:

=FILTER(A2:C7; B2:B7=E10)

Trong đó:

• A2:C7 là vùng dữ liệu cần lọc.
• B2:B7=E10 là điều kiện lọc theo cột Value, với giá trị được lấy từ ô E10.

Sau khi nhập công thức, bảng kết quả sẽ chỉ hiển thị những dòng có giá trị đúng bằng số đã nhập, giúp bạn nhanh chóng trích xuất dữ liệu theo điều kiện số một cách linh hoạt.

Kết quả lọc theo một giá trị số cụ thể

Tương tự như khi lọc theo số, bạn có thể nhập giá trị text cần lọc vào một ô riêng và tham chiếu đến ô này trong công thức để dễ thay đổi điều kiện.

Ví dụ: Vẫn sử dụng bảng dữ liệu gồm các cột Date, Value, Product ở ví dụ trước. Bạn nhập tên sản phẩm cần lọc vào ô E11, ví dụ: Dog

Sau đó, tại ô F11, nhập công thức:

=FILTER(A2:C7; C2:C7=E11)

Trong đó:

• A2:C7 là vùng dữ liệu cần lọc.
• C2:C7=E11 là điều kiện lọc theo cột Product, với giá trị text được lấy từ ô E11.

Kết quả trả về sẽ là những dòng có Product = "Dog", hiển thị đầy đủ Date, Value và Product tương ứng.

Danh sách dữ liệu sau khi lọc theo text

Bằng cách kết hợp FILTER với các hàm DAY, MONTH, YEAR, bạn có thể trích xuất nhanh những dòng dữ liệu theo mốc thời gian mong muốn.

Ví dụ: Lọc ra những dòng dữ liệu có Date đúng bằng 18/03/2026 trong bảng gồm các cột Date, Value, Product.

Công thức sử dụng:

=FILTER(A2:C7; A2:A7=DATE(2026;3;18))

Giải thích:

• A2:C7 là vùng dữ liệu cần lọc.
• A2:A7=DATE(2026;3;18) là điều kiện chỉ giữ lại những dòng có ngày đúng bằng 18/03/2026.

Kết quả trả về sẽ là dòng dữ liệu:

• Date: 18/03/2026
• Value: 450
• Product: Tiger

Kết quả lọc dữ liệu theo mốc thời gian

Khi sử dụng hàm FILTER, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh lỗi và đảm bảo kết quả lọc chính xác:

• Phạm vi điều kiện phải khớp kích thước với vùng dữ liệu: Nếu bạn lọc vùng A2:A100 thì các dải điều kiện đi kèm cũng phải có đúng 99 hàng tương ứng.
• Đảm bảo đủ ô trống để hiển thị kết quả: FILTER trả về một mảng dữ liệu. Nếu các ô bên dưới hoặc bên phải đã có dữ liệu, kết quả sẽ không hiển thị và phát sinh lỗi tràn #REF!.
• Chuẩn bị sẵn phương án xử lý khi không có kết quả: Khi không có dòng nào thỏa điều kiện, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Nên kết hợp thêm IFERROR hoặc IFNA để tránh hiển thị lỗi.
• Chú ý sử dụng tham chiếu tuyệt đối khi cần cố định vùng lọc: Nếu sao chép công thức sang vị trí khác, bạn nên khóa phạm vi bằng ký hiệu $ để tránh lệch vùng dữ liệu.
• So sánh text mặc định không phân biệt hoa – thường: Khi cần phân biệt chữ hoa và chữ thường, nên kết hợp thêm các hàm như EXACT hoặc REGEXMATCH.
• Đặt dấu ngoặc rõ ràng khi dùng nhiều điều kiện OR: Với các điều kiện kết hợp bằng toán tử +, mỗi điều kiện nên được đặt trong ngoặc đơn để đảm bảo logic đúng.
• Cân nhắc hiệu suất khi làm việc với bảng dữ liệu lớn: Với bảng có nhiều nghìn dòng và nhiều công thức FILTER phức tạp, nên xem xét sử dụng hàm QUERY để tối ưu tốc độ xử lý.

Lỗi #N/A xảy ra khi hàm FILTER không tìm được dòng dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện lọc. Nguyên nhân thường do điều kiện không khớp với dữ liệu, sai chính tả khi so sánh text hoặc giá trị số, ngày tháng không tồn tại trong bảng. Để xử lý, bạn nên kiểm tra lại điều kiện hoặc kết hợp thêm IFERROR hay IFNA để thay thế lỗi bằng thông báo phù hợp.

Lỗi #N/A khi không có dữ liệu thỏa điều kiện FILTER

Lỗi #VALUE! thường xuất hiện khi phạm vi dữ liệu và phạm vi điều kiện trong hàm FILTER không cùng kích thước. Ví dụ, bạn lọc vùng A2:A10 nhưng điều kiện lại dùng B2:B9, khiến số hàng không khớp. Ngoài ra, lỗi này cũng có thể xảy ra khi dùng sai kiểu dữ liệu trong điều kiện. Để khắc phục, bạn cần kiểm tra lại các dải ô trong công thức và đảm bảo chúng có cùng số dòng tương ứng.

Lỗi #REF! xảy ra khi kết quả của hàm FILTER không có đủ ô trống để hiển thị hoặc khi công thức tham chiếu đến một vùng ô không hợp lệ. Trường hợp phổ biến là các ô bên dưới hoặc bên phải ô nhập công thức đã có dữ liệu, khiến kết quả không thể “tràn” ra. Để khắc phục, bạn cần xóa bớt dữ liệu cản trở hoặc chọn vị trí khác đủ khoảng trống để hiển thị toàn bộ mảng kết quả.

FILTER giúp bạn rút gọn việc lọc dữ liệu từ thao tác thủ công sang xử lý tự động bằng công thức. Khi hiểu rõ cách dùng, cách kết hợp và cách xử lý lỗi, bạn có thể kiểm soát dữ liệu tốt hơn và giảm đáng kể thời gian xử lý bảng tính trong Google Sheets.

Khi cần một thiết bị gọn nhẹ để xem tài liệu, chỉnh sửa bảng tính và làm việc linh hoạt, bạn có thể tham khảo các mẫu máy tính bảng đa dạng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn đang được phân phối chính hãng với nhiều mức cấu hình và giá lựa chọn.