Cách dùng hàm SUMIF trong Google Sheets chi tiết, hiệu quả

Trong Google Sheets, hàm SUMIF là một công cụ đa dụng và mạnh mẽ giúp bạn tính toán tổng của dữ liệu,dựa trên điều kiện cụ thể. Hàm SUMIF có thể thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách dùng hàm SUMIF cụ thể trong từng trường hợp.

Cách dùng hàm SUMIF trong google sheet hiệu quả

Trong Google Sheets, hàm SUMIF là công cụ dùng để tính tổng dữ liệu có điều kiện. Có thể xem đây là sự kết hợp logic giữa hàm SUM (cộng giá trị) và IF (lọc theo tiêu chí). Hàm SUMIF đặc biệt phù hợp khi cần tổng hợp dữ liệu theo tiêu chí cụ thể, ví dụ như tổng doanh thu từng mặt hàng, tổng chi phí theo nhóm hoặc tổng số lượng theo danh mục nhất định.

Cú pháp chuẩn của hàm SUMIF như sau:

=SUMIF(range; criterion; sum_range)

Trong đó:

• range: Vùng dữ liệu dùng để kiểm tra điều kiện.
• criterion: Điều kiện dùng để lọc các ô cần tính toán.
• sum_range: Phạm vi chứa các giá trị cần cộng. Nếu bỏ trống, Google Sheets sẽ cộng trực tiếp các ô trong range.

Với cấu trúc này, người dùng có thể dễ dàng áp dụng hàm SUMIF vào nhiều loại bảng tính khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.

Ở mức độ cơ bản, hàm SUMIF thường được sử dụng với điều kiện dạng văn bản. Trước tiên, cần đảm bảo dữ liệu được trình bày rõ ràng theo từng cột. Tại ô hiển thị kết quả, nhập công thức theo cấu trúc SUMIF phù hợp. Ví dụ: Để tính tổng số lượng sản phẩm “Táo”, bạn có thể sử dụng công thức:

=SUMIF(B5:D6; "Táo"; B6:D6)

Sử dụng SUMIF để tính tổng mặt hàng cụ thể

Ngoài điều kiện văn bản, SUMIF cũng có thể áp dụng với điều kiện số. Trong trường hợp này, range và sum_range thường trùng nhau. Ví dụ: Để cộng các giá trị có mức bán lớn hơn hoặc bằng 100 trong tháng 10, bạn dùng:

=SUMIF(B5:D6; ">=100"; B6:D6)

Sử dụng SUMIF với điều kiện số

Khi kết hợp SUMIF và INDEX, bạn có thể thay đổi linh hoạt vùng dữ liệu cần tính tổng.

Công thức:
=SUMIF(range; criterion; INDEX(array; row_num; [column_num]))

Trong đó:

• array: Mảng dữ liệu nguồn.
• row_num / column_num: Xác định hàng hoặc cột cần lấy dữ liệu từ mảng.

Ví dụ: Để tính tổng doanh thu của sản phẩm Cam trong Tháng 2, bạn có thể sử dụng:

=sumif(B5:D5; "Cam"; INDEX(B6:D9; 2))

Cách kết hợp này đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng dữ liệu nhiều cột theo từng thời kỳ.

Sử dụng SUMIF cùng hàm INDEX

VLOOKUP hỗ trợ tìm kiếm dữ liệu, trong khi SUMIF đảm nhiệm việc cộng tổng dựa trên kết quả tìm được.

Công thức:
=SUMIF(range; VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup]); sum_range)

Ví dụ: Để tính tổng chi tiêu của người dùng có biệt danh “Gấu”, bạn có thể áp dụng:
=SUMIF(D4:D9; VLOOKUP(E13; B13:C16; 2; FALSE); C4:C9)

Sự kết hợp này giúp xây dựng các báo cáo tổng hợp chính xác từ nhiều bảng dữ liệu liên quan.

Sử dụng SUMIF cùng hàm VLOOKUP

Hàm TODAY trả về ngày hiện tại, cho phép SUMIF tính toán dữ liệu theo thời gian thực.

Công thức:
=SUMIF(range; TODAY(); sum_range)

Ví dụ: Để tính tổng chi tiêu trong ngày hôm nay, bạn dùng:
=SUMIF(E4:E9;TODAY();C4:C9)

Cách làm này rất phù hợp với các bảng theo dõi chi phí, doanh thu hoặc hoạt động phát sinh hàng ngày.

Sử dụng SUMIF cùng hàm TODAY

SUMIF cũng có thể kết hợp với LEFT hoặc RIGHT để tính tổng dựa trên một phần chuỗi ký tự, chẳng hạn như mã sản phẩm hoặc tên thương hiệu.

SUMIF + LEFT:
=SUMIF(range; LEFT(text; num_chars)&"*"; sum_range)

Ví dụ: Cộng tổng giá trị các sản phẩm thuộc nhóm sữa dựa vào ký tự đầu mã hàng.
=SUMIF(B2:B6;left(F7;2)&'*';D2:D6)

Sử dụng SUMIF cùng hàm LEFT

SUMIF + RIGHT:
=SUMIF(range; "*"&RIGHT(text; num_chars); sum_range)

Ví dụ: Tính tổng giá trị các sản phẩm có cùng hậu tố thương hiệu như “iPhone”.

Sử dụng SUMIF để tính tổng cùng hàm RIGHT

Nhờ các cách kết hợp này, bạn có thể xử lý hiệu quả các bảng dữ liệu được mã hóa bằng cả chữ và số, nâng cao khả năng phân tích và tổng hợp thông tin trong Google Sheets.

SUMIF là một hàm mạnh, nhưng để khai thác hiệu quả và hạn chế lỗi phát sinh, bạn cần ghi nhớ một số nguyên tắc sau:

• Khi cần áp dụng nhiều điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIFS thay vì SUMIF.
• Khi kết hợp toán tử so sánh (>=, <=, <>) với ô tham chiếu hoặc hàm khác, cần nối chuỗi bằng ký tự &.
• Hàm SUMIF không phân biệt chữ hoa và chữ thường, do đó cách viết tên hàm không ảnh hưởng đến kết quả.
• Khi sao chép công thức sang các ô khác, nên sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) để cố định phạm vi dữ liệu.

Trong quá trình làm việc với hàm SUMIF, người dùng thường gặp một số lỗi như #N/A, #VALUE! hoặc trường hợp công thức trả về kết quả bằng 0. Nguyên nhân chủ yếu đến từ sai cú pháp, dữ liệu không đồng nhất hoặc phạm vi tham chiếu chưa chính xác. Dưới đây là phân tích chi tiết từng lỗi thường gặp và cách xử lý.

Lỗi #N/A thường xuất hiện khi công thức SUMIF được nhập sai cú pháp hoặc định dạng dữ liệu không phù hợp với điều kiện lọc. Để khắc phục, cần rà soát lại cấu trúc hàm và đảm bảo số lượng đối số chính xác.

Ví dụ: Nếu bạn muốn tính tổng giá trị hàng hóa có điều kiện nhất định nhưng lại nhập công thức sai do thừa dấu phân cách, công thức sẽ không hoạt động. Chỉ cần loại bỏ ký tự dư thừa và giữ đúng cấu trúc chuẩn của hàm, lỗi sẽ được khắc phục ngay.

Ngoài ra, cần kiểm tra xem dữ liệu trong vùng range có thực sự khớp với criterion hay không. Trong trường hợp công thức đã đúng, có thể làm mới lại bằng cách nhấn F9 để cập nhật kết quả.

Gặp lỗi #N/A khi sử dụng hàm SUMIF

Lỗi #VALUE! xảy ra khi hàm SUMIF tham chiếu đến một phạm vi dữ liệu trong tệp Google Sheets chưa được mở hoặc không còn khả dụng. Điều này thường xảy ra khi dữ liệu được liên kết từ một sổ làm việc khác.

Cách xử lý là đảm bảo tất cả các bảng tính liên quan đều đang mở và không bị ngắt kết nối. Sau đó, nhấn F9 để cập nhật lại công thức và kiểm tra kết quả.

Trường hợp SUMIF cho kết quả bằng 0 thường do kiểu dữ liệu không đồng nhất giữa phạm vi kiểm tra và điều kiện lọc. Ví dụ: Dữ liệu là số nhưng điều kiện lại được nhập dưới dạng văn bản, hoặc ngược lại.

Để khắc phục, hãy kiểm tra và đồng bộ kiểu dữ liệu giữa range và criterion. Đồng thời, đảm bảo điều kiện lọc phản ánh đúng giá trị thực tế trong bảng dữ liệu.

Để tính tổng các ô mà cột điều kiện không trống, sử dụng tiêu chí "<>":

=SUMIF(range; "<>"; sum_range)

Để cộng tổng giá trị từ nhiều cột khác nhau, bạn có thể cộng nhiều hàm SUMIF riêng lẻ:

SUMIF(range_1; condition_1; sum_range_1) + SUMIF(range_2; condition_2; sum_range_2)

Hoặc sử dụng hàm SUM để gộp kết quả các SUMIF. Với một số trường hợp, cần xác nhận công thức bằng tổ hợp Ctrl + Shift + Enter.

SUMIF và SUMIFS đều dùng để tính tổng có điều kiện trong Google Sheets, nhưng phạm vi áp dụng khác nhau. Trong đó:

• SUMIF chỉ hỗ trợ một điều kiện, cú pháp đơn giản và phù hợp với các phép tính cơ bản, dữ liệu không quá phức tạp. Hàm này giúp công thức gọn, dễ đọc và dễ kiểm soát.
• SUMIFS cho phép áp dụng nhiều điều kiện cùng lúc, phù hợp khi cần phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí như thời gian, danh mục hoặc trạng thái. Cú pháp phức tạp hơn nhưng mang lại độ chính xác cao cho các báo cáo chi tiết.

Có thể nói, hàm SUMIF là một công cụ quan trọng trong Google Sheets. Khi hiểu rõ cú pháp, cách sử dụng, các lỗi thường gặp và những lưu ý quan trọng, bạn có thể khai thác hiệu quả hàm này trong nhiều tình huống thực tế, từ quản lý chi phí đến phân tích doanh thu, giúp tối ưu quá trình xử lý dữ liệu, nâng cao hiệu suất làm việc.

Để việc học tập và xử lý công việc trên Google Sheets trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, bạn có thể lựa chọn các dòng máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, hỗ trợ thao tác nhanh, mượt và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hằng ngày.