Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets để trích xuất dữ liệu

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets là công cụ hữu ích giúp trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau về cùng một nơi. Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng tổng hợp, quản lý và cập nhật dữ liệu tự động mà không cần sao chép thủ công. Việc hiểu và sử dụng đúng hàm IMPORTRANGE sẽ giúp tối ưu thời gian làm việc và nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets để trích xuất dữ liệu

Hàm IMPORTRANGE được dùng để trích xuất dữ liệu với số lượng lớn giữa các trang tính. Điểm nổi bật của hàm là cho phép lấy dữ liệu trực tiếp từ bảng tính khác thông qua đường dẫn URL, giúp quá trình trích xuất nhanh và chuẩn hơn.

Sau khi nhập hàm IMPORTRANGE trong ô Google Sheets đầu tiên, bạn sẽ thấy thông báo #REF! yêu cầu cho phép truy cập (Allow Access) bảng tính nguồn một lần duy nhất. Khi cấp quyền xong, dữ liệu từ bảng tính kia sẽ hiển thị đầy đủ trong bảng tính hiện tại. Như vậy, hàm IMPORTRANGE giúp bạn kết hợp, tổng hợp dữ liệu từ nhiều tệp vào cùng một nơi một cách tự động và đồng bộ.

Để sử dụng IMPORTRANGE, bạn cần làm hai bước cơ bản. Giả sử bạn muốn lấy dữ liệu từ một file Google Sheets khác:

• Bước 1: Mở bảng tính nguồn, sao chép địa chỉ URL của file đó.
• Bước 2: Quay về bảng tính hiện tại, nhập công thức:

=IMPORTRANGE("URL_bảng_tính"; "SheetName!A1:B10")

Ví dụ:

Bạn có trang tính như sau:

Ví dụ sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets.

Bạn muốn lấy dữ liệu từ cột A đến cột C sang một trang tính khác, bạn có thể sử dụng cấu trúc:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/…/edit"; "Sheet 1!A:C")

IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ file trang tính khác.

Lúc này hàm sẽ trích xuất tất cả dữ liệu từ vùng cột A đến cột B của Sheet 1 trong file nguồn vào bảng tính hiện tại. Sau khi nhập xong, nhấn Enter và chờ để bảng tính nạp dữ liệu (có thể cần nhấp vào ô kết quả và chọn Allow access nếu lần đầu tiên liên kết dữ liệu).

Bạn có thể lọc hoặc xử lý dữ liệu lấy từ bảng tính khác bằng cách kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY. Ví dụ:

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/…/edit"; "Sheet1!E1:I21");"SELECT * WHERE Col3 <= 20")

Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm QUERY.

Công thức trên sẽ lấy toàn bộ dữ liệu từ ô E1-I21 của Sheet1 nhưng chỉ hiển thị những dòng có giá trị cột 3 (tức Col3) nhỏ hơn hoặc bằng 20.

Bạn cũng có thể kết hợp IMPORTRANGE với IF để điều kiện hóa việc nhập dữ liệu. Ví dụ:

=IF(B2="Nguyễn Văn A"; IMPORTRANGE("https://docs.google.com/…/edit"; "Sheet1!E1:I21"); "Không truy xuất được")

IMPORTRANGE kết hợp với hàm IF.

Trong công thức này, nếu ô A2 trong bảng tính hiện tại có giá trị “Nguyễn Văn A” thì hàm sẽ truy xuất dữ liệu từ Sheet1 của file nguồn, ngược lại sẽ trả về chuỗi “Không truy xuất được”.

Giả sử bạn muốn tìm một giá trị cụ thể trong dữ liệu của bảng tính khác. Ví dụ dưới đây tìm Tuổi của “Nguyễn Văn D” dựa trên cột Tên từ bảng tính nguồn:

=INDEX(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/…/edit";"Sheet1!C2:C7");
MATCH("Nguyễn Văn D"; IMPORTRANGE("https://docs.google.com/…/edit"; "Sheet1!B2:B7");0))

Kết hợp IMPORTRANGE với INDEX, MATCH giúp tra cứu dữ liệu chính xác.

Trong đó, hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu cột B (Tên) và cột C (Tuổi) từ bảng tính nguồn. Hàm MATCH tìm dòng chứa giá trị “Nguyễn Văn D” trong cột Tên, sau đó hàm INDEX trả về giá trị Tuổi tương ứng trong cột C.

• Cho phép truy cập: Khi lần đầu liên kết dữ liệu từ bảng tính khác, bạn cần nhấp vào ô kết quả và chọn “Allow access” để hàm hoạt động. Nếu không làm bước này, hàm sẽ hiện lỗi #REF! và không tải dữ liệu.
• Không phân biệt chữ hoa - thường: Khi nhập cú pháp hàm, bạn có thể viết ký tự chữ hoa hoặc chữ thường đều được, không ảnh hưởng đến kết quả.
• Cú pháp chính xác: Hàm IMPORTRANGE có hai tham số, mỗi tham số nằm trong dấu ngoặc kép (“”) và cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;). Ví dụ: =IMPORTRANGE("URL"; "Sheet1!A1:B5"). Nếu thừa thiếu dấu ngoặc hay dấu phân cách, công thức sẽ báo lỗi.
• Giới hạn kích thước dữ liệu: Hàm IMPORTRANGE sẽ không làm việc (báo lỗi #ERROR) nếu vùng dữ liệu lấy quá lớn. Thực tế, nếu bạn lấy hơn khoảng vài trăm nghìn ô cùng lúc (vd. 28 cột x 15000 dòng) thì sẽ gặp lỗi “Results too large”. Khi đó, hãy chia nhỏ phạm vi dữ liệu cần lấy (ví dụ chia thành nhiều công thức IMPORTRANGE khác nhau) để tránh quá tải.

Lỗi #N/A thường xuất hiện khi Google Sheets không xác định được vùng dữ liệu cần nhập. Nguyên nhân phổ biến là khai báo sai phạm vi ô, nhập nhầm tên sheet hoặc dải tham chiếu có ký tự thừa. Chẳng hạn, việc đặt dư dấu chấm phẩy trong chuỗi phạm vi hoặc sai chính tả tên sheet sẽ khiến hàm không hoạt động. Hãy rà soát lại toàn bộ đối số trong công thức để đảm bảo chúng được viết chính xác.

Lỗi #VALUE xảy ra khi dữ liệu được nhập không phù hợp với phép tính đang sử dụng. Ví dụ, nếu bạn áp dụng phép cộng hoặc trừ cho một vùng dữ liệu dạng văn bản, hàm IMPORTRANGE sẽ không thể xử lý và trả về lỗi này. Để khắc phục, cần kiểm tra định dạng dữ liệu của vùng được nhập và đảm bảo chúng tương thích với công thức đi kèm.

Lỗi #NAME xuất hiện khi Google Sheets không nhận diện được tên hàm. Nguyên nhân thường do gõ sai cú pháp, thiếu dấu ngoặc hoặc nhập nhầm tên hàm, chẳng hạn viết IMPORTRANE thay vì IMPORTRANGE. Bạn nên kiểm tra lại chính tả và cấu trúc công thức để đảm bảo đúng định dạng chuẩn.

Lỗi #REF cho biết Sheets không thể tham chiếu đến vùng dữ liệu được chỉ định. Điều này có thể xảy ra khi dải ô bị khai báo sai, thiếu dấu hai chấm giữa ô bắt đầu và ô kết thúc, hoặc sheet nguồn không tồn tại. Hãy kiểm tra lại cú pháp phạm vi (ví dụ: Sheet1!E1:I21) và chắc chắn rằng sheet nguồn vẫn còn trong bảng tính.

IMPORTRANGE là một hàm trong Google Sheets hiện tại cho phép truy xuất dữ liệu trực tiếp từ URL của bảng tính khác. Điều này giúp thao tác nhanh chóng, không cần phải thêm công cụ hay tải file nào khác, và dữ liệu sẽ liên tục cập nhật theo thời gian thực mỗi khi bạn mở bảng tính. Hàm này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một file tổng hợp duy nhất.

Hiện Google Sheets chưa quy định giới hạn số lượng trang tính bạn có thể truy cập bằng IMPORTRANGE. Mỗi một công thức IMPORTRANGE chỉ lấy dữ liệu từ một trang tính (sheet) trong file nguồn tại một thời điểm. Nếu cần lấy dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau, bạn chỉ việc sử dụng nhiều công thức IMPORTRANGE riêng biệt, cho mỗi công thức nhập URL và dải ô tương ứng của từng file. Lưu ý rằng bạn chỉ cần cấp quyền “Allow access” một lần cho mỗi bảng tính nguồn bạn muốn nhập dữ liệu.

Hàm IMPORTRANGE có thể xử lý khoảng 175.000 ô dữ liệu trước khi gặp giới hạn. Khi vượt qua con số này, bảng tính sẽ báo lỗi #ERROR với thông báo “Results too large”. Mặc dù Google chưa công bố con số tối đa chính thức, nhưng nếu dữ liệu quá nhiều, bạn nên tách nhỏ vùng dữ liệu cần nhập thành nhiều hàm IMPORTRANGE hoặc kết hợp với các hàm lọc khác để giảm kích thước.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets giúp trích xuất và đồng bộ dữ liệu giữa nhiều bảng tính một cách linh hoạt, đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với các hàm như QUERY, IF, INDEX, MATCH. Việc sử dụng đúng cách sẽ giúp bảng dữ liệu gọn gàng hơn, dễ theo dõi và tiết kiệm thời gian xử lý.

Để làm việc với Google Sheets thuận tiện hơn, nhất là khi thao tác với bảng tính lớn, thiết bị có màn hình rộng và hiệu năng ổn định sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn. Hiện Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn đang phân phối đa dạng máy tính bảng và laptop chính hãng, phù hợp cho nhu cầu học tập và làm việc hằng ngày.