3 Cách tính tổng theo màu trong Google Sheets đơn giản, chi tiết

Khi làm việc với bảng tính nhiều màu, việc cộng tổng thủ công từng dòng rất dễ nhầm lẫn và tốn thời gian. Thay vì vậy, bạn có thể để Google Sheets tự xử lý theo màu ô chỉ với vài bước đơn giản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 3 cách làm cụ thể để bạn áp dụng ngay.

Cách tính tổng theo màu trong Google Sheets đơn giản

Bước 1: Bật bộ lọc cho bảng dữ liệu

Trước hết, bạn bôi đen toàn bộ bảng cần xử lý. Trên thanh menu của Google Sheets, chọn Dữ liệu (Data) → Tạo bộ lọc (Create a filter).

Vào menu Dữ liệu để tạo bộ lọc trong Google Sheets

Khi bộ lọc được kích hoạt, ở hàng tiêu đề của mỗi cột sẽ xuất hiện biểu tượng hình cái phễu.

Bước 2: Lọc các ô theo màu nền

Tại cột chứa dữ liệu cần tính tổng, bạn nhấp vào biểu tượng phễu. Trong menu mở ra, di chuyển chuột tới mục Lọc theo màu (Filter by color) → chọn Màu ô (Cell color) → nhấp vào màu bạn muốn lấy tổng (ví dụ: xanh lá).

Chọn màu ô để lọc dữ liệu cần tính tổng

Ngay sau đó, bảng tính sẽ chỉ hiển thị những hàng có ô mang màu đã chọn, các hàng còn lại sẽ bị ẩn tạm thời.

Bước 3: Áp dụng hàm SUBTOTAL để cộng tổng

Khi dữ liệu đã được lọc theo màu, bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi nhập công thức:

=SUBTOTAL(9; B6:C8)

Trong đó:

• 9: Là mã đại diện cho phép tính cộng (SUM) trong hàm SUBTOTAL. Ngoài ra, hàm này còn hỗ trợ nhiều mã khác như trung bình (1), đếm (2)…
• B6:C8: Là vùng ô chứa các giá trị cần tính tổng.

Nhấn Enter, Google Sheets sẽ trả về kết quả là tổng của các ô đang hiển thị – tức chỉ bao gồm những ô có màu đã lọc.

Nhập hàm SUBTOTAL để tính tổng theo màu

Bước 1: Mở trình chỉnh sửa Apps Script

Trước hết, bạn mở file Google Sheets đang sử dụng. Trên thanh menu, chọn Tiện ích mở rộng (Extensions) → Apps Script. Ngay sau đó, một tab mới chứa trình soạn thảo mã sẽ được mở trong trình duyệt.

Mở trình chỉnh sửa Apps Script trong Google Sheets

Bước 2: Thêm đoạn mã tính tổng theo màu

Trong giao diện Apps Script, bạn sẽ thấy một file mặc định tên là Mã.gs.

Hãy xóa toàn bộ nội dung có sẵn trong file này, sau đó dán đoạn code bên dưới vào:

function SUMCOLOREDCELLS(data_range, color_reference) {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  var range = sheet.getRange(data_range);
  var color_cell = sheet.getRange(color_reference);
  var fill_color = color_cell.getBackground();
  var values = range.getValues();
  var total = 0;
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
    for (var j = 0; j < values[i].length; j++) {
      var cell = range.getCell(i + 1, j + 1);
      if (cell.getBackground() == fill_color) {
        if (typeof values[i][j] == 'number') {
          total += values[i][j];
        }
      }
    }
  }
  return total;
}

Bước 3: Lưu lại đoạn mã

Sau khi dán code xong, bạn nhấn vào biểu tượng Lưu (Save) trên thanh công cụ.

Nếu hệ thống yêu cầu cấp quyền, hãy làm theo hướng dẫn để xác nhận quyền truy cập cho script.

Lưu đoạn mã Apps Script vừa tạo

Bước 4: Gọi hàm trong Google Sheets

Quay lại bảng tính, tại một ô trống bất kỳ, bạn nhập công thức:

=SUMCOLOREDCELLS("A1:C11"; "B2")

Trong đó:

• "A1:C11": Vùng dữ liệu thực tế chứa các giá trị cần tính tổng.
• "B2": Ô có màu nền dùng làm màu tham chiếu.

Sau khi nhấn Enter, Google Sheets sẽ tự động cộng tổng các ô có cùng màu với ô mẫu mà bạn đã chỉ định.

Gọi hàm SUMCOLOREDCELLS

Bước 1: Cài Power Tools cho Google Sheets

Trước tiên, bạn mở file Google Sheets trên trình duyệt.

Trên thanh menu, chọn Tiện ích (Extensions) → Tiện ích bổ sung (Add-ons) → Tải tiện ích bổ sung (Get add-ons).

Truy cập Tiện ích bổ sung trong Google Sheets

Khi cửa sổ Google Workspace Marketplace hiện ra, nhập từ khóa Power Tools hoặc Function by Color vào ô tìm kiếm.

Chọn tiện ích phù hợp, nhấn Cài đặt (Install) và cấp quyền truy cập để hoàn tất quá trình thiết lập.

Tìm và cài đặt Power Tools trên Google Workspace Marketplace

Bước 2: Tạo ô mẫu để lấy màu tham chiếu

Để việc tính tổng theo màu dễ thao tác hơn, bạn nên tạo một vùng nhỏ chứa các ô màu đại diện.

Ví dụ:

• Ô B2: tô màu xanh lá.
• Ô B3: tô màu vàng.
• Ô B4: tô màu đỏ.

Những ô này sẽ được dùng làm màu mẫu khi áp dụng công thức.

Bước 3: Thiết lập hàm tính tổng theo màu

Sau khi cài đặt xong tiện ích, vào lại menu Tiện ích → chọn Power Tools → nhấn Start.

Khởi chạy Power Tools trong Google Sheets

Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện bên phải màn hình, bạn thực hiện lần lượt:

• Chọn Process → Function by color.

Chọn Function by Color trong Power Tools

• Điền các thông tin cần thiết:
  • Select range (Phạm vi chọn): ví dụ B1:B7.
  • Select color (Màu cần tính): chọn màu từ ô mẫu đã tạo.
  • Paste results to (Ô hiển thị kết quả): chọn vị trí muốn trả kết quả.

Sau đó bấm Insert function để chèn công thức tự động.

Thiết lập phạm vi và màu để tính tổng

Bước 4: Xem kết quả

Cuối cùng, tổng giá trị của các ô theo đúng màu đã chọn sẽ được hiển thị ngay trên bảng tính, đúng như mong muốn.

Kết quả tính tổng theo màu

Khi tính tổng theo màu trong Google Sheets, lỗi thường phát sinh do tham chiếu dữ liệu sai, hàm tùy chỉnh không tự cập nhật hoặc màu được tạo từ định dạng có điều kiện. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục.

Các thông báo lỗi này thường xuất hiện khi công thức gọi hàm bị sai định dạng, ví dụ nhập sai dấu ngoặc, sai dấu phân cách hoặc chọn nhầm vùng dữ liệu. Ngoài ra, lỗi cũng có thể xảy ra nếu ô dùng để lấy màu tham chiếu không còn hợp lệ (bị xóa, bị thay đổi vị trí, hoặc chọn nhầm ô trống không có màu).

Trường hợp bạn tự tạo/điều chỉnh đoạn script, chỉ cần sai cú pháp hoặc sai logic trong code cũng khiến hàm không chạy. Khi đó, hãy mở Apps Script và kiểm tra khu vực Executions/Logs hoặc thông báo lỗi để xác định dòng bị sai và sửa lại.

Lỗi #ERROR! hoặc #VALUE! khi tính tổng theo màu bằng Apps Script

Hàm tự tạo trong Google Sheets thường không tự chạy lại khi bạn chỉ thay đổi màu nền bằng thao tác thủ công. Sheets chủ yếu tính lại khi dữ liệu trong vùng tham chiếu thay đổi, không phải khi màu sắc thay đổi.

Cách xử lý nhanh là bấm vào ô chứa công thức, chỉnh sửa nhẹ (thêm rồi xóa một ký tự) và nhấn Enter để buộc hàm tính lại. Nếu dùng Apps Script, bạn có thể tạo “trigger” để tự động chạy lại khi bảng tính phát sinh sự kiện thay đổi.

Nhiều hàm tính theo màu chỉ đọc “màu nền thực tế” được tô trực tiếp. Vì vậy, chúng thường không lấy được màu hiển thị do Định dạng có điều kiện tạo ra.

Trong tình huống này, cách ổn định hơn là tính tổng dựa trên chính điều kiện đã tạo ra màu. Ví dụ, nếu bạn đặt quy tắc tô đỏ các giá trị >100, thay vì tính theo màu, hãy dùng công thức theo điều kiện như:

• =SUMIF(phạm_vi; ">100")

Cách này cho kết quả chính xác và không phụ thuộc vào màu hiển thị.

Không nhận màu do Định dạng có điều kiện trong Google Sheets

• Phân biệt màu tô tay và màu từ Định dạng có điều kiện: Phần lớn các hàm Apps Script và tiện ích bổ sung chỉ nhận diện màu được tô thủ công. Chúng không đọc được màu sinh ra từ Conditional Formatting. Nếu ô được tô màu theo điều kiện, bạn nên tính tổng trực tiếp bằng chính điều kiện đó (ví dụ dùng hàm SUMIF).
• Hàm Script không tự cập nhật khi chỉ đổi màu: Các hàm tùy chỉnh sẽ không chạy lại nếu bạn chỉ thay đổi màu nền của ô. Khi đó, kết quả tổng sẽ giữ nguyên. Cách khắc phục là chỉnh sửa nhẹ công thức rồi nhấn Enter, hoặc làm mới lại hàm để Sheets tính lại.
• Viết Script rõ ràng, thống nhất mã màu: Khi dùng Apps Script, nên đặt chú thích đầy đủ và tổ chức mã dễ đọc. Đồng thời, hãy dùng hệ thống màu nhất quán trong bảng để tránh nhầm lẫn khi gọi hàm tính tổng theo màu.

Với các cách trên, bạn đã có thể tính tổng theo màu trong Google Sheets mà không cần xử lý thủ công từng dòng. Chỉ cần thiết lập đúng bộ lọc, hàm hoặc script, kết quả sẽ được cập nhật nhanh và nhất quán, giúp bảng tính gọn hơn và dễ kiểm soát số liệu hơn.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Google Sheets hoặc xử lý dữ liệu di động, một chiếc máy tính bảng cấu hình ổn định sẽ giúp thao tác nhanh và tiện hơn. Tham khảo ngay các mẫu máy tính bảng chính hãng, giá tốt tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để nâng cao hiệu suất làm việc mọi lúc, mọi nơi.