Cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets cực đơn giản

Đối với người mới làm quen với Google Sheets, việc lấy dữ liệu từ sheet khác hoặc tính toán theo điều kiện thường gây nhiều lúng túng. Nếu áp dụng sai cách, kết quả có thể không chính xác. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn những phương pháp đơn giản để xử lý dữ liệu đúng và dễ hiểu.

Hướng dẫn chi tiết cách lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets

Trước khi thực hiện, bạn cần nắm rõ những tình huống cần lấy dữ liệu giữa các sheet để chọn cách xử lý phù hợp:

• Gộp thông tin từ nhiều nguồn: Khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều sheet khác nhau, việc đưa về một sheet chung giúp bạn theo dõi, so sánh và xử lý thuận tiện hơn.
• Tự động đồng bộ dữ liệu: Các bảng tổng hợp sẽ luôn cập nhật theo sheet gốc, giúp bạn hạn chế nhập tay và tránh sai lệch thông tin.
• Chia nhỏ dữ liệu để quản lý dễ hơn: Tách dữ liệu theo từng nhóm, từng bộ phận hoặc từng giai đoạn vào các sheet riêng giúp bảng tính gọn gàng và dễ kiểm soát.
• Kiểm soát quyền truy cập tốt hơn: Việc tập trung dữ liệu quan trọng vào một sheet chính giúp bạn phân quyền xem, chỉnh sửa hợp lý và nâng cao mức độ bảo mật thông tin.

Cần lấy dữ liệu từ sheet khác khi muốn tổng hợp và phân tích tập trung

Bước 1: Mở Sheet 1 và chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn hiển thị sang sheet khác.

Chọn vùng dữ liệu ở Sheet 1

Bước 2: Chuyển sang sheet thứ hai, sau đó nhập công thức: =SheetName!CellAddress

Trong đó:

• SheetName là tên sheet chứa dữ liệu nguồn.
• CellAddress là địa chỉ ô cần lấy dữ liệu.

Ví dụ, nếu bạn cần lấy dữ liệu từ ô B2 của Sheet 1, hãy nhập: =Sheet1!B2

Tham chiếu ô để hiển thị dữ liệu sang sheet khác trong Google Sheets

Advanced Filter là cách nhanh gọn để trích xuất dữ liệu từ sheet này sang sheet khác dựa trên điều kiện lọc có sẵn, phù hợp khi bạn không muốn dùng công thức phức tạp.

Cách thực hiện:

Bước 1: Mở sheet chứa dữ liệu, vào Data → Sort & Filter → Advanced.

Bước 2: Trong cửa sổ Advanced Filter, chọn tùy chọn Copy to another location.

Bước 3: Thiết lập List range (vùng dữ liệu), Criteria range (vùng điều kiện) và Copy to (vị trí dán dữ liệu), sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Khi cần đồng bộ dữ liệu giữa các sheet mà không dùng công thức, bạn có thể tận dụng tính năng Paste Link trong Google Sheets. Phương pháp này giúp sao chép dữ liệu từ sheet nguồn sang sheet khác và tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.

Cách thực hiện:

Bước 1: Sao chép vùng dữ liệu cần liên kết bằng Ctrl + C.

Bước 2: Chuyển sang sheet nhận dữ liệu, chọn Home → Paste.

Bước 3: Nhấn Paste link để tạo liên kết và hoàn tất.

Macro cho phép bạn ghi lại các thao tác xử lý dữ liệu và sử dụng lại khi cần, giúp tiết kiệm thời gian với những công việc lặp đi lặp lại.

Cách thực hiện:

Bước 1: Mở file Google Sheets cần thao tác, vào Extensions → Macros → Record macro để bắt đầu ghi.

Bước 2: Chọn kiểu tham chiếu Absolute hoặc Relative tùy theo cách bạn muốn áp dụng macro.

Bước 3: Thực hiện các thao tác lấy hoặc xử lý dữ liệu như mong muốn, sau đó Save và đặt tên cho macro.

Bước 4: Khi cần dùng lại, vào Extensions → Macros và chọn macro theo tên đã lưu.

Hàm VLOOKUP giúp tra cứu và lấy dữ liệu có điều kiện từ sheet này sang sheet khác trong Google Sheets một cách nhanh chóng.

Cách thực hiện cơ bản:

• Trước tiên, chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả tra cứu.
• Nhập công thức VLOOKUP theo cấu trúc chuẩn rồi nhấn Enter để hoàn tất.

Cú pháp hàm: =VLOOKUP(giá_trị_tìm_kiếm; bảng_dữ_liệu; số_cột_trả_về; kiểu_dò_tìm)

Ý nghĩa các tham số:

giá_trị_tìm_kiếm: Giá trị dùng làm điều kiện tra cứu.

bảng_dữ_liệu: Vùng dữ liệu chứa thông tin cần dò tìm (có thể nằm ở sheet khác).

số_cột_trả_về: Thứ tự cột trong bảng dữ liệu mà bạn muốn lấy kết quả.

kiểu_dò_tìm:

• TRUE → Dò tìm tương đối
• FALSE → Dò tìm chính xác

Tra cứu và lấy dữ liệu từ sheet khác bằng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Trong trường hợp cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau, bạn có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE để đưa dữ liệu từ file Google Sheets khác về bảng làm việc hiện tại mà không cần sao chép thủ công.

Cú pháp: =IMPORTRANGE("spreadsheet_url";"dải_ô")

Giải thích:

• spreadsheet_url: Liên kết của bảng tính nguồn chứa dữ liệu cần lấy.
• dải_ô: Phạm vi dữ liệu cần trích xuất, ví dụ "Sheet1!A1:B5".

Cách sử dụng:

Bước 1: Sao chép link của bảng tính nguồn.

Bước 2: Dán link vào tham số spreadsheet_url trong công thức IMPORTRANGE tại bảng đích.

Bước 3: Nhấn Enter và cấp quyền truy cập (nếu được yêu cầu) để hoàn tất.

Cách này giúp dữ liệu được đồng bộ tự động giữa các bảng tính mà không cần sao chép thủ công.

Lấy dữ liệu từ bảng tính khác bằng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Thông qua các hàm và công cụ trong Google Sheets, bạn có thể trích xuất, liên kết và xử lý dữ liệu linh hoạt hơn trong nhiều tình huống thực tế. Tuy nhiên, các hướng dẫn trong bài chỉ mang tính tham khảo, bạn nên điều chỉnh cách áp dụng cho phù hợp với từng bảng dữ liệu cụ thể.

Tham khảo laptop, máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn để phục vụ tốt cho học tập, công việc và xử lý dữ liệu hằng ngày.