Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets đơn giản, dễ thực hiện

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets là thao tác giúp người dùng kiểm soát dữ liệu nhập vào bảng tính một cách chặt chẽ và rõ ràng hơn. Thay vì nhập thủ công, bạn có thể thiết lập danh sách thả xuống để chọn nhanh các giá trị hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng cách tạo lựa chọn trong Google Sheets để bạn dễ áp dụng trong học tập và công việc.

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets.

Cách này phù hợp khi bạn cần một danh sách lựa chọn đơn giản, số lượng ít và không phụ thuộc vào dữ liệu khác trong bảng tính.

Bước 1: Mở file Google Sheets mà bạn đang làm việc. Tại bảng tính, nhấp chuột để chọn một ô hoặc nhiều ô liền kề mà bạn muốn áp dụng danh sách lựa chọn.

Chọn ô trống trong bảng tính Google Sheets.

Bước 2: Trên thanh menu phía trên, nhấn vào Dữ liệu (Data). Khi danh sách tùy chọn xổ xuống, chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) để mở bảng thiết lập quy tắc.

Menu Dữ liệu với tùy chọn Xác thực dữ liệu được đánh dấu.

Bước 3: Ở bảng Quy tắc xác thực dữ liệu hiển thị bên phải màn hình, nhấn vào nút Thêm quy tắc để bắt đầu tạo lựa chọn cho ô đã chọn.

Giao diện bảng Xác thực dữ liệu trong Google Sheets.

Bước 4: Tại mục Tiêu chí, nhấn vào danh sách thả xuống và chọn Trình đơn thả xuống. Ngay bên dưới, bạn nhập lần lượt các giá trị muốn hiển thị trong danh sách. Có thể nhấn Thêm một mục khác để bổ sung lựa chọn mới.

Nhập danh sách giá trị cho drop list.

Bước 5: Kiểm tra lại các lựa chọn đã nhập, có thể điều chỉnh cách hiển thị nếu cần. Cuối cùng, nhấn Xong để hoàn tất. Khi nhấp vào ô đã tạo, danh sách thả xuống sẽ xuất hiện để người dùng chọn nhanh.

Drop list hiển thị trong ô Google Sheets.

Cách này giúp danh sách lựa chọn tự động thay đổi khi dữ liệu nguồn được cập nhật, rất hữu ích cho bảng quản lý hoặc báo cáo.

Bước 1: Trong file Google Sheets, xác định trước vùng dữ liệu nguồn. Sau đó, chọn ô hoặc dải ô nơi bạn muốn hiển thị drop list.

Bước 2: Nhấn Dữ liệu trên thanh menu → chọn Xác thực dữ liệu để mở bảng quy tắc.

Bước 3: Tại bảng thiết lập, nhấn Thêm quy tắc.

Ở phần Tiêu chí, chọn Trình đơn thả xuống (của một dải ô).

Chọn loại trình đơn thả xuống từ dải ô.

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng chọn vùng dữ liệu (hình ô lưới), sau đó dùng chuột bôi đen vùng dữ liệu nguồn trong bảng tính mà bạn muốn sử dụng làm danh sách lựa chọn. Khi chọn xong, nhấn OK để xác nhận.

Bôi đen vùng dữ liệu nguồn.

Bước 5: Quay lại bảng xác thực dữ liệu, kiểm tra xem các giá trị đã hiển thị đúng chưa. Nhấn Xong để lưu lại. Từ lúc này, khi dữ liệu nguồn thay đổi, drop list cũng sẽ tự động cập nhật theo.

Drop list hiển thị theo dữ liệu có sẵn.

Việc gán màu cho từng giá trị giúp bạn phân biệt trạng thái hoặc nhóm dữ liệu nhanh hơn khi theo dõi bảng tính.

Bước 1: Chọn ô hoặc toàn bộ cột đang chứa drop list. Nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện (Conditional formatting).

Mở bảng Định dạng có điều kiện.

Bước 2: Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, tại mục Định dạng ô nếu…, chọn Văn bản chính xác. Nhập một giá trị có trong drop list.

Tại mục Định dạng ô nếu…, chọn Văn bản chính xác.

Bước 3: Chọn màu nền hoặc màu chữ tương ứng cho giá trị đó, sau đó nhấn Đã xong để áp dụng quy tắc.

Chọn màu cho một giá trị.

Bước 4: Nhấn Thêm quy tắc khác và lặp lại thao tác trên cho các giá trị còn lại trong drop list để mỗi lựa chọn có một màu riêng.

Nhiều quy tắc màu được áp dụng.

Khi không còn nhu cầu sử dụng danh sách lựa chọn, bạn có thể xóa nhanh bằng các bước sau:

Bước 1: Chọn ô đang chứa drop list.

Bước 2: Nhấn Dữ liệu → Xác thực dữ liệu.

Bước 3: Trong bảng quy tắc, chọn Xóa tất cả để loại bỏ drop list.

Nút Xóa tất cả trong xác thực dữ liệu.

Việc tạo lựa chọn (drop list) trong Google Sheets không chỉ giúp bảng tính gọn gàng hơn mà còn hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả trong nhiều tình huống khác nhau:

• Hạn chế sai sót khi nhập liệu: Người dùng chỉ có thể chọn các giá trị đã được thiết lập sẵn, từ đó giảm đáng kể lỗi chính tả hoặc nhập nhầm dữ liệu không hợp lệ.
• Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu: Khi nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, danh sách thả xuống giúp các giá trị được nhập đồng bộ, tránh tình trạng cùng một nội dung nhưng diễn đạt khác nhau.
• Tiết kiệm thời gian thao tác: Thay vì nhập tay từng giá trị, người dùng chỉ cần nhấp chọn trong danh sách, đặc biệt hữu ích với các bảng có số lượng dòng lớn.
• Hỗ trợ phân tích và lọc dữ liệu: Dữ liệu được chuẩn hóa thông qua drop list sẽ giúp việc sắp xếp, lọc, tạo biểu đồ hoặc áp dụng công thức trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
• Phù hợp cho nhiều mục đích sử dụng: Drop list thường được áp dụng trong quản lý công việc, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch, khảo sát nội bộ hoặc xây dựng biểu mẫu nhập liệu đơn giản.
• Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Khi nhiều người cùng cập nhật dữ liệu, việc tạo lựa chọn giúp hạn chế tranh cãi về cách nhập và đảm bảo bảng tính luôn rõ ràng, dễ kiểm soát.

Để sử dụng tính năng tạo lựa chọn trong Google Sheets hiệu quả và tránh lỗi phát sinh, bạn nên ghi nhớ một số điểm quan trọng sau:

• Xác định rõ dữ liệu nguồn trước khi tạo drop list: Với danh sách lấy từ dải ô, bạn nên đặt dữ liệu nguồn ở vị trí cố định, hạn chế xóa hoặc di chuyển để tránh làm hỏng danh sách lựa chọn.
• Không nên tạo danh sách quá dài: Drop list có quá nhiều lựa chọn sẽ gây khó thao tác và làm giảm trải nghiệm người dùng, đặc biệt trên màn hình nhỏ.
• Đặt tên các lựa chọn ngắn gọn, dễ hiểu: Nên sử dụng từ ngữ rõ ràng, thống nhất và tránh viết tắt gây nhầm lẫn khi chọn dữ liệu.
• Kiểm tra quyền chỉnh sửa khi làm việc nhóm: Nếu bảng tính được chia sẻ cho nhiều người, hãy đảm bảo họ có quyền phù hợp để tránh việc vô tình chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc xác thực dữ liệu.
• Rà soát lại sau khi chỉnh sửa dữ liệu: Khi thay đổi nội dung danh sách hoặc dữ liệu nguồn, bạn nên kiểm tra lại các ô đã tạo drop list để đảm bảo chúng hiển thị đúng.
• Kết hợp định dạng có điều kiện hợp lý: Nếu sử dụng drop list có màu, hãy chọn màu sắc dễ nhìn, tránh quá đậm hoặc gây rối mắt, đặc biệt với bảng tính sử dụng trong thời gian dài.

Việc nắm vững cách tạo lựa chọn trong Google Sheets sẽ giúp bạn kiểm soát dữ liệu tốt hơn, giảm sai sót trong quá trình nhập liệu và nâng cao hiệu quả làm việc với bảng tính. Dù sử dụng cho học tập, công việc văn phòng hay quản lý dự án, danh sách thả xuống luôn là công cụ hỗ trợ đơn giản nhưng mang lại giá trị thiết thực.

Để quá trình học tập và làm việc với Google Sheets diễn ra mượt mà hơn, bạn có thể trang bị máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, giúp thao tác nhanh chóng và thuận tiện trong mọi nhu cầu sử dụng hằng ngày.