Cách tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Tô màu dữ liệu trùng lặp là một kỹ năng quan trọng khi làm việc với bảng tính có nhiều thông tin. Với Google Sheets, bạn có thể áp dụng cả phương pháp có sẵn và cách nâng cao để làm nổi bật các giá trị trùng nhau. Bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách đơn giản và trực quan.

Hướng dẫn tô màu dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets dễ hiểu và hiệu quả

Google Sheets cung cấp tính năng Conditional Formatting cho phép tự động đánh dấu và tô màu các giá trị trùng lặp trong bảng tính. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi xử lý dữ liệu lớn hoặc cần kiểm tra nhanh các giá trị giống nhau.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra → Nhấn Định dạng trên thanh công cụ → Chọn Định dạng có điều kiện.

Mở Định dạng có điều kiện trong Google Sheets để tô màu dữ liệu trùng lặp

Bước 2: Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, thiết lập như sau:

• Áp dụng cho phạm vi: Chọn cột hoặc vùng dữ liệu cần kiểm tra
• Định dạng ô nếu: Chọn Công thức tùy chỉnh
• Công thức: Nhập =COUNTIF(A:A, A1)>1
• Kiểu định dạng: Chọn màu hoặc kiểu hiển thị mong muốn

Bước 3: Nhấn Xong để áp dụng, các ô có giá trị trùng lặp sẽ được tự động tô màu.

Chọn vùng dữ liệu và mở Định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Nếu bạn muốn các giá trị trùng lặp trong Google Sheets được tự động tô màu, và đặc biệt mỗi nhóm trùng lặp sẽ có một màu khác nhau để dễ phân biệt, bạn có thể dùng Apps Script theo hướng dẫn sau:

Mở file Google Sheets → Chọn Tiện ích → Apps Script để mở trình soạn thảo script.

Mở Apps Script trong Google Sheets để tạo quy tắc tô màu nâng cao

Trong Apps Script, xóa nội dung cũ (nếu có) → Dán đoạn mã bên dưới → Nhấn Lưu.

function colorDuplicatePairsInColumnB() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var dataB = sheet.getRange("B:B").getValues(); // Lấy dữ liệu cột B
  var duplicateGroups = {};
  // Gom nhóm các giá trị theo nội dung ô
  for (var i = 0; i < dataB.length; i++) {
    var value = dataB[i][0];
    if (value !== "") {
      if (!duplicateGroups[value]) duplicateGroups[value] = [];
      duplicateGroups[value].push(i + 1); // lưu số dòng (row)
    }
  }
  // Tô màu cho các nhóm có trùng lặp
  for (var key in duplicateGroups) {
    var rows = duplicateGroups[key];
    if (rows.length > 1) {
      var color = getRandomColor();
      for (var r = 0; r < rows.length; r++) {
        sheet.getRange(rows[r], 2).setBackground(color); // cột B = 2
      }
    }
  }
}
function getRandomColor() {
  var letters = "0123456789ABCDEF";
  var color = "#";
  for (var i = 0; i < 6; i++) {
    color += letters[Math.floor(Math.random() * 16)];
  }
  return color;
}

Lưu ý: Đoạn code này đang tô màu cột B. Nếu bạn muốn đổi cột, mình có thể sửa lại theo cột A, C… hoặc theo vùng bạn chọn.

Nhấn Chạy (Run) để thực thi. Lần đầu chạy, Google sẽ yêu cầu cấp quyền truy cập, bạn cứ chọn tài khoản và Cho phép để tiếp tục.

Chạy Apps Script để tự động tô màu các nhóm dữ liệu trùng

Khi áp dụng tô màu dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets, bạn nên chú ý một số điểm sau để tránh sai sót và đảm bảo bảng tính dễ theo dõi:

• Xác định đúng phạm vi áp dụng: Chỉ chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra để tránh tô màu nhầm hoặc bỏ sót dữ liệu quan trọng.
• Chọn màu sắc phù hợp: Nên dùng màu nhẹ, dễ nhìn để bảng tính không bị rối và vẫn đảm bảo khả năng đọc dữ liệu.
• Kiểm tra lại định dạng trước khi chia sẻ: Đảm bảo người xem hiểu đúng ý nghĩa của các ô được tô màu.
• Tránh áp dụng trên vùng dữ liệu quá lớn: Phạm vi quá rộng có thể khiến Google Sheets xử lý chậm hơn.
• Ưu tiên tối ưu hiệu suất: Chỉ sử dụng công thức hoặc script cho những cột thực sự cần kiểm tra trùng lặp.

Việc tô màu dữ liệu trùng lặp giúp bảng tính trở nên dễ đọc, dễ kiểm soát và hạn chế sai sót khi xử lý thông tin. Tùy theo nhu cầu đơn giản hay nâng cao, bạn có thể lựa chọn cách phù hợp để tối ưu hiệu quả làm việc với Google Sheets.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng tính trên thiết bị di động, việc lựa chọn một thiết bị phù hợp sẽ giúp trải nghiệm mượt mà hơn. Bạn có thể tham khảo các máy tính bảng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để phục vụ tốt cho công việc hằng ngày.