Cách khóa sheet trong Google Sheets để bảo vệ dữ liệu

Trong tin học văn phòng, cách khóa Sheet trong Google Sheets là một thao tác cần thiết và nên biết nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu khi làm việc cá nhân hoặc theo nhóm. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách bảo vệ trang tính Google Sheets, từ khóa ô, hàng, cột, công thức cho đến vùng dữ liệu cụ thể chỉ với vài bước đơn giản.

Hướng dẫn cách khóa sheet trong Google Sheets.

Khóa toàn bộ trang tính là phương án phù hợp khi bạn không muốn bất kỳ ai chỉnh sửa nội dung trong Sheet. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Google Sheets cần bảo vệ. Trên thanh menu, chọn Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Truy cập thao tác bảo vệ trang tính.

Bước 2: Nhập mô tả cho vùng bảo vệ để dễ nhận biết. Chuyển sang tab Trang tính, chọn Sheet cần khóa và nhấn Đặt quyền.

Thực hiện thao tác đặt quyền đối với trang tính.

Bước 3: Thiết lập quyền chỉnh sửa:

• Chỉ bạn: Chỉ chủ sở hữu có thể chỉnh sửa.
• Tùy chỉnh: Cấp quyền chỉnh sửa cho những người cụ thể thông qua email.

Thiết lập quyền chỉnh sửa cho người cụ thể.

Bước 4: Nhấn Xong để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành, trang tính sẽ được bảo vệ theo thiết lập bạn đã chọn, giúp dữ liệu luôn trong trạng thái an toàn.

Tiếp đến, thao tác khóa cột giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng theo chiều dọc, trong khi vẫn cho phép chỉnh sửa các phần còn lại của bảng tính. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn cột cần khóa, sau đó vào Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Chọn cột bạn muốn và chọn bảo vệ dải ô.

Bước 2: Nhập mô tả và nhấn Đặt quyền.

Đặt quyền truy cập cụ thể cho dải ô.

Bước 3: Thiết lập quyền chỉnh sửa phù hợp rồi nhấn Xong.

Sau khi thiết lập, cột đã chọn sẽ chỉ có thể được chỉnh sửa bởi những người được cấp quyền.

Đặt quyền chỉnh sửa cột cho người cụ thể.

Tương tự như khóa cột, khóa hàng là giải pháp hiệu quả khi bạn muốn cố định một số dòng dữ liệu quan trọng trong bảng tính lớn.

Bước 1: Bôi đen hàng cần khóa, chọn Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Bôi đen hàng và cố định dễ dàng.

Bước 2: Thêm mô tả, kiểm tra lại phạm vi rồi chọn Đặt quyền.

Thực hiện khóa hàng và đặt quyền cho hàng.

Bước 3: Chỉ định quyền chỉnh sửa và nhấn Xong.

Hoàn thành khóa hàng dữ liệu sau khi chỉ định quyền.

Hàng dữ liệu sau khi khóa sẽ được bảo vệ khỏi các thay đổi không mong muốn.

Trong trang tính, có một số ô chứa các dữ liệu đặc biệt quan trọng và không nên bị chỉnh sửa tùy ý. Để ngăn việc chỉnh sửa một hoặc nhiều ô cụ thể, bạn có thể áp dụng tính năng khóa ô như sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc nhóm ô cần khóa → Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Lựa chọn ô dữ liệu để bảo vệ.

Bước 2: Nhập mô tả và chọn Đặt quyền.

Thao tác đặt quyền tương tự như trên.

Bước 3: Thiết lập người được phép chỉnh sửa hoặc chọn Chỉ bạn, sau đó nhấn Xong.

Thiết lập người có quyền chỉnh sửa.

Các ô đã chọn sẽ được bảo vệ tương tự như khi khóa hàng hoặc cột.

Với các trang tính có độ chi tiết cao và các công thức liên kết phức tạp, để bảo vệ các công thức tính toán quan trọng, bạn có thể khóa trực tiếp các ô chứa công thức.

Bước 1: Chọn các ô có công thức → Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Chọn ô chứa công thức để bảo vệ dữ liệu.

Bước 2: Nhập mô tả và chọn Đặt quyền.

Đặt quyền bảo vệ dữ liệu.

Bước 3: Thiết lập quyền chỉnh sửa phù hợp, sau đó nhấn Xong.

Chọn người có quyền chỉnh sửa.

Nhờ đó, các công thức sẽ không bị thay đổi hoặc sao chép ngoài ý muốn.

Tương tự, thao tác khóa vùng dữ liệu cho phép bạn bảo vệ một khu vực cụ thể trong bảng tính, thay vì khóa toàn bộ Sheet.

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần khóa → Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Lựa chọn vùng dữ liệu muốn khóa.

Bước 2: Nhập mô tả, sau đó nhấn Đặt quyền.

Đặt quyền cho vùng dữ liệu này.

Bước 3: Chọn quyền chỉnh sửa phù hợp và nhấn Xong.

Đặt người chỉnh sửa cho vùng dữ liệu này.

Cách này giúp bạn kiểm soát dữ liệu linh hoạt mà vẫn đảm bảo an toàn trong môi trường làm việc nhóm.

Trong trường hợp bạn không muốn khóa hoàn toàn nhưng vẫn cần kiểm soát thay đổi các dữ liệu trong trang tính, tính năng cảnh báo chỉnh sửa là lựa chọn phù hợp. Với tính năng này, mỗi lần ai đó cố gắng chỉnh sửa dữ liệu, họ sẽ nhận được cảnh báo trước khi chỉnh sửa.

Bước 1: Chọn phạm vi cần cảnh báo → Dữ liệu → Bảo vệ trang tính và dải ô.

Lựa chọn vùng dữ liệu đặt cảnh báo.

Bước 2: Nhập mô tả và chọn Đặt quyền.

Đặt nhãn cho thao tác bảo vệ dải dữ liệu.

Bước 3: Kích hoạt tùy chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này.

Kích hoạt hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa.

Khi có người chỉnh sửa, Google Sheets sẽ hiển thị thông báo xác nhận trước khi thay đổi dữ liệu.

Cuối cùng, nếu bạn cần chỉnh sửa lại dữ liệu trong các ô đã khóa trước đó, bạn có thể dễ dàng gỡ bỏ chế độ bảo vệ thông qua một vài bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Chọn vùng hoặc Sheet đang được bảo vệ trước đó của bạn, lựa chọn chính xác vùng bạn muốn bỏ bảo vệ trong số các lựa chọn.

Chọn vùng dữ liệu đã bảo vệ trước đó.

Bước 2: Nhấn biểu tượng Thùng rác để xóa bảo vệ. Trang tính sẽ được mở khóa ngay sau đó.

Chọn biểu tượng Thùng rác để hoàn tất bỏ bảo vệ

Để khai thác tính năng khóa Sheet một cách hiệu quả và thuận tiện trong quá trình sử dụng, bạn nên lưu ý một số điểm sau:

• Xác định rõ phạm vi dữ liệu cần bảo vệ để tránh khóa nhầm những khu vực vẫn cần chỉnh sửa.
• Nên đặt mô tả ngắn gọn, dễ hiểu cho từng vùng được khóa nhằm thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát về sau.
• Khi phân quyền chỉnh sửa, cần cân nhắc kỹ lưỡng đối tượng được cấp quyền để hạn chế rủi ro thay đổi dữ liệu không mong muốn.
• Chỉ nên áp dụng việc khóa toàn bộ Sheet trong những trường hợp thật sự cần thiết, khi dữ liệu đã hoàn chỉnh hoặc mang tính cố định.
• Cuối cùng, hãy chủ động gỡ bỏ chế độ bảo vệ khi cần cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin, giúp quá trình làm việc luôn linh hoạt và hiệu quả.

Có thể nói, khóa Sheet trong Google Sheets là công cụ quan trọng giúp bạn bảo vệ dữ liệu và quản lý quyền chỉnh sửa hiệu quả. Tùy vào từng tình huống cụ thể, bạn có thể linh hoạt áp dụng các phương pháp, giúp hạn chế sai sót mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc với Google Sheets.

Để việc học tập và xử lý công việc trên Google Sheets trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, bạn có thể lựa chọn các dòng máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, hỗ trợ thao tác nhanh, mượt và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hằng ngày.