Tổng hợp phần mềm quản lý KPI hiệu quả, dễ thực hiện

Phần mềm quản lý KPI là trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp trong việc đo lường hiệu suất làm việc và mức độ tăng trưởng, từ đó đưa ra phương pháp để đạt được mục tiêu dài hạn đã đặt ra. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn TOP 12 phần mềm KPI hiệu quả nhất hiện nay!

Phần mềm KPI là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện công việc dựa vào hệ thống các chỉ tiêu đã đặt ra. 

Bên cạnh đó, dựa vào các dữ liệu đã cập nhật, phần mềm quản lý KPI còn tích hợp các tính năng phân tích, tổng hợp và tự động đưa ra báo cáo chuyên sâu hơn các công cụ thủ công khác như Excel, Google Sheet,...

Sở dĩ phần mềm KPI được nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên lựa chọn sử dụng bởi những ưu điểm vượt trội bao gồm: 

• Cho phép doanh nghiệp thiết lập hệ thống các tiêu chí đánh giá theo từng vị trí/ bộ phận dựa trên các yếu tố liên quan đến hiệu suất làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác năng lực và thành tích của nhân sự một cách công bằng.

• Công thức tính KPI của mỗi nhân viên được quy định dựa vào trọng số và tỷ lệ hoàn thành của từng vị trí làm việc. Ví dụ, vị trí Marketing sẽ dựa vào các tiêu chí như số lượt tiếp cận trong khi nhân viên kinh doanh sẽ dựa vào doanh số, số lượng đơn hàng,...

• Phần mềm theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và tỷ lệ đạt KPI của từng nhân viên để bộ phận quản lý kịp thời nhắc nhở, đốc thúc.

• Phần mềm cho ra kết quả đạt/ không đạt KPI của từng nhân viên để doanh nghiệp tính lương, tăng lương hoặc bổ sung chương trình đào tạo kiến thức chuyên môn nếu cần.

• Tổng hợp báo cáo tự động theo dạng bảng hoặc biểu đồ để bộ phận quản lý dễ dàng theo dõi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với phương pháp nhập liệu để xuất báo cáo thủ công.

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật kể trên, các phần mềm theo dõi KPI vẫn ẩn chứa một vài hạn chế như:

• Nếu doanh nghiệp không thiết lập chỉ số KPI dựa vào tiêu chí SMART thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực khiến nhân viên cảm thấy bất công và công có động lực làm việc. Cụ thể, SMART bao gồm Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế) và Time-bound (Khung thời gian).

• Việc quá tập trung vào chỉ số KPI khiến nhân viên bỏ qua một vài yếu tố quan trọng như chất lượng công việc, tinh thần đội nhóm, tính sáng tạo,...

• Việc đặt ra mục tiêu KPI quá cao có thể khiến nhân viên cảm thấy áp lực, căng thẳng và kiệt sức.

• Doanh nghiệp cần bỏ ra chi phí về công sức, thời gian và tài chính để triển khai hệ thống KPIs hiệu quả trong thời gian dài.

Phần mềm KPI cho ra các báo cáo tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quy trình quản lý.

Dưới đây là danh sách 12 phần mềm đánh giá KPI được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay, bao gồm:

AMIS Đánh giá là phần mềm KPI của MISA - đơn vị có 30 kinh nghiệm chuyên cung cấp dịch vụ chuyển đổi số cho khách hàng. Cụ thể, phần mềm AMIS Đánh Giá hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên theo KPI, khung năng lực,... để doanh nghiệp lựa chọn phương pháp phù hợp.

Các tính năng nổi bật của phần mềm AMIS Đánh Giá có thể kể đến như:

• Dựa trên các tiêu chí đã thiết lập, AMIS tự động lấy dữ liệu từ phần mềm bán hàng, nhân sự,... để tổng hợp kết quả đánh giá. Từ đó, hệ thống sẽ tính điểm xếp hạng của từng nhân viên, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm phần lớn thời gian và công sức.

• Cung cấp đa dạng các loại báo cáo (theo xếp hạng, theo năng lực,...) để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong từng phòng ban một cách khách quan nhất.

AMIS đánh giá cho ra báo cáo KPI theo từng giai đoạn tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm Smartsheet hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các chỉ số KPIs, từ đó đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Tùy vào đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các bảng theo dõi KPI để tiện theo dõi quá trình thực hiện và kết quả đạt được. Ngoài ra, phần mềm Smartsheet còn tích hợp thêm nhiều tiện ích khác như lịch trình làm việc, quản lý dự án, chia sẻ dữ liệu nhóm, giao nhiệm vụ cho từng thành viên,...

Một vài tính năng giúp Smartsheet được nhiều doanh nghiệp tin dùng như: 

• Đa dạng các loại báo cáo, bảng điều khiển trực quan giúp người dùng dễ dàng theo dõi, tùy chỉnh theo ý muốn.

• Thu thập dữ liệu từ Excel hoặc các phần mềm khác để cho ra báo cáo đánh giá KPI toàn diện.

• Cho phép chia sẻ với nhân viên/ đối tác để họ có thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu.

Phần mềm quản lý KPI Smartsheet sở hữu giao diện trực quan giúp người dùng dễ dàng làm quen ngay từ lần đầu.

FastWork không còn là phần mềm KPI xa lạ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dựa vào các dữ liệu thu thập được, FastWork sẽ cho ra báo cáo về tiến độ thực hiện và hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng vị trí hoặc phòng ban trong doanh nghiệp.

Phần mềm FastWork sở hữu một vài tính năng đặc biệt như:

• Cho phép doanh nghiệp thiết lập hệ thống mục tiêu đánh giá KPI theo từng vị trí và khung thời gian tháng/ quý/ năm.

• Tự động cho ra báo cáo KPI dựa trên các công thức, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

• Báo cáo tổng hợp KPI có thể hiển thị theo dạng biểu đồ trực quan với thang điểm và màu sắc tùy ý, giúp đánh giá nhanh chóng và khách quan.

• Cho phép chia sẻ thông tin đánh giá KPI cho các bộ phận trong doanh nghiệp.

Phần mềm FastWork giúp theo dõi tiến độ thực hiện công việc một cách chi tiết và dễ hiểu.

Không chỉ là phần mềm quản lý dự án, Scoro còn cung cấp hàng loạt các tính năng giúp doanh nghiệp chia việc, giao việc, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích kết quả,... Đặc biệt, tính năng báo cáo, theo dõi và đánh giá KPI được phần mềm KPI tập trung phát triển giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất làm việc dễ dàng hơn.

Có thể kể đến một vài ưu điểm khi sử dụng phần mềm Scoro để theo dõi KPI như:

• Cho phép tùy chỉnh các chỉ số đánh giá KPI theo nhu cầu của doanh nghiệp.

• Cung cấp đa dạng các loại báo cáo để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá KPI.

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu đánh giá KPI để tìm ra nguyên nhân và hướng cải thiện hiệu quả.

• Tích hợp nhiều công cụ khác như lịch, Email, CRM, ERP,... để doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của công việc.

Phần mềm quản lý KPI Scoro cho phép hiển thị báo cáo dạng biểu đồ hình tròn rất dễ so sánh.

Là sản phẩm của Công ty Cổ phần Ứng dụng Di động xanh, phần mềm Tanca giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên các chỉ số KPI cụ thể. Đặc biệt, Tanca tập trung phát triển các tính năng như tự động hóa dữ liệu, phân tích và tổng hợp báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý KPI Tanca như:

• Giao diện dễ sử dụng giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh các chỉ tiêu đánh giá KPI.

• Tự động cập nhật dữ liệu và cho ra báo cáo KPI để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

• Hỗ trợ phân tích và đánh giá KPI theo từng cá nhân, vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp.

Phần mềm Tanca cho ra báo cáo và phân tích kết quả đánh giá KPI của từng nhân viên.

Vốn dĩ Handy được nhiều người dùng yêu thích bởi sự đơn giản giúp dễ dàng theo dõi và thao tác ngay trên điện thoại di động mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, Handy xử lý dữ liệu cực nhanh với hàng loạt các ưu điểm khác như:

• Bảng điều khiển KPI dễ hiểu với các chỉ tiêu bao gồm Tên tiêu chí, Mục tiêu dự định, Kết quả thực tế và Tiến độ thực hiện.

• Cho phép thu thập dữ liệu từ các nguồn khác như Excel, web, app hoặc nhiều phần mềm khác.

• Tính bảo mật cao giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị hack hoặc thất lạc.

• Phần mềm miễn phí sử dụng cho nhóm từ 3 người trở lên.

Phần mềm HandyKPI tương thích với cả hệ điều hành Android và iOS của điện thoại.

Nếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ thì ClicData là phần mềm đánh giá KPI phù hợp. Theo đó, ClicData được thiết kế để giúp doanh nghiệp chuyển đổi/ hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó tự động tạo báo cáo và cho phép chia sẻ qua Gmail. Điều này giúp doanh nghiệp có thể liên tục cập nhật dữ liệu để tránh sai sót.

Phần mềm ClicData sở hữu hàng loạt tính năng hữu ích để theo dõi KPI như:

• Thu thập, liên kết dữ liệu từ nhiều nguồn, từ đó tự động tạo báo cáo theo cả dạng biểu đồ trực quan giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.

• Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các chỉ tiêu đánh giá KPI tùy vào đặc thù kinh doanh.

• Hỗ trợ theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá kết quả theo mục tiêu KPI đã đặt ra.

• Cho phép chia sẻ dữ liệu và báo cáo KPI cho toàn doanh nghiệp.

Nhà quản trị có thể xuất báo cáo KPI từ phần mềm ClicData theo nhiều dạng khác nhau để dễ dàng đánh giá và so sánh.

Đúng như tên gọi, phần mềm SimpleKPI tích hợp các tính năng đơn giản và dễ sử dụng giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất làm việc để đánh giá KPI của nhân viên. Thông qua SimpleKPI, doanh nghiệp có thể tạo và thiết lập các chỉ tiêu KPI cho từng vị trí hoặc bộ phận riêng biệt. Các báo cáo theo dạng biểu đồ trên SimpleKPI cũng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ kết quả hơn, từ đó đưa ra quyết định và cải tiến thông minh.

Ngoài ra, phần mềm Simple KPI còn thu hút người dùng bởi các tính năng khác như:

• Giao diện đơn giản giúp người dùng dễ dàng thao tác và tiết kiệm thời gian khi quản lý KPI.

• Hỗ trợ theo dõi tiến độ thực hiện và kết quả KPI của từng nhân viên, bộ phận.

• Cho phép chia sẻ thông tin và báo cáo KPI cho toàn doanh nghiệp.

Phần mềm SimpleKPI giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ thực hiện công việc theo từng khoảng thời gian.

Phần mềm digiiKPI được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp theo dõi báo cáo KPI theo thời gian thực để nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó có biện pháp hợp lý để xử lý các vấn đề còn tồn đọng. 

Phần mềm digiiKPI mang đến cho người dùng nhiều tính năng nổi bật khác như:

• Chỉ tập trung phát triển tính năng theo dõi và đánh giá KPI nên phù hợp với doanh nghiệp vừa/ nhỏ.

• Cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá KPI tùy theo định hướng của doanh nghiệp.

• Giao diện thân thiện và dễ dàng thao tác ngay từ lần đầu.

• Tạo báo cáo theo form đơn giản và dễ hiểu để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi đánh giá.

• Tích hợp tính năng thông báo và nhắc nhở để đẩy nhanh tiến độ làm việc.

Phần mềm digiiKPI hỗ trợ phân tích kết quả theo dõi hiệu suất làm việc để nhà quản trị đánh giá khách quan hơn.

Với giao diện trực quan, phần mềm quản lý KPI Domo cho phép liên kết với nhiều nguồn dữ liệu (ERP, CRM,...), từ đó thiết lập các chỉ tiêu để đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân và bộ phận. Không những thế, phần mềm Domo còn tích hợp thêm nhiều tính năng thông minh như:

• Tạo báo cáo tự động để doanh nghiệp phân tích kết quả, từ đó đánh giá KPI công bằng và chính xác.

• Cho phép người dùng tùy ý thiết kế bảng điều khiển và báo cáo kết quả KPI.

• Hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ dự án dựa vào quá trình làm việc của nhân viên.

Phần mềm quản lý KPI Domo giúp tổng hợp dữ liệu để tự động cho ra báo cáo nhanh chóng.

Để hỗ trợ theo dõi KPI, phần mềm Base Goal có tính năng tạo sơ đồ mục tiêu, liên kết hiệu suất làm việc của cá nhân hoặc phòng ban theo đặc thù của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Base Goal thu thập dữ liệu và kết nối với các phần mềm làm việc khác để cập nhật tỷ lệ hoàn thành KPI đặt ra, từ đó cho ra báo cáo tự động.

Ngoài ra, phần mềm quản lý KPI Base Goal còn được biết đến với các ưu điểm vượt trội khác như:

• Thiết lập chu kỳ làm việc và liên kết các mục tiêu của từng phòng ban theo chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

• Cập nhật tiến độ hoàn thành KPI thông qua biểu đồ, cột mốc hoặc màu sắc để người dùng dễ dàng đánh giá.

• Thống kê và báo cáo tiến độ làm việc của từng cá nhân và phòng ban một cách chi tiết.

• Đo lường hiệu suất làm việc và cung cấp thước đo KPI phù hợp với từng cá nhân/ phòng ban trong doanh nghiệp.

Nhà quản trị có thể theo dõi tỷ lệ thực hiện công việc của từng nhân viên trên phần mềm Base Goal.

Được phát triển bởi Fastdo, phần mềm fGoal cung cấp công cụ thiết lập, theo dõi và đánh giá KPI cho toàn doanh nghiệp. Theo đánh giá, fGoal phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Với giao diện trực quan và dễ dàng thao tác, fGoal giúp người dùng có thể tùy chỉnh các chỉ tiêu theo dõi KPI sao cho phù hợp với nhu cầu đánh giá hiệu suất làm việc của từng doanh nghiệp.

Có thể kể thêm một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý KPI fGoal như:

• Cho phép người dùng thiết lập đa dạng các loại KPI theo số lượng, thời gian, doanh thu,...

• Báo cáo kết quả KPI theo đồ thị trực quan để doanh nghiệp dễ dàng so sánh và đánh giá mức độ hoàn thành của từng cá nhân, phòng ban.

• Hỗ trợ đánh giá KPI từ nhiều góc độ như bản thân tự đánh giá, đồng nghiệp đánh giá, cấp trên đánh giá,... từ đó cho ra kết quả khách quan nhất.

• Liên kết với phần mềm quản lý kế hoạch fPlan và quản lý công việc fTodolist, giúp hạn chế tình trạng quên việc, chậm trễ, ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Phần mềm fGoal tổng hợp kết quả KPI của từng phòng ban rất rõ ràng và dễ hiểu.

Mặc dù trên thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều phần mềm KPI nhưng người dùng cần lựa chọn dựa vào một số tiêu chí quan trọng, bao gồm:

• Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp: Tùy vào đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm KPI phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc. Bởi, điều này sẽ giúp doanh nghiệp chọn được phần mềm tích hợp các tính năng cần thiết để quản lý và đánh giá KPI theo các chỉ số riêng.

• Tính linh hoạt và tùy chỉnh: Phần mềm KPI cần tích hợp tính năng cho phép người dùng chỉnh sửa linh hoạt tùy ý sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh như: chỉ tiêu đánh giá, báo cáo, bảng điều khiển,...

• Liên kết dữ liệu và tương thích: Phần mềm KPI cần hỗ trợ liên kết và thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, đồng thời tương thích với hệ thống các phần mềm khác trong doanh nghiệp như CRM, ERP, HRM,... Điều này giúp phần mềm tổng hợp dữ liệu để cho ra báo cáo KPI khách quan nhất.

• Ưu tiên phần mềm KPI dạng Thuê bao dịch vụ (SaaS): Phần mềm dạng SaaS cho phép doanh nghiệp xây dựng cách thức quản lý nhân sự theo đặc thù riêng và mở rộng quy mô nếu có định hướng trong tương lai.

• Ưu tiên bảo mật tốt: Các dữ liệu quan trọng của công ty sẽ được tích hợp vào phần mềm để đánh giá KPI. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm đảm bảo các tiêu chí bảo mật dữ liệu, nếu được hãy đăng ký dùng thử trước khi quyết định.

• Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình: Quá trình sử dụng phần mềm quản lý KPI chắc chắn không thể tránh khỏi các sự cố phát sinh. Bởi vậy, người dùng nên chọn nhà cung cấp phần mềm sẵn sàng hỗ trợ xử lý và nâng cấp miễn phí để có trải nghiệm tốt hơn.

• Dễ cài đặt và sử dụng: Người dùng nên lựa chọn phần mềm có thao tác đơn giản, dễ dàng triển khai và sử dụng để tiết kiệm thời gian.

Bên cạnh các tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI, doanh nghiệp cần ghi nhớ một số lưu ý trong quá trình sử dụng, cụ thể:

• Không nên áp dụng phần mềm KPI cho các công việc liên quan đến tính sáng tạo bởi đặc thù đổi mới liên tục và việc đánh giá hiệu suất làm việc thường dựa vào cảm tính nhiều hơn.

• Phần mềm KPI không thể thay thế con người nên doanh nghiệp chỉ có thể thiết lập các chỉ tiêu đánh giá phù hợp. Dựa vào kết quả của phần mềm, nhà quản trị sẽ theo dõi, phân tích và đánh giá để cho ra kết quả công bằng.

• Thay vì tạo áp lực, doanh nghiệp nên dựa vào kết quả đánh giá KPI để khen thưởng và ghi nhận sự cố gắng, từ đó giúp nhân viên có động lực làm việc.

• Thường xuyên theo dõi và đánh giá để phát hiện kịp thời các vấn đề tồn đọng, từ đó đưa ra phương pháp điều chỉnh đúng lúc.

• Đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ các tiêu chí đánh giá KPI được thiết lập trong phần mềm. Cụ thể, doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo nội bộ trước khi áp dụng phần mềm KPI.

Bài viết trên đã cho thấy lợi ích của phần mềm quản lý KPI trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp hiện nay. Với 12 phần mềm trong bài viết, hy vọng bạn sẽ lựa chọn được ứng dụng đánh giá KPI phù hợp với đặc thù kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển.