Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets cực đơn giản, nhanh chóng

Khi bảng tính chứa nhiều dữ liệu, việc tìm kiếm và phân loại thông tin thủ công sẽ mất khá nhiều thời gian. Google Sheets cung cấp công cụ bộ lọc giúp người dùng hiển thị dữ liệu theo tiêu chí mong muốn chỉ trong vài thao tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng bộ lọc trong Google Sheets trên cả máy tính và thiết bị di động.

Hướng dẫn tạo và sử dụng bộ lọc trong Google Sheets dễ hiểu

Bộ lọc trong Google Sheets giúp bạn nhanh chóng sắp xếp và hiển thị dữ liệu theo điều kiện mong muốn, đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng tính có nhiều thông tin.

Cách thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở bảng tính Google Sheets → Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc, nếu muốn áp dụng cho toàn bộ bảng, bạn có thể nhấn Ctrl + A để chọn nhanh.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Dữ liệu → Tạo bộ lọc.

Bật bộ lọc dữ liệu bằng menu Dữ liệu trong Google Sheets

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng phễu tại cột cần lọc → Chọn điều kiện phù hợp như lọc theo giá trị, theo màu hoặc theo điều kiện.

Sử dụng biểu tượng phễu để lọc dữ liệu theo điều kiện

Bước 4: Xác nhận để áp dụng bộ lọc. Dữ liệu trong bảng sẽ được hiển thị theo đúng tiêu chí bạn đã chọn.

Chế độ xem bộ lọc trong Google Sheets cho phép mỗi người tạo bộ lọc riêng biệt, không làm thay đổi dữ liệu hiển thị của người khác khi cùng làm việc trên một bảng tính.

Cách thao tác thực hiện:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc → Trên thanh công cụ, chọn Dữ liệu → Tạo chế độ xem bộ lọc.

Tạo chế độ xem bộ lọc riêng trong Google Sheets khi làm việc nhóm

Bước 2: Thực hiện các thao tác lọc dữ liệu như lọc theo giá trị, màu sắc hoặc điều kiện. Các thiết lập lọc sẽ tự động được lưu trong chế độ xem này.

Bước 3: Để thoát chế độ xem bộ lọc, nhấp vào biểu tượng X (Đóng) ở góc trên bên phải thanh bộ lọc.

Khi cần xem lại bộ lọc đã tạo, bạn chỉ cần vào Dữ liệu → Thay đổi chế độ xem bộ lọc → chọn tên bộ lọc đã lưu trước đó.

Đóng chế độ xem bộ lọc tạm thời trong Google Sheets

Ngoài máy tính, bạn cũng có thể lọc và phân loại dữ liệu trực tiếp trên ứng dụng Google Sheets dành cho điện thoại hoặc máy tính bảng.

• Bước 1: Mở bảng tính bằng ứng dụng Google Sheets trên thiết bị di động.
• Bước 2: Chạm vào ký tự tên cột (A, B, C…) cần lọc → Chọn Thêm → Nhấn Tạo bộ lọc.
• Bước 3: Tại phần bộ lọc của cột, tiếp tục chọn Thêm → Chọn Sắp xếp A–Z hoặc Sắp xếp Z–A.

Sắp xếp dữ liệu theo cột trong Google Sheets trên mobile

Bạn có thể lọc dữ liệu theo giá trị cụ thể ngay trên ứng dụng Google Sheets bằng các thao tác sau:

• Bước 1: Mở bảng tính trong app Google Sheets → chạm vào tên cột cần lọc → chọn Thêm → Tạo bộ lọc → tiếp tục chọn Thêm ở phần bộ lọc của cột.
• Bước 2: Trong menu Sắp xếp và lọc, chọn Tìm kiếm, sau đó nhập từ khóa để tìm nhanh giá trị cần lọc hoặc cuộn danh sách để chọn thủ công.
• Bước 3: Bỏ chọn các giá trị không cần hiển thị. Bảng tính sẽ tự động cập nhật theo điều kiện lọc.
• Bước 4: Bạn có thể chọn Chọn tất cả để hiển thị toàn bộ dữ liệu trong cột, hoặc nhấn Xóa nếu muốn bỏ chọn nhanh các giá trị đã lọc. Khi không còn nhu cầu sử dụng bộ lọc, chỉ cần chọn Thêm và nhấn Loại bỏ bộ lọc để tắt chế độ lọc.

Lọc dữ liệu theo giá trị trong Google Sheets trên điện thoại

Để tận dụng bộ lọc trong Google Sheets hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng một số mẹo sau:

• Sắp xếp dữ liệu trước khi lọc: Nên sắp xếp dữ liệu theo ngày tháng, tên hoặc số liệu trước khi tạo bộ lọc để kết quả hiển thị rõ ràng và dễ theo dõi hơn.
• Cẩn thận khi lọc nhiều cột: Khi áp dụng bộ lọc trên nhiều cột, hãy đảm bảo các điều kiện không mâu thuẫn để tránh làm kết quả bị thu hẹp quá mức.
• Kiểm tra lại dữ liệu sau khi lọc: Quan sát số dòng hiển thị và biểu tượng bộ lọc trên cột để chắc chắn không bỏ sót dữ liệu quan trọng.
• Tận dụng lọc theo màu sắc: Google Sheets cho phép lọc theo màu nền hoặc màu chữ, giúp phân loại dữ liệu trực quan và tiết kiệm thời gian khi làm việc với bảng tính lớn.

Sử dụng bộ lọc đúng cách giúp bảng tính trở nên gọn gàng và dễ kiểm soát hơn, đặc biệt khi làm việc với dữ liệu lớn. Khi nắm rõ các tùy chọn lọc trên máy tính và mobile, bạn có thể xử lý thông tin nhanh chóng và linh hoạt hơn trong nhiều tình huống.

Để thao tác Google Sheets thuận tiện hơn trên điện thoại hoặc máy tính bảng, bạn có thể tham khảo các thiết bị phù hợp tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, hỗ trợ tốt cho học tập và công việc hằng ngày.