Cách chuyển quyền sở hữu trong Google Sheets chỉ trong vài bước

Khi làm việc chung trên Google Sheets, việc phân quyền đúng người, đúng vai trò là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát dữ liệu và tránh rủi ro mất file. Trong đó, quyền sở hữu đóng vai trò then chốt vì quyết định ai là người quản lý cao nhất của bảng tính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quyền sở hữu Google Sheets và cách chuyển quyền an toàn, đúng quy trình.

Quyền sở hữu trong Google Sheets cho phép kiểm soát toàn bộ việc chia sẻ và quản lý file

Quyền sở hữu trong Google Sheets là mức quyền cao nhất đối với một file bảng tính. Người sở hữu có toàn quyền quản lý file và quyết định cách file được sử dụng, chia sẻ hoặc chỉnh sửa. Với quyền sở hữu, bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác quan trọng đối với file, bao gồm:

• Thay đổi quyền chia sẻ cho người khác (xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa).
• Xóa file Google Sheets khỏi Google Drive.
• Chuyển quyền sở hữu cho một người dùng khác trong cùng tổ chức hoặc tài khoản được phép.

Quyền sở hữu quyết định toàn bộ quyền quản lý file trong Google Sheets

Mở file Google Sheets cần chuyển quyền, nhấp Chia sẻ (Share) rồi nhập email của người bạn muốn chuyển quyền, đồng thời đặt quyền truy cập là Chỉnh sửa (Editor).

Thêm người dùng và cấp quyền chỉnh sửa trước khi chuyển quyền sở hữu

Trong danh sách người được chia sẻ, nhấp vào mũi tên bên cạnh tên người nhận quyền và chọn Chuyển quyền sở hữu (Transfer ownership).

Thực hiện thao tác chuyển quyền sở hữu từ danh sách người được chia sẻ

Xác nhận lại thao tác để hoàn tất việc chuyển quyền sở hữu file Google Sheets.

Xác nhận thao tác để hoàn tất việc chuyển quyền sở hữu file

Trước khi thực hiện chuyển quyền sở hữu file Google Sheets, bạn cần nắm rõ một số điểm quan trọng dưới đây để tránh mất quyền kiểm soát file hoặc gặp hạn chế trong quá trình chia sẻ và bàn giao dữ liệu.

• Sau khi chuyển quyền sở hữu, bạn sẽ không còn là chủ sở hữu mà chỉ giữ quyền Chỉnh sửa (Editor), đồng nghĩa với việc không thể tiếp tục chuyển quyền sở hữu cho người khác.
• Với tài khoản Google Workspace, quyền sở hữu chỉ có thể chuyển cho người dùng trong cùng tổ chức. Nếu cần bàn giao file cho người ngoài tổ chức, bạn có thể tải file xuống dưới dạng Excel rồi chia sẻ lại.
• Khi chuyển quyền sở hữu cho tài khoản Google cá nhân, người nhận bắt buộc phải có tài khoản Google hợp lệ để tiếp nhận quyền sở hữu.

Quyền sở hữu trong Google Sheets không chỉ quyết định khả năng quản lý file mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc chia sẻ và bàn giao dữ liệu. Việc nắm rõ cách chuyển quyền và các lưu ý liên quan sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm việc nhóm, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp hoặc dự án dài hạn.

Để thao tác Google Sheets thuận tiện hơn trong công việc và học tập, bạn có thể tham khảo điện thoại, máy tính bảng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, giúp làm việc linh hoạt và hiệu quả mỗi ngày.