Cách tạo bảng chấm công trên Google Sheets cực tiện lợi

Việc tạo bảng chấm công trên Google Sheets giúp quản lý nhân viên và công việc hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng chấm công từ những bước cơ bản, bao gồm thông tin cần có và cách sử dụng mẫu có sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Cách tạo bảng chấm công trên Google Sheets

Một bảng chấm công cá nhân đầy đủ và chuẩn chỉnh thường cần có các thông tin cơ bản sau:

• Thông tin nhân sự: Ghi rõ họ tên và mã nhân viên để dễ nhận diện và quản lý.
• Phòng ban/Bộ phận: Phân loại nhân viên theo từng đơn vị làm việc.
• Ngày công trong tháng: Liệt kê các ngày từ 1 đến 31 kèm theo thứ trong tuần.
• Trạng thái làm việc hằng ngày: Sử dụng ký hiệu để theo dõi như làm việc bình thường, nghỉ phép, nghỉ không lương, đi trễ hoặc làm thêm giờ.
• Phần tổng hợp: Tính tổng số ngày công, số ngày nghỉ và thời gian tăng ca (nếu có).

Bước 1: Trước tiên, bạn truy cập Google Sheets và đăng nhập bằng tài khoản Google cá nhân. Tại giao diện chính, chọn Thư viện mẫu để xem các mẫu bảng có sẵn.

Chọn Thư viện mẫu để xem các mẫu bảng có sẵn

Bước 2: Trong danh mục Công việc, tìm và mở mẫu Phiếu chấm công hàng tuần phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Tìm và mở mẫu Phiếu chấm công hàng tuần

Bước 3: Chỉnh sửa lại bảng chấm công theo thực tế doanh nghiệp như số lượng nhân viên, khung giờ làm việc và cách tính lương để hoàn thiện bảng.

Chỉnh sửa lại bảng chấm công theo thực tế

Bước 1: Thiết lập bố cục các trang tính

Một bảng chấm công đầy đủ thường gồm nhiều sheet theo từng tháng. Ở giai đoạn đầu, bạn chỉ cần tạo hai sheet cơ bản là Danh sách nhân viên và Tháng 1. Các sheet từ tháng tiếp theo có thể sao chép trực tiếp từ sheet Tháng 1 để tiết kiệm thời gian và giữ bố cục thống nhất.

Bước 2: Tạo sheet danh sách nhân viên

Trong sheet danh sách nhân viên, hãy thiết lập các cột thông tin cần thiết như: số thứ tự, mã nhân viên, ngày sinh, họ tên, quê quán, ngày bắt đầu làm việc,… để thuận tiện cho việc quản lý và liên kết dữ liệu.

Thiết lập bố cục các trang tính và danh sách nhân viên

Bước 3: Tạo sheet Tháng 1

Sheet Tháng 1 đóng vai trò mẫu chuẩn để sao chép cho các tháng còn lại, vì vậy cần thiết lập chính xác ngay từ đầu. Trước tiên, bạn tạo khung bảng và sắp xếp các thành phần chính của bảng chấm công một cách rõ ràng.

Những thông tin cần có trong sheet Tháng 1 gồm:

• Tên bảng chấm công: đặt ở khu vực đầu bảng để dễ nhận diện.
• Thời gian áp dụng: ghi rõ tháng, năm chấm công.
• Tên bộ phận: dùng để phân loại nhân sự.
• Định mức chấm công: thể hiện quy định về ngày công, giờ làm.
• Phần dữ liệu chính: bao gồm cột số thứ tự, mã nhân viên, họ tên, các cột ngày trong tháng, cột tổng hợp ngày công, và cột ghi chú.

Tạo khung bảng và sắp xếp các thành phần chính của bảng chấm công

Bước 4: Tạo ngày tháng trong bảng chấm công

• Nhập thông tin thời gian tại các ô tương ứng: ô F4 ghi ngày của tháng, ô F5 ghi thứ của tháng.
• Tại ô F4, sử dụng hàm tạo ngày đầu tiên của tháng dựa trên dữ liệu đã nhập, sau đó thiết lập định dạng hiển thị ngày theo dạng số.
• Tại hàng bên dưới, áp dụng công thức xác định thứ trong tuần cho từng ngày.

Bước 5: Quy ước ký hiệu chấm công

Khi lập bảng chấm công, các ký hiệu cần được thiết lập rõ ràng, dễ hiểu và sử dụng thống nhất trong suốt quá trình theo dõi ngày công.

Một số ký hiệu chấm công thường dùng:

• KL: Nghỉ làm và không được hưởng lương.
• M: Đi muộn.
• S: Xin về sớm
• P: Nghỉ phép có lương.

Quy ước các ký hiệu chấm công

Việc tạo bảng chấm công trên Google Sheets giúp bạn quản lý ngày công của nhân viên một cách đơn giản và chính xác. Bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế theo nhu cầu, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và tổng hợp số ngày công, từ đó hỗ trợ việc tính lương và quản lý nhân sự hiệu quả.

>> Để hỗ trợ thao tác và quản lý dữ liệu trên Google Sheets thuận tiện hơn, bạn có thể tham khảo các mẫu máy tính bảng đang được ưu đãi hấp dẫn tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.