Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng, không mất dữ liệu

320

Cách gộp ô trong Excel là thao tác đơn giản giúp thông tin hiển thị rõ ràng và dễ nắm bắt hơn nhưng nhiều người vẫn chưa biết cách thực hiện. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu cách gộp ô nhanh chóng nhất trong Excel.

1. Tại sao phải gộp ô trong Excel?

Công cụ gộp ô trong Excel mang lại các lợi ích như:

Giúp bảng tính hiển thị gọn gàng và dễ đọc hơn.
Gộp các ô có cùng nội dung giúp giảm sự lặp lại và tiết kiệm thời gian khi nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
Gộp các ô có cùng nhóm dữ liệu giúp người đọc dễ dàng nhận biết và theo dõi.
Giúp tiết kiệm diện tích sử dụng trên bảng tính.

2. Cách gộp ô trong Excel không làm mất dữ liệu

Để gộp ô mà không bị mất dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức toán tử &. Cụ thể, tại vị trí ô cần kết nối dữ liệu, bạn nhập công thức toán tử & là: =A2&'' ''&B2 sau đó nhấn Enter.

Trong đó: A2 và B2 là 2 ô chứa dữ liệu mà bạn muốn ghép.

Nếu muốn giữa A2 và B2 có khoảng cách, bạn chèn thêm một khoảng trống đặt trong dấu ngoặc kép. Còn không, bạn đặt 2 ô vào vị trí kế nhau là được.

Cụ thể, bạn tiến hành theo các bước sau đây:
Bước 1: Tại vị trí muốn ghép dữ liệu, bạn nhập công thức =A2&'' ''&B2.

Bạn nhập công thức toán tử & vào vị trí muốn ghép dữ liệu là ô C2.

Bước 2: Bạn nhấn Enter để xem kết quả.

Bạn nhấn Enter để hiển thị kết quả ghép dữ liệu ô A2 và B2 là Trần Thị Minh Anh.

Xem thêm: Cập nhật các phím tắt trong Excel chi tiết nhất

3. Hướng dẫn gộp ô trong Excel bằng các chức năng sẵn có

Bạn có thể sử dụng các chức năng sẵn có khác của Excel để thực hiện thao tác gộp ô, bao gồm:

3.1. Sử dụng hàm chức năng CONCATENATE

Để gộp ô trên Excel, bạn có thể dùng hàm CONCATENATE theo các bước sau đây:

Bước 1: Bạn xác định vị trí của các ô muốn gộp trong Excel.

Bạn xác định vị trí của các ô Excel muốn gộp.

Bước 2: Tại vị trí muốn gộp, bạn nhập công thức =Xn&”, “&Yn hoặc =CONCATENATE(Xn,”, “,Yn). Trong đó, dấu phẩy (,) dùng để ngăn cách dữ liệu các ô.

Ví dụ: Bạn nhập công thức =CONCATENATE(B4,”,“,C4) để cho ra thông tin Mứt,80000.

Bạn nhập công thức CONCATENATE vào ô D4 để gộp dữ liệu.

Bước 3: Bạn nhấn Enter để màn hình hiển thị kết quả gộp dữ liệu trong ô B4 và C4.

Kết quả sau khi gộp dữ liệu ô B4 và C4 sẽ là “Mứt,80000”.

3.2. Cách gộp ô trong Excel bằng chức năng Merge & Center

Merge & Center là công cụ gộp ô Excel đơn giản và nhanh chóng với các thao tác sau:

Bước 1: Bạn bôi đen những ô đứng kế nhau mà mình muốn gộp.

Bôi đen để chọn những ô đứng kế nhau muốn gộp trong Excel.

Bước 2: Tại thẻ Home, bạn nhấn vào mũi tên ở tùy chọn “Merge & Center” để tiếp tục.

Bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh mục “Merge & Center” trong thẻ Home.

Bước 3: Lúc này, bạn có thể nhấn vào các tùy chọn của mục “Merge & Center” bao gồm:

Merge & Center: Gộp các ô thành 1 ô duy nhất và đặt ở vị trí chính giữa ô.
Merge Across: Gộp các ô thành từng ô riêng biệt.
Merge Cells: Gộp các ô thành 1 ô duy nhất và không đặt ở vị trí giữa ô.
Unmerge Cells: Hủy thao tác gộp ô đã thực hiện.

Bạn chọn thao tác gộp ô Excel tùy theo nhu cầu của mình.

Ví dụ, khi chọn Merge & Center, kết quả sẽ hiển thị như sau:

Công cụ Merge & Center sẽ gộp các ô thành một ô duy nhất và dữ liệu đặt ở giữa ô.

3.3. Cách gộp ô trong Excel bằng Justify

Một trong những cách gộp ô trong Excel 2010 thông dụng chính là công cụ Justify với quy trình đơn giản sau đây:

Bước 1: Bạn chọn các ô (cùng một cột hoặc cùng một hàng) cần gộp. Lúc này, bạn có thể điều chỉnh kích thước của hàng/ cột để hiển thị toàn bộ dữ liệu.

Bạn chọn các ô trong cùng một hàng/ cột cần thực hiện thao tác gộp.

Bước 2: Tại mục Editing của thẻ Home, bạn nhấn vào “Fill” rồi chọn “Justify” để gộp ô.

Bạn chọn “Fill” trong thẻ Home rồi nhấn vào “Justify” để gộp ô Excel.

Lưu ý: Cách gộp ô bằng công cụ Justify chỉ áp dụng với các ô trong cùng một hàng/ cột chứa dữ liệu chữ, không thực hiện được khi có dữ liệu số hoặc công thức.

Xem thêm: TOP 7 cách xuống dòng trong Excel trên Windows và Macbook

4. Cách gộp ô trong Excel dùng phím tắt

Để gộp ô nhanh chóng, bạn có thể sử dụng các phím tắt của Excel theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn bôi đen để chọn các ô muốn gộp.

Bạn bôi đen các ô muốn gộp trong Excel.

Bước 2: Bạn nhấn giữ Alt trên bàn phím cho đến khi hiển thị dãy phím tắt để điều khiển thanh công cụ.

Bạn nhấn nút Alt rồi giữ cho đến khi hiển thị các phím tắt Excel.

Bước 3: Bạn nhấn phím H để chọn thẻ Home.

Bạn nhấn phím “H” trên bàn phím để chọn tab “Home”.

Bước 4: Bạn nhấn phím “M” để chọn công cụ “Merge & Center”.

Bạn chọn công cụ “Merge & Center” bằng cách nhấn phím “M”.

Bước 5: Lúc này, bạn ấn phím tùy theo lựa chọn gộp ô của mình, bao gồm:

Nhấn phím “C” để chọn “Merge and Center”: Gộp các ô thành 1 ô duy nhất và đặt ở vị trí chính giữa ô.
Nhấn phím “A” để chọn “Merge Across”: Gộp các ô thành từng ô riêng biệt.
Nhấn phím “M” để chọn “Merge Cells”: Gộp các ô thành 1 ô duy nhất và không đặt ở vị trí giữa ô.
Nhấn phím “U” để chọn “Unmerge Cells”: Hủy thao tác gộp ô đã thực hiện.

Bạn nhấn các phím tương ứng với tùy chọn gộp ô mà mình muốn.

Ví dụ, bạn nhấn phím “C” để chọn “Merge and Center” thì kết quả sẽ hiển thị như sau:

Bạn nhấn phím “C” thì các ô sẽ gộp thành một và dữ liệu được đặt giữa ô.

Xem thêm: Chia sẻ các hàm trong Excel phổ biến, thường được sử dụng

5. Một số thắc mắc thường gặp

Lời giải đáp cho một số thắc mắc sẽ giúp bạn thực hiện gộp ô Excel dễ dàng hơn, cụ thể:

5.1. Lưu ý gì khi gộp ô trong Excel?

Gộp ô là thao tác đơn giản trên Excel nhưng bạn cần nắm rõ một vài lưu ý để quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ:

Các cách gộp ô bằng công cụ thông thường như Merge & Center chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên, nội dung các ô còn lại sẽ bị mất.
Các ô đang chỉnh sửa dữ liệu không thể tiến hành gộp, bạn cần nhấn Enter để hoàn tất sau đó gộp ô như bình thường.
Dữ liệu ở định dạng bảng không thể gộp ô/ cột. Để chuyển sang định dạng dữ liệu, bạn chọn “Table Tools”, nhấn “Design” rồi click vào “Convert to Range”.

5.2. Làm sao để tắt các ô đã gộp trong Excel?

Nếu muốn tắt các ô đã gộp, bạn tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Bạn chọn dải ô đã gộp và muốn tách.

Bước 2: Bạn chọn một trong hai cách sau:

Bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Z” để tắt các ô đã gộp trong Excel.
Bạn nhấn vào “Merge & Center” trong thẻ Home rồi chọn “Unmerge Cells”.

5.3. Vì sao bị mất dữ liệu khi gộp ô trong Excel?

Sự cố mất dữ liệu thường xuất hiện khi bạn gộp ô bằng công cụ Merge & Center. Cách gộp ô này chỉ giữ nguyên dữ liệu của ô đầu tiên còn các ô khác đều biến mất. Do đó, bạn nên sử dụng các cách gộp ô khác như công thức CONCATENATE hoặc công thức toán tử &.

Bài viết trên đã hướng dẫn cách gộp ô trong Excel đơn giản và nhanh chóng. Thông qua đó, bạn có thể lựa chọn cách gộp ô phù hợp trong từng trường hợp để giúp việc sắp xếp dữ liệu nhanh gọn, hiệu quả hơn nhé.

Đồ gia dụng - thiết bị điện tử giá siêu rẻ, cam kết 100% chính hãng tại Điện Máy Chợ Lớn, mua ngay kẻo lỡ bạn ơi! Các sản phẩm đều thuộc nhiều thương hiệu lớn như Samsung, Apple, Oppo, TCL, Panasonic,... và có các chính sách mua hàng hấp dẫn như ưu đãi giảm đến 50%, bảo hành đến 2 năm, trả góp 0% lãi suất, đổi trả trong 35 ngày và giao hàng miễn phí tận nơi. Đến chi nhánh gần nhất để chọn sản phẩm yêu thích hoặc đặt hàng online ngay TẠI ĐÂY.

New 2024