Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets nhanh chóng, đẹp mắt

Bạn đang gặp khó khăn khi phải theo dõi những bảng tính dày đặc số liệu và thường xuyên nhìn nhầm giữa các dòng? Tô màu xen kẽ trong Google Sheets chính là giải pháp phù hợp giúp phân tách dữ liệu rõ ràng, làm cho bảng tính trở nên trực quan và chuyên nghiệp hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các cách thực hiện, từ việc sử dụng tính năng "Màu thay thế" có sẵn đến việc dùng hàm để tùy biến linh hoạt, giúp xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Cách tô màu xen kẽ trong Google Sheets nhanh chóng

Đây là phương pháp đơn giản và nhanh nhất để làm đẹp bảng tính mà không cần nhớ công thức phức tạp. Google Sheets cung cấp sẵn tính năng "Alternating colors" (Màu thay thế) với các mẫu màu được phối sẵn rất hài hòa.

Đầu tiên, bôi đen phạm vi bảng dữ liệu cần định dạng, sau đó trên thanh công cụ chọn Định dạng (Format) > Màu thay thế (Alternating colors). Một bảng tùy chọn sẽ hiện ra bên phải màn hình.

Vào mục Format chọn tính năng Alternating colors

Tại đây, có thể lựa chọn một kiểu màu có sẵn trong mục Kiểu mặc định (Default styles) hoặc tự phối màu theo ý thích ở mục Kiểu tùy chỉnh (Custom styles). Ngay lập tức, bảng tính sẽ được tô màu xen kẽ trong Google Sheets tự động cho các hàng chẵn và lẻ.

Tô màu xen kẽ trong Google Sheets đơn giản bằng “Màu thay thế”

Nếu muốn tùy biến cao hơn, ví dụ như tô màu cột hoặc tô màu cách quãng (3 dòng tô 1 lần), thì tính năng "Conditional formatting" (Định dạng có điều kiện) kết hợp với hàm là lựa chọn phù hợp. Phương pháp này giúp bảng tính linh hoạt và tự động cập nhật màu khi dữ liệu thay đổi.

Để bắt đầu, bôi đen vùng dữ liệu, chọn Định dạng (Format) > Định dạng có điều kiện (Conditional formatting).

Bôi đen vùng dữ liệu, chọn tính năng Conditional formatting

Tại mục Quy tắc định dạng, mở menu thả xuống và chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is) để nhập các hàm bên dưới.

Tô màu xen kẽ bằng hàm bởi tính năng “Custom formula is”

Để tô màu so le cho các hàng (1 dòng màu, 1 dòng trắng), chúng ta sử dụng hàm kiểm tra tính chẵn lẻ của số hàng. Trong ô công thức, nhập =ISEVEN(ROW()) để tô màu các hàng chẵn, hoặc =ISODD(ROW()) nếu muốn tô các hàng lẻ.

Công thức =ISEVEN(ROW()) giúp tô màu các hàng chẵn

Sau khi nhập công thức, chọn màu nền mong muốn tại biểu tượng thùng sơn. Kết quả là các hàng sẽ được tô màu xen kẽ nhau, giúp mắt dễ dàng trượt theo dòng ngang mà không bị nhầm lẫn sang dòng khác.

Các hàng được tô màu so le bằng màu cam đẹp mắt

Trong trường hợp muốn tô màu theo chu kỳ đặc biệt, ví dụ cứ cách 3 dòng mới tô màu 1 lần (tô dòng 3, 6, 9...), ta dùng hàm MOD. Công thức cần nhập là =MOD(ROW(),3)=0.

Công thức =MOD(ROW(),3)=0 giúp tô màu theo chu kì 3 dòng tô một lần

Ở đây, số "3" đại diện cho bước nhảy (số dòng cách nhau). Phương pháp này cho phép thay đổi số này thành 4, 5 hoặc n tùy theo nhu cầu quản lý dữ liệu riêng biệt của mình để làm nổi bật các nhóm thông tin.

Các hàng được tô màu theo chu kỳ đặc biệt 

Không chỉ áp dụng cho hàng, việc tô màu xen kẽ trong Google Sheets còn thực hiện được cho các cột dọc. Quy trình tương tự như trên, nhưng thay đổi hàm ROW (Hàng) thành COLUMN (Cột). Công thức nhập vào sẽ là =ISEVEN(COLUMN()).

Công thức =ISEVEN(COLUMN()) tô màu theo các cột

Cách làm này cực kỳ hữu ích cho các bảng báo cáo tài chính hoặc bảng so sánh số liệu theo tháng/quý, giúp người đọc dễ dàng phân biệt các cột dữ liệu nằm cạnh nhau.

Các hàng và cột được tô màu xen kẽ

Tương tự như hàng, cũng có thể tô màu cột theo chu kỳ tùy ý (ví dụ tô màu cột C, F, I...). Công thức sử dụng là =MOD(COLUMN(),3)=0, trong đó số 3 là khoảng cách giữa các cột được tô màu.

Công thức =MOD(COLUMN(),3)=0 tô màu theo chu kỳ tùy chỉnh cho các cột

Việc áp dụng linh hoạt các công thức này giúp bảng tính trở nên chuyên nghiệp, khoa học và hỗ trợ tối đa cho việc thuyết trình hoặc báo cáo dữ liệu.

Cột được tô màu theo chu kỳ tuỳ ý

Sau khi đã tô màu để phân loại dữ liệu, có thể lọc hoặc sắp xếp danh sách dựa trên các màu sắc này. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi bạn muốn xem nhanh nhóm các hàng được đánh dấu quan trọng hoặc kiểm tra các lỗi sai sót.

Để thực hiện, bôi đen vùng dữ liệu, nhấp vào biểu tượng Tạo bộ lọc (Create a filter) hình chiếc phễu trên thanh công cụ. 

Vào mục Data chọn “Create a filter” có hình phễu

Tại tiêu đề cột, nhấp vào biểu tượng lọc, chọn Lọc theo màu (Filter by color) > Tô màu (Fill color) và chọn màu sắc muốn hiển thị. Sau đó, Google Sheets sẽ ẩn đi các hàng không chứa màu sắc đã chọn.

Vào mục Filter by color sau đó chọn Fill color và chọn màu sắc mong muốn

Nếu muốn đưa bảng tính về trạng thái ban đầu hoặc thay đổi kiểu trang trí khác, việc xóa màu xen kẽ rất đơn giản. Tùy vào cách bạn tô màu (bằng tính năng có sẵn hay bằng hàm), cách xóa sẽ khác nhau đôi chút.

• Đối với Màu thay thế: Chọn vùng dữ liệu, vào Định dạng (Format) > Màu thay thế (Alternating colors). Tại bảng điều khiển bên phải, kéo xuống dưới cùng và nhấn nút Xóa màu thay thế (Remove alternating colors).

Tính năng Remove alternating colors dùng để xoá màu đã áp dụng

• Đối với Định dạng có điều kiện: Vào Định dạng > Định dạng có điều kiện. Khi danh sách các quy tắc hiện ra bên phải, chỉ cần di chuột vào quy tắc muốn bỏ và nhấn biểu tượng thùng rác để xóa.

Tiến hành xoá các định dạng màu có điều kiện đã áp dụng

Bạn hoàn toàn có thể thao tác tô màu xen kẽ ngay trên ứng dụng Google Sheets trên điện thoại (Android/iOS) để chỉnh sửa tài liệu mọi lúc mọi nơi.

Cách làm như sau: Bôi đen vùng dữ liệu cần tô, nhấn vào biểu tượng Định dạng (Format) hình chữ A (gạch chân) ở góc trên màn hình. Chuyển sang thẻ Ô (Cell), cuộn xuống dưới tìm mục Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) hoặc Màu thay thế. Tại đây, có thể thiết lập các quy tắc hoặc chọn màu tương tự như trên máy tính.

Qua những nội dung đã chia sẻ, có thể thấy việc tô màu xen kẽ trong Google Sheets là một thủ thuật văn phòng nhỏ nhưng mang lại giá trị lớn trong việc trình bày và quản lý dữ liệu. Việc áp dụng giao diện trực quan này không chỉ giúp giảm mỏi mắt khi làm việc với các bảng tính lớn mà còn hạn chế tối đa sai sót khi tra cứu thông tin. Để cập nhật thêm nhiều kiến thức tin học hữu ích, có thể theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn.

Để quá trình làm việc với Google Sheets và các công cụ văn phòng khác diễn ra mượt mà hơn, một chiếc laptop hoặc máy tính bảng phù hợp là yếu tố không thể thiếu. Có thể tham khảo các mẫu máy tính bảng đang được ưu đãi tại Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn, giúp tối ưu hiệu suất công việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.