5 Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets cực chi tiết, nhanh chóng

Trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu trên Google Sheets, cột số thứ tự đóng vai trò quan trọng để sắp xếp và kiểm soát thông tin. Tùy vào cách làm việc và quy mô bảng tính, bạn có thể áp dụng nhiều phương pháp đánh số khác nhau. Phần nội dung dưới đây sẽ giới thiệu 5 cách đánh số thứ tự dễ áp dụng và phổ biến nhất.

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets cực nhanh chóng

Bước 1: Tại cột cần đánh số, nhập lần lượt 1 và 2 vào hai ô đầu tiên trên máy tính.

Nhập hai số đầu tiên để tạo mẫu đánh số thứ tự

Bước 2: Dùng chuột chọn cả hai ô vừa nhập số để tạo mẫu tăng dần.

Chọn vùng dữ liệu chứa số thứ tự để chuẩn bị kéo tự động

Bước 3: Đưa con trỏ tới góc dưới của vùng chọn, khi xuất hiện ô vuông nhỏ thì giữ chuột trái và kéo xuống. Google Sheets sẽ tự động điền số thứ tự cho các ô còn lại theo đúng thứ tự.

Kéo chuột để Google Sheets tự động điền số thứ tự theo thứ tự tăng dần

Bước 1: Tại ô bắt đầu đánh số, nhập giá trị 1.

Bước 2: Ở ô ngay bên dưới, nhập công thức =A2+1 (điều chỉnh lại ký hiệu ô cho đúng với vị trí dữ liệu của bạn).

Nhập công thức +1 để đánh số thứ tự tự động

Bước 3: Đưa con trỏ chuột đến góc dưới của ô chứa công thức, khi xuất hiện ô vuông nhỏ thì giữ chuột trái và kéo xuống. Các ô phía dưới sẽ tự động tăng số thứ tự theo đúng quy luật.

Kéo công thức +1 để áp dụng cho toàn bộ cột số thứ tự

Bước 1: Tại ô cần đánh số, nhập công thức:

=IF(ISBLANK(B2);"";COUNTA($B$2:B2))

Giải thích công thức: Hàm IF dùng để kiểm tra ô B2 có trống hay không thông qua ISBLANK. Nếu ô chưa có dữ liệu, công thức sẽ trả về ô trống. Ngược lại, COUNTA sẽ đếm số ô đã có dữ liệu trong phạm vi xác định và hiển thị số thứ tự tương ứng cho từng dòng.

Lưu ý: Bạn cần cố định ô bắt đầu trong hàm COUNTA (ví dụ $B$2) để khi kéo công thức xuống, phạm vi đếm sẽ mở rộng dần. Chẳng hạn, kéo công thức tới hàng B6 thì COUNTA sẽ đếm dữ liệu từ B2 đến B6.

Nhập công thức COUNTA để đánh số thứ tự theo dữ liệu có sẵn

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả, sau đó kéo công thức xuống các ô phía dưới để đánh số tự động.

Kết quả đánh số thứ tự tự động bằng hàm COUNTA

Hàm ROW có tác dụng trả về số thứ tự của hàng chứa ô đang được tham chiếu. Dựa vào đặc điểm này, bạn có thể tận dụng để tạo dãy số thứ tự tự động trong bảng tính.

Bước 1: Tại ô bắt đầu đánh số, nhập công thức =ROW()-x.

Ví dụ, nếu áp dụng tại ô A2 thì cần trừ đi 1 để số hiển thị bắt đầu từ 1 thay vì 2. Trường hợp đặt công thức ở ô A1, bạn có thể dùng trực tiếp =ROW() vì hàng đầu tiên đã tương ứng với số thứ tự mong muốn.

Bước 2: Nhấn Enter, sau đó kéo công thức xuống các ô phía dưới để Google Sheets tự động điền số thứ tự cho toàn bộ cột.

Sử dụng hàm ROW để tạo dãy số thứ tự tự động trong bảng tính

Bước 1: Trên thanh menu Google Sheets, vào Tiện ích → chọn Apps Script.

Mở Apps Script từ menu Tiện ích trong Google Sheets

Bước 2: Khi giao diện Apps Script mở ra, tạo hoặc thêm một script mới để bắt đầu chỉnh sửa.

Tạo script mới để thiết lập đánh số thứ tự tự động

Bước 3: Sao chép đoạn mã bên dưới, dán vào cửa sổ script (xóa nội dung cũ nếu có), sau đó chỉnh lại tên trang tính cho đúng, nhấn Lưu và Chạy để kích hoạt.

function myFunction() {
}
function onEdit(e) { var range = e.range; var sheet = range.getSheet(); if (sheet.getName() === 'Apps Script') { // Thay 'Tên Bảng Tính Của Bạn' var dataRange = sheet.getDataRange(); var values = dataRange.getValues(); for (var i = 0; i < values.length; i++) { if (i === 0) continue; // Bỏ qua hàng đầu tiên nếu cần values[i][0] = i; // Đánh số vào cột đầu tiên, thay [0] bằng số cột cần đánh số } dataRange.setValues(values); }
}

Dán và chạy mã Apps Script để kích hoạt đánh số tự động khi thêm dòng

Khi đánh số thứ tự trong Google Sheets, bạn cần chú ý một vài điểm để tránh lệch số và đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác:

• Hạn chế hàng trống: Các dòng để trống có thể khiến số thứ tự bị ngắt quãng hoặc sai lệch, vì vậy nên kiểm tra và xử lý trước khi đánh số.
• Thêm dữ liệu mới: Sau khi chèn thêm dòng hoặc cập nhật nội dung, hãy rà soát lại cột số thứ tự để đảm bảo dãy số vẫn liền mạch.
• Định dạng ô phù hợp: Cột đánh số nên được đặt đúng định dạng số để tránh lỗi hiển thị hoặc nhầm lẫn khi áp dụng công thức.

Đánh số thứ tự trong Google Sheets có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau, phù hợp với từng loại bảng dữ liệu. Khi áp dụng đúng phương pháp, bảng tính sẽ rõ ràng hơn, dễ theo dõi và thuận tiện trong quá trình nhập, chỉnh sửa hoặc mở rộng dữ liệu về sau.

Nếu bạn thường xuyên thao tác Google Sheets với bảng dữ liệu dài, một máy tính bảng màn hình lớn, cảm ứng mượt sẽ giúp nhập liệu và chỉnh sửa thuận tiện hơn. Bạn có thể tham khảo các mẫu máy tính bảng chính hãng đang được phân phối tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để lựa chọn sản phẩm phù hợp.