Cách cấp quyền chỉnh sửa Google Docs trên điện thoại, máy tính

Khi làm việc và chia sẻ tài liệu trực tuyến, việc cấp quyền chỉnh sửa trên Google Docs giúp các thành viên phối hợp thuận tiện hơn trên cùng một file. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách mở, quản lý quyền chỉnh sửa Google Docs để bạn thao tác nhanh và sử dụng hiệu quả trong quá trình làm việc nhóm.

Hướng dẫn chi tiết cách cấp quyền chỉnh sửa Google Docs

Bước 1: Mở ứng dụng Google Docs trên điện thoại và đăng nhập tài khoản Google. Sau đó, chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ để mở nội dung.

Bước 2: Khi tài liệu đã hiển thị, nhấn vào biểu tượng Chia sẻ ở góc trên bên phải màn hình.

Mở tài liệu Google Docs và nhấn vào biểu tượng Chia sẻ

Bước 3: Tại cửa sổ chia sẻ, nhập địa chỉ email của người cần cấp quyền. Trường hợp muốn chia sẻ rộng, bạn có thể chọn tùy chọn cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập tài liệu.

Nhập email người cần cấp quyền hoặc chọn chia sẻ bằng liên kết

Bước 4: Nhấn vào mục quyền truy cập đang hiển thị và chuyển từ chế độ Người xem sang Người chỉnh sửa để cho phép chỉnh sửa nội dung.

Chuyển quyền truy cập sang Người chỉnh sửa

Bước 5: Kiểm tra lại quyền đã chọn, sau đó nhấn Gửi để hoàn tất. Người được cấp quyền sẽ nhận thông báo và có thể chỉnh sửa tài liệu ngay.

Xác nhận và gửi quyền chỉnh sửa tài liệu

Bước 1: Mở trình duyệt, truy cập Google Docs và đăng nhập tài khoản Google. Sau đó, chọn và mở tài liệu cần cấp quyền chỉnh sửa.

Bước 2: Khi tài liệu đã mở, nhấn vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải giao diện.

Nhấn nút Chia sẻ trên Google Docs trên máy tính

Bước 3: Tại cửa sổ chia sẻ, nhập địa chỉ email của người cần chia sẻ hoặc chuyển sang chế độ cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập tài liệu.

Thêm email hoặc bật chế độ bất kỳ ai có liên kết truy cập tài liệu

Bước 4: Thiết lập quyền truy cập bằng cách chọn Người chỉnh sửa, sau đó nhấn Gửi để hoàn tất việc cấp quyền.

Chọn quyền Người chỉnh sửa và Gửi

Khi không muốn người khác tiếp tục thay đổi nội dung, bạn có thể khóa quyền chỉnh sửa tài liệu Google Docs bằng cách điều chỉnh lại quyền chia sẻ.

Bước 1: Truy cập Google Docs trên máy tính, mở tài liệu cần giới hạn quyền và nhấn nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.

Bước 2: Trong danh sách người đang được cấp quyền, nhấn vào biểu tượng chỉnh quyền bên cạnh tên người dùng, sau đó chuyển quyền từ Người chỉnh sửa sang Người xem hoặc Người nhận xét. Cuối cùng, chọn Lưu để hoàn tất thay đổi.

Chuyển quyền sang Người xem hoặc Người nhận xét để khóa chỉnh sửa

Khi cấp quyền chỉnh sửa trên Google Docs, bạn cần kiểm soát quyền truy cập để tránh thay đổi nội dung ngoài ý muốn. Một số điểm cần lưu ý gồm:

• Chỉ mở quyền chỉnh sửa cho những người thật sự cần tham gia chỉnh sửa nội dung.
• Kiểm tra lại loại quyền đã chọn để tránh nhầm giữa chỉnh sửa, xem hoặc nhận xét.
• Tránh dùng liên kết chia sẻ công khai nếu không có nhu cầu làm việc nhóm rộng.
• Theo dõi danh sách người đang có quyền truy cập và thu hồi kịp thời khi không còn cần thiết.
• Sử dụng lịch sử phiên bản để xem lại hoặc khôi phục nội dung trước đó khi xảy ra chỉnh sửa sai.

Sau khi nắm được cách cấp, mở và khóa quyền chỉnh sửa trên Google Docs, bạn có thể quản lý tài liệu linh hoạt hơn khi làm việc trên điện thoại hoặc máy tính. Thiết lập quyền truy cập phù hợp giúp hạn chế thay đổi sai mục đích và thuận tiện cho quá trình trao đổi, chỉnh sửa.

Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa tài liệu, làm việc và chia sẻ Google Docs ngay trên điện thoại. Tham khảo các mẫu điện thoại chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để thao tác mượt mà hơn trong học tập và công việc hằng ngày.