Cách sao chép định dạng trong Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Trong quá trình xử lý bảng tính trên Google Sheets, việc chỉnh sửa định dạng lặp đi lặp lại có thể làm chậm tiến độ công việc. Thay vì định dạng thủ công từng ô, bạn có thể sử dụng tính năng sao chép định dạng để áp dụng nhanh bố cục sẵn có. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ từng cách thực hiện và áp dụng đúng trong từng tình huống.

Cách sao chép định dạng trong Google Sheets

Bước 1: Trước hết, hãy chọn ô hoặc vùng ô đã được thiết lập định dạng đúng như mong muốn, chẳng hạn ô tiêu đề đã tô màu nền, căn giữa và in đậm.

Bước 2: Sau khi xác định ô nguồn, di chuyển lên thanh công cụ phía trên và nhấp vào biểu tượng Cọ vẽ. Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển sang hình cây cọ, cho biết bạn đang ở chế độ sao chép định dạng.

Chọn ô mẫu và kích hoạt công cụ Sao chép định dạng

Bước 3: Tiếp theo, nhấp chuột vào ô cần áp dụng định dạng hoặc kéo chuột để chọn một vùng ô khác. Ngay khi thả chuột, toàn bộ định dạng từ ô nguồn sẽ được sao chép sang ô/vùng ô đích và công cụ sẽ tự động ngừng hoạt động.

Áp dụng định dạng cho vùng ô khác bằng Cọ vẽ

Mẹo: Trong trường hợp cần áp dụng cùng một định dạng cho nhiều vùng ô không liền nhau, bạn có thể dùng chế độ dính của công cụ Cọ vẽ. Cách làm là chọn ô nguồn, sau đó nhấp đúp vào biểu tượng Cọ vẽ trên thanh công cụ. Khi đó, công cụ sẽ được giữ ở trạng thái hoạt động liên tục, giúp bạn quét định dạng cho nhiều vùng khác nhau mà không cần bật lại nhiều lần.

Để thoát chế độ này, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng Cọ vẽ hoặc nhấn phím Esc. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi xử lý bảng tính có nhiều khu vực cần đồng bộ định dạng.

Bước 1: Hãy bôi chọn ô hoặc vùng ô đã có định dạng chuẩn mà bạn muốn sao chép. Sau đó, thực hiện thao tác sao chép bằng phím tắt Ctrl + C (trên Windows/Chrome OS) hoặc ⌘ + C (trên Mac).

Sao chép vùng ô có định dạng chuẩn

Bước 2: Nhấp chọn ô hoặc khu vực mà bạn muốn áp dụng lại phần định dạng vừa sao chép.

Bước 3: Trên thanh menu, mở mục Chỉnh sửa (Edit), đưa chuột đến Dán đặc biệt (Paste special), rồi chọn Chỉ dán định dạng (Paste format only). Khi hoàn tất, các ô đích sẽ nhận định dạng mà không ảnh hưởng đến nội dung dữ liệu bên trong.

Dán định dạng bằng tính năng Paste Special

Bước 1: Trước tiên, mở file Google Sheets đang chứa trang tính có sẵn các quy tắc định dạng mà bạn muốn sử dụng lại. Tại thanh tab phía dưới, nhấp chuột phải vào tên trang tính đó và chọn Sao chép vào (Copy to). Tiếp theo, chọn Bảng tính hiện có (Existing spreadsheet), rồi tìm và xác nhận tệp Google Sheets đích.

Sao chép trang tính sang bảng tính hiện có trong Google Sheets

Sau thao tác này, hệ thống sẽ tự động tạo một trang tính mới trong file đích với tên “Sao chép của [tên trang tính gốc]”. Trang này là bản sao đầy đủ, bao gồm dữ liệu, định dạng và toàn bộ quy tắc Định dạng có điều kiện.

Tạo trang tính sao chép trong tệp Google Sheets đích

Bước 2: Chuyển sang tệp bảng tính đích vừa được thêm trang sao chép. Trong trang “Sao chép của [tên trang tính gốc]”, bôi chọn ô hoặc vùng ô cần lấy định dạng, sau đó thực hiện sao chép bằng Ctrl + C hoặc ⌘ + C.

Tiếp theo, mở trang tính chính mà bạn muốn áp dụng định dạng, chọn vùng ô cần dán. Nhấp chuột phải vào ô đầu tiên của vùng chọn, chọn Dán đặc biệt (Paste special) và nhấn Chỉ dán định dạng (Paste format only).

Dán định dạng từ trang sao chép sang trang tính chính bằng Paste Special

Bước 3: Sau khi hoàn tất, hãy kiểm tra lại các quy tắc bằng cách vào Định dạng → Định dạng có điều kiện trên trang tính đích, đảm bảo phạm vi áp dụng và điều kiện hiển thị đã được sao chép đúng.

Khi không còn cần trang tính tạm, bạn có thể nhấp chuột phải vào tab “Sao chép của [tên trang tính gốc]” và chọn Xóa (Delete) để giữ file gọn gàng và dễ quản lý.

Kiểm tra và xác nhận quy tắc định dạng có điều kiện sau khi sao chép

Bạn có thể dùng tính năng sao chép định dạng trong Google Sheets để thao tác nhanh hơn và giữ bảng tính hiển thị đồng nhất. Khi áp dụng đúng cách, công cụ này mang lại các lợi ích như:

• Rút ngắn thời gian thao tác: Chỉ cần sao chép một lần để áp dụng định dạng cho nhiều ô, thay vì chỉnh sửa thủ công từng phần, đặc biệt hiệu quả với bảng dữ liệu lớn.
• Giữ bố cục đồng nhất và chuyên nghiệp: Định dạng được áp dụng đồng bộ, hạn chế sai sót, giúp bảng tính rõ ràng, dễ đọc và phù hợp khi chia sẻ hoặc làm báo cáo.
• Sao chép nhanh định dạng có điều kiện: Cho phép chuyển toàn bộ quy tắc Conditional Formatting sang vùng khác mà không cần thiết lập lại, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian.
• Linh hoạt khi thay đổi giao diện: Chỉ cần chỉnh sửa một ô mẫu rồi sao chép định dạng để cập nhật toàn bộ bảng, dễ thử nhiều kiểu trình bày và chọn phương án phù hợp nhất.

Khi sao chép định dạng trong Google Sheets, bạn nên nắm rõ một số điểm sau để tránh nhầm lẫn và đảm bảo định dạng được áp dụng chính xác:

• Phân biệt sao chép thông thường và sao chép định dạng: Sao chép thông thường sẽ giữ cả nội dung và định dạng, trong khi sao chép định dạng chỉ áp dụng phần hiển thị, không làm thay đổi giá trị hay công thức của ô đích.
• Định dạng có điều kiện sẽ được sao chép kèm quy tắc: Khi dán định dạng từ ô có Conditional Formatting, toàn bộ điều kiện sẽ được chuyển sang ô mới và tự điều chỉnh theo phạm vi áp dụng.
• Công cụ Cọ vẽ mặc định chỉ dùng cho một lần quét: Sau khi dán định dạng xong, công cụ sẽ tự tắt. Nếu cần áp dụng cho nhiều vùng, hãy bật chế độ dính bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng Cọ vẽ.
• Dán đặc biệt hoạt động ổn định hơn trong cùng một tệp Sheets: Khi sao chép giữa hai file Google Sheets khác nhau, tùy chọn Paste Special hoặc phím tắt liên quan có thể không hiển thị hoặc không hoạt động đúng.

Như vậy, với các cách sao chép định dạng trong Google Sheets đã trình bày, bạn có thể chuẩn hóa bảng tính nhanh chóng, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót khi trình bày. Việc áp dụng đúng tính năng giúp bảng dữ liệu đồng nhất, rõ ràng và thuận tiện hơn trong quá trình chỉnh sửa.

Bạn có thể sử dụng máy tính bảng để thao tác Google Sheets linh hoạt hơn, đặc biệt khi cần chỉnh sửa và theo dõi dữ liệu thường xuyên. Tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn hiện đang cung cấp nhiều mẫu máy tính bảng chính hãng, phù hợp cho học tập và làm việc với bảng tính mọi lúc, mọi nơi.