Cách chèn file PDF vào Google Sheets nhanh chóng, đơn giản

Không chỉ hình ảnh, bạn có thể đính kèm trực tiếp tệp dạng PDF để tất cả người dùng có quyền truy cập vào Google Sheets xem được. Bài viết sau đây hướng dẫn chi tiết cách chèn file PDF vào Google Sheets thành công chỉ với vài bước đơn giản.

Hướng dẫn các cách chèn file PDF vào trang tính trên Google Sheets

Để chèn được file PDF vào một trang tính bất kỳ trên Google Sheets, bạn có thể thực hiện theo một trong bốn cách cơ bản sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web chuyển đổi file PDF tại www.pdfgear.com/pdf-to-excel.

Giao diện website chuyển đổi PDF sang Excel

Bước 2: Nhấn lệnh Select PDF File và lựa chọn file muốn chuyển đổi.

Lệnh Select PDF File cho bạn tải tệp muốn chuyển đổi.

Bước 3: Khi website tải file xong, bạn nhấp chọn lệnh Download để tải về.

Bạn chỉ cần nhấn nút lệnh Download File để tải tệp về máy.

Bước 4: Bạn mở thư mục vừa tải về ra. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu và nhấn Ctrl + C sao chép.

Ctrl + A và Ctrl + C giúp bạn sao chép dữ liệu nhanh.

Bước 5: Bạn mở Google Sheets muốn chèn file PDF và dán tất cả dữ liệu vừa sao chép được bằng cách nhấp chuột phải, chọn Paste.

Bạn chọn lệnh Paste để dán tất cả dữ liệu vừa sao chép được.

Lưu ý: Cách làm này chỉ áp dụng cho một tệp file PDF duy nhất trong mỗi lần. Đồng thời, bạn chỉ chuyển đổi file thành công trên website nếu thiết bị kết nối Internet.

Bước 1: Mở Google Drive và tải file PDF muốn chèn bằng cách chọn nút lệnh New (mới). Kế tiếp, nhấn nút lệnh File Upload (tải tệp lên) và chọn file PDF. Sau đó xác nhận lại bằng lệnh Open (mở).

Ở mục New có lệnh File Upload để tải tệp PDF lên Google Drive.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào file vừa tải lên, chọn lệnh Share (chia sẻ) và nhấp tiếp Copy link (sao chép đường liên kết).

Nhấn lệnh Copy link để sao chép đường dẫn về file PDF.

Bước 3: Mở file Google Sheets cần chèn file PDF và dán liên kết vừa sao chép vào bằng lệnh Paste.

Bạn dán liên kết đã sao chép bằng lệnh Paste.

Bước 1: Bấm tổ hợp phím Windows + Shift + S để khởi chạy trình chụp màn hình. Sau đó, bạn di chuyển chuột chụp lại khu vực nội dung muốn dán lên Google Sheets trên file PDF.

Windows + Shift + S giúp bạn chụp màn hình nhanh.

Bước 2: Lúc này, góc phải màn hình xuất hiện hình ảnh vừa chụp. Bạn nhấp chọn tấm ảnh và nhấn biểu tượng Save (lưu) ở góc phải màn hình để lưu lại.

Chọn biểu tượng Save ở góc phải màn hình

Bước 3: Mở Google Sheets và chọn Insert (chèn). Tiếp theo chọn mục Image (hình ảnh) và nhấp Insert image in cell (chèn hình ảnh trong ô) hoặc Insert image over cell (chèn hình ảnh nổi trên ô).

Bạn tải ảnh vừa chụp lên trang tính bằng lệnh Insert.

Bước 1: Bạn tải file PDF lên Drive và sao chép liên kết dẫn về file. Tiếp đến, bạn mở Google Sheets và chọn vị trí ô muốn chèn PDF.

Các bước sao chép liên kết file PDF

Bước 2: Chọn biểu tượng Functions (chức năng) trên thanh công cụ và chọn lệnh All (tất cả).

Hàm Hyperlink nằm trong lệnh Functions.

Bước 3: Lướt chuột đến vị trí Hyperlink (siêu liên kết) và nhập công thức =HYPERLINK (“link dẫn về file PDF”, “tên URL muốn đặt”) rồi bấm nút Enter.

Cách triển khai hàm Hyperlink

Nắm rõ cách chèn file PDF lên Google Sheets giúp bạn quản lý nội dung hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Cụ thể hơn:

• Kiểm soát tất cả tài liệu khoa học: Chỉ trên một file Google Sheet, bạn có thể xem mọi nội dung cần thiết ở trang tính và file PDF mà không phải thao tác tắt, mở các tệp này.
• Đối chiếu dữ liệu dễ dàng: Thao tác xem, chỉnh sửa và so sánh thông tin giữa trang tính và file PDF chỉ thực hiện trên một giao diện duy nhất, hạn chế sai sót tối đa.
• Thuận lợi làm việc nhóm: Mọi thành viên truy cập vào Google Sheets có quyền xem nội dung ở các file PDF đính kèm mà không cần chờ đợi cấp quyền hay chia sẻ.
• Tối ưu dung lượng Email: Thay vì kèm theo hàng loạt file PDF như trước, chủ tệp Google Sheets chỉ cần dẫn một liên kết duy nhất và người nhận Email có quyền xem tất cả nội dung trong đó.

Bên cạnh cách chèn file PDF vào Google Sheets như thế nào, nhiều bạn cũng quan tâm rằng:

Câu trả lời là có. Nếu file PDF có dung lượng quá lớn thì việc chèn, tải, hiển thị hoặc dẫn liên kết sẽ mất nhiều thời gian. Thay vì vậy, bạn chủ động giảm dung lượng PDF bằng công cụ nén hoặc chia nhỏ thành nhiều tệp PDF khác.

Tất nhiên là có. Nếu chèn file PDF qua đường dẫn từ Google Drive, bạn chỉ cần chỉnh sửa quyền truy cập là có thể giới hạn người xem nội dung.

Có thể thấy, cách chèn file PDF vào Google Sheets không quá khó khi bạn đã nắm rõ thông tin được chia sẻ trong bài viết. Hãy lưu lại ngay để tiện thực hiện nếu cần giúp tối ưu thời gian, công sức xử lý dữ liệu.

Bên cạnh đó, đừng quên đến địa chỉ Siêu Thị Nội Thất - Điện Máy Chợ Lớn sắm sửa cho bản thân một chiếc máy tính bảng chính hãng, chất lượng tốt và hiệu suất tốt để làm việc, học tập hiệu quả nhé.