Cách tạo form nhập liệu trong Google Sheets đơn giản

Google Sheets là công cụ tuyệt vời để thu thập và quản lý dữ liệu. Việc tạo form nhập liệu trong Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và dễ dàng theo dõi thông tin. Hãy cùng tìm hiểu cách tạo form nhập liệu, những lợi ích và lưu ý quan trọng khi sử dụng công cụ này trong bài viết dưới đây.

Tạo form nhập liệu trong Google Sheets để tối ưu quy trình làm việc

Google Sheet cung cấp công cụ nhập liệu trực tuyến hiệu quả giúp thu thập và quản lý dữ liệu. Dưới đây là những tình huống phổ biến bạn nên sử dụng công cụ này:

• Theo dõi người đăng ký sự kiện, lớp học hoặc hội thảo: Biểu mẫu giúp bạn dễ dàng thu thập thông tin đăng ký, từ đó dễ dàng quản lý và theo dõi tình trạng tham gia.
• Thu thập thông tin khách hàng: Công cụ nhập liệu giúp bạn ghi nhận dữ liệu khách hàng để sử dụng trong các chiến dịch marketing hoặc bán hàng.
• Quản lý thông tin nhân sự, học viên, kết quả học tập, và thời gian làm việc: Biểu mẫu Google Sheet giúp bạn lưu trữ các thông tin liên quan đến nhân sự, học viên hoặc giờ công làm việc một cách dễ dàng và chính xác.
• Ghi nhận đơn hàng và dịch vụ: Thay vì nhập liệu thủ công từ email hay tin nhắn, bạn có thể sử dụng biểu mẫu để tự động ghi nhận thông tin về đơn hàng hoặc dịch vụ.
• Quản lý tiến độ nhóm và dự án: Biểu mẫu hỗ trợ bạn theo dõi công việc, cập nhật tiến độ dự án và giám sát hiệu quả công việc của từng thành viên trong nhóm.

Form nhập liệu trong Google Sheets giúp theo dõi sự kiện và thu thập dữ liệu hiệu quả

Cách 1: Truy cập Google Sheets từ trình duyệt

• Mở Google Chrome và nhấp vào biểu tượng 9 chấm vuông ở góc phải trên màn hình.
• Chọn Google Sheets từ danh sách ứng dụng.
• Tại giao diện Google Sheets, nhấp vào "Trống" để tạo bảng tính mới.

Hướng dẫn truy cập Google Sheets qua Google Chrome để tạo bảng tính mới nhanh chóng

Cách 2: Truy cập Google Sheets từ Google Drive

• Đăng nhập vào Google Drive tại drive.google.com.
• Nhấp vào Mới → Google Trang tính → Bảng tính trống.

Cách vào Google Sheets từ Google Drive để bắt đầu tạo bảng tính trống

Bước 1: Tạo các trang tính cần thiết

Trong file Google Sheets bạn muốn tạo form nhập liệu, hãy tạo ba trang tính mới:

• Trang 1: Dành cho việc thiết lập các cài đặt bổ sung cho dữ liệu từ form.
• Trang 2: Trang chính để tạo form nhập liệu (chẳng hạn như thông tin khách hàng: Ngày nhập, Họ tên, Giới tính, Địa chỉ).
• Trang 3: Dùng để lưu trữ tất cả dữ liệu nhập qua form.

<Tạo các trang tính cần thiết trong Google Sheets để bắt đầu tạo form nhập liệu

Bước 2: Xác thực dữ liệu nhập vào

Để đảm bảo dữ liệu nhập vào là chính xác, bạn cần thiết lập xác thực dữ liệu:

• Xác thực dữ liệu ngày tháng: Nhấp chuột phải vào ô cần xác thực, chọn “Xác thực dữ liệu”, sau đó chọn “Ngày tháng” và đánh dấu “Là ngày hợp lệ”. Chọn “Từ chối dữ liệu nếu không hợp lệ” và nhấn “Xong”.

Nhập và xác thực dữ thời ngày tháng

• Xác thực dữ liệu giới tính: Nhấp chuột phải vào ô cần xác thực, chọn “Xác thực dữ liệu”, rồi chọn “Danh sách mục” và nhập “Nam, Nữ” vào danh sách. Chọn “Từ chối dữ liệu nếu không hợp lệ” và nhấn “Xong”.

Thao tác xác thực dữ liệu giới tính

Bước 3: Tùy chỉnh định dạng và chèn nút button

Bạn có thể thay đổi font chữ, khoảng cách giữa các hàng cột, màu sắc để form trông chuyên nghiệp hơn.

Nhấp vào “Chèn” trên thanh công cụ → Chọn “Bản vẽ” → Chọn biểu tượng hình dạng để tạo nút button → Tùy chỉnh font chữ và nội dung → Nhấn “Lưu và đóng”.

Hướng dẫn tạo nút button trong Google Sheets

Tiếp theo kéo nút vào vị trí cần thiết trong form → Nhấp chuột phải vào nút → Chọn “Gán tập lệnh” → Chỉ định tập lệnh “Add” → Nhấn “OK”.

Tùy chỉnh định dạng và chèn nút button để nâng cao trải nghiệm người dùng

Bước 4: Tùy chỉnh trang tính cài đặt thêm dữ liệu qua form

Sao chép trang tính form và dán vào trang tính ghi dữ liệu. Đối chiếu các ô ở trang form và trang dữ liệu, ví dụ:

• Ngày nhập: Ô C3 (form) tương ứng với cột A (dữ liệu)
• Họ tên: Ô C5 (form) tương ứng với cột B (dữ liệu)
• Giới tính: Ô C7 (form) tương ứng với cột C (dữ liệu)
• Địa chỉ: Ô C9 (form) tương ứng với cột D (dữ liệu)

Bước 5: Cập nhật thông tin và thêm mới

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập thông tin vào các ô trong form. Nhấn nút “Thêm mới” để thêm dữ liệu. Nếu hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo “Thêm mới thành công” và dữ liệu sẽ được cập nhật tự động vào trang tính lưu trữ.

Việc tạo form nhập liệu trong Google Sheets mang lại nhiều ưu điểm, giúp cải thiện hiệu quả công việc so với phương pháp nhập liệu thủ công. Cụ thể:

• Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu sẽ được nhập trực tiếp qua form, hạn chế tối đa lỗi do gõ tay hoặc nhập sai định dạng.
• Tiết kiệm thời gian: Thông tin được tự động cập nhật ngay khi người dùng gửi, không cần phải nhập lại dữ liệu thủ công.
• Quản lý quyền truy cập thuận tiện: Người dùng có thể nhập dữ liệu nhưng không thể chỉnh sửa bảng tính chính, giúp bảo mật thông tin.
• Dữ liệu đồng nhất và dễ dàng theo dõi: Tất cả thông tin được tập trung và tổ chức một cách khoa học, giúp việc theo dõi và quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và quản lý dữ liệu dễ dàng với form nhập liệu

Để đảm bảo form nhập liệu hoạt động hiệu quả và tránh sai sót trong quá trình sử dụng, bạn cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng sau:

• Tối ưu giao diện nhập liệu: Sắp xếp các mục nhập một cách khoa học và rõ ràng, tránh tạo cảm giác rối mắt cho người sử dụng form.
• Sử dụng kiểm soát dữ liệu (Data Validation): Áp dụng các quy tắc xác thực để giới hạn lựa chọn và định dạng đầu vào, giúp dữ liệu nhập vào luôn đồng nhất và chính xác.
• Bảo vệ vùng dữ liệu gốc: Khóa các ô hoặc tạo trang riêng biệt để tránh việc chỉnh sửa nhầm dữ liệu đã có.
• Kiểm tra quyền chia sẻ: Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho người quản lý, và chỉ cho phép người nhập liệu thao tác trong khu vực được chỉ định.

Google Sheets cho phép người dùng nhập liệu trực tiếp trên điện thoại thông qua ứng dụng hoặc trình duyệt di động. Nếu biểu mẫu hoặc bảng tính đã được thiết kế hợp lý, giao diện sẽ tự động tối ưu và hoạt động tốt trên các thiết bị di động.

Không nên tạo form nhập liệu khi dữ liệu quá phức tạp hoặc cần xử lý đặc biệt, khi không thể kiểm soát quyền truy cập phù hợp, khi có nhiều người nhập liệu đồng thời gây trễ dữ liệu, hoặc khi yêu cầu giao diện phức tạp mà Google Sheets không hỗ trợ tốt.

Khi sử dụng form nhập liệu trong Google Sheets, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào bảng tính ngay sau khi người dùng gửi thông tin. Bạn không cần phải nhập lại dữ liệu thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Như vậy, việc sử dụng form nhập liệu trong Google Sheets mang lại nhiều lợi ích, giúp bạn quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tạo form và tối ưu hóa công việc. Đừng ngần ngại áp dụng ngay để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu!

Hãy đến ngay Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để trải nghiệm các thiết bị điện thoại, máy tính bảng mới nhất và khám phá thêm về Google Sheets trên các thiết bị này!