Cách sử dụng Google AppSheet cho người mới bắt đầu

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần số hóa nhanh nhưng thiếu nguồn lực kỹ thuật, Google AppSheet trở thành giải pháp tạo ứng dụng không cần lập trình được nhiều người quan tâm. Công cụ này giúp xây dựng app quản lý, tự động hóa quy trình và kết nối dữ liệu linh hoạt. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn chi tiết cách thiết lập và sử dụng Google AppSheet

Google AppSheet là nền tảng tạo ứng dụng không cần lập trình (no-code) do Google phát triển. Công cụ này cho phép người dùng xây dựng ứng dụng nhanh chóng thông qua việc cấu hình dữ liệu và giao diện, thay vì phải viết code phức tạp, phù hợp cho cả người không có nền tảng IT.

Trong thực tế, việc thuê đơn vị bên ngoài để phát triển ứng dụng quản lý thường tốn nhiều chi phí và thời gian, đồng thời khó linh hoạt khi quy trình thay đổi. Google AppSheet giúp doanh nghiệp tự tạo, chỉnh sửa và triển khai ứng dụng nội bộ nhanh, tiết kiệm chi phí và chủ động hơn trong vận hành.

Google AppSheet là nền tảng tạo ứng dụng không cần lập trình do Google phát triển

Để tạo ứng dụng bằng Google AppSheet, bạn cần chuẩn bị nguồn dữ liệu đầu vào. AppSheet hỗ trợ Google Sheets và Microsoft 365, tuy nhiên Google Sheets được ưu tiên vì cùng hệ sinh thái Google, giúp kết nối nhanh, ít lỗi và dễ quản lý hơn.

Trước tiên, hãy tạo một file Google Sheets mới trong Google Drive và đặt tên phù hợp. Sau đó, nhập dữ liệu cho bảng tính dựa trên mục đích ứng dụng. Ví dụ với ứng dụng báo cáo thông tin nhân viên, các cột cần thiết có thể gồm: Vị trí, tên, cấp bậc, ngày vào làm, phòng ban để AppSheet nhận diện và xây dựng ứng dụng.

Chuẩn bị dữ liệu trên Google Sheets cho ứng dụng AppSheet

Sau khi chuẩn bị xong dữ liệu, bạn tiến hành tạo ứng dụng và liên kết với Google AppSheet. Cách nhanh nhất là mở file Google Sheet đã tạo, chọn Tiện ích mở rộng → AppSheet → Tạo ứng dụng, sau đó đăng nhập bằng tài khoản Google và cho phép AppSheet truy cập dữ liệu.

Hệ thống sẽ tự động tạo app kèm giao diện xem trước, bạn chỉ cần chỉnh kiểu dữ liệu (Date, Number, Price…) cho phù hợp.

Bạn cũng có thể truy cập appsheet.com, đăng nhập bằng tài khoản Google, vào My Apps → Make a new app → Start with your own data.

Tiếp theo, đặt tên ứng dụng, chọn danh mục và liên kết với file Google Sheet đã chuẩn bị. Sau khi hoàn tất, ứng dụng sẽ được tạo và đồng bộ trực tiếp với dữ liệu nguồn, cho phép nhập và lưu thông tin ngay trên app.

Kết nối dữ liệu Google Sheets với AppSheet

Giao diện chỉnh sửa của Google AppSheet được chia thành 3 khu vực: menu điều hướng bên trái, khu vực chỉnh sửa ở giữa và phần xem trước ứng dụng bên phải. Cách bố trí này giúp bạn dễ dàng cấu hình và theo dõi thay đổi của ứng dụng theo thời gian thực.

Chức năng các tab trong menu bên trái

• Home: Gợi ý các bước tiếp theo và cung cấp tài nguyên học tập.
• Info: Xem và quản lý thông tin kỹ thuật của ứng dụng.
• Data: Thiết lập cách AppSheet kết nối và xử lý dữ liệu.
• UX: Tạo và tùy chỉnh giao diện người dùng.
• Automation: Tự động hóa tác vụ bằng bot (ví dụ gửi thông báo, xử lý dữ liệu).
• Security: Thiết lập quyền truy cập và bảo mật ứng dụng.
• Intelligence: Tích hợp AI như nhận dạng ký tự, phân tích dữ liệu.
• Users: Chia sẻ ứng dụng và quản lý người dùng.
• Manage: Theo dõi triển khai, mức độ sử dụng và trạng thái app.

Giao diện chỉnh sửa ứng dụng trên AppSheet

Trước khi thiết kế giao diện, bạn cần cấu hình cách Google AppSheet sử dụng dữ liệu tại tab Data. Tại Data → Tables, bạn có thể thêm bảng mới bằng cách chọn New Table để liên kết thêm nguồn dữ liệu vào ứng dụng.

Các thiết lập quan trọng trong Data → Columns

• Type: Xác định kiểu dữ liệu của từng cột (Email, Date, Number, Price…). Việc chọn đúng kiểu giúp app hoạt động chính xác.
• Show: Quyết định cột dữ liệu có hiển thị trên ứng dụng hay không (phù hợp để ẩn dữ liệu kỹ thuật).

Ban đầu, mục Data có thể hơi khó làm quen do nhiều tùy chọn nâng cao. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể quay lại điều chỉnh khi xây dựng giao diện và AppSheet cũng cung cấp sẵn tài nguyên hỗ trợ để bạn sử dụng hiệu quả hơn.

Thiết lập cách AppSheet xử lý và hiển thị dữ liệu

Google AppSheet cung cấp sẵn nhiều chế độ xem giúp bạn thiết kế giao diện nhanh chóng. Để tạo giao diện, hãy vào tab UX → Views và chọn New View. UX (User Experience) là nơi bạn kiểm soát cách người dùng tương tác và hiển thị nội dung trên ứng dụng.

Các tùy chọn khi tạo chế độ xem

• For this data: Chọn bảng dữ liệu mà giao diện sẽ hiển thị.
• View Type: Lựa chọn kiểu hiển thị như Bảng, Lịch, Bản đồ hoặc Biểu đồ.
• Position: Xác định vị trí hiển thị của chế độ xem trong ứng dụng.
• View Options: Tùy chỉnh chi tiết giao diện theo nhu cầu sử dụng.
• Display Section: Đặt tên hiển thị và chọn biểu tượng cho chế độ xem để dễ nhận biết.

Tạo và tùy chỉnh giao diện ứng dụng AppSheet

Để giảm thao tác thủ công và tối ưu quy trình, Google AppSheet cho phép bạn xây dựng các bot tự động trong mục Automation. Mỗi bot được cấu thành từ ba phần chính gồm Event (điều kiện kích hoạt), Process (luồng xử lý) và Task (hành động thực hiện), giúp ứng dụng tự phản hồi khi có sự kiện xảy ra.

Các tác vụ bot có thể thực hiện

• Tự động gửi email, SMS hoặc thông báo cho người dùng.
• Cập nhật và đồng bộ dữ liệu giữa các bảng.
• Tạo, lưu và gửi báo cáo.
• Xử lý quy trình theo logic điều kiện.
• Bạn có thể tạo bot nhanh bằng cách chọn New Bot và khai báo yêu cầu, hoặc tùy chỉnh chi tiết từng bước để kiểm soát cách bot vận hành theo nhu cầu thực tế.

Thiết lập bot tự động hóa trong AppSheet

Sau khi hoàn thiện ứng dụng, bạn có thể bắt đầu cho người khác dùng thử và sử dụng chính thức trên Google AppSheet. Việc chia sẻ được thực hiện tại tab Users, nơi bạn nhập email của những người cần cấp quyền truy cập để họ trải nghiệm ứng dụng.

Chia sẻ ứng dụng:

• Vào Users → Users
• Nhập địa chỉ email người dùng
• Tùy chỉnh nội dung email mời sử dụng app
• Người được mời có thể mở app trên trình duyệt hoặc cài trên thiết bị di động

Triển khai chính thức:

• Vào Manage → Deploy → Deployment Check
• Chạy Run Deployment Check để kiểm tra lần cuối
• Kích hoạt triển khai để ứng dụng hoạt động đầy đủ các dịch vụ

Chia sẻ và triển khai ứng dụng AppSheet cho người dùng

Với Google AppSheet, người dùng có thể xây dựng ứng dụng mà không cần kiến thức lập trình. Nền tảng này phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp muốn tạo app nhanh mà không phụ thuộc vào đội ngũ kỹ thuật.

Thông qua các thao tác cấu hình trực quan như kéo - chọn - thiết lập, bạn dễ dàng tạo giao diện người dùng, logic xử lý và quy trình làm việc tự động. Nhờ đó, việc phát triển ứng dụng trở nên đơn giản, linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn đáng kể.

Google AppSheet tích hợp nhiều tiện ích sẵn có giúp mở rộng chức năng ứng dụng và tối ưu quy trình làm việc. Các công cụ này đặc biệt phù hợp cho ứng dụng quản lý, thu thập dữ liệu và vận hành thực tế.

Những tiện ích nổi bật trong AppSheet gồm:

• Quét mã vạch (Scan Barcodes): Nhập dữ liệu nhanh, chính xác, rất hữu ích cho ứng dụng bán hàng, quản lý kho, quản lý sản phẩm.
• Biểu mẫu (Forms): Tạo form tùy chỉnh để thu thập thông tin từ người dùng một cách trực quan.
• Hình ảnh: Cho phép chụp và lưu ảnh trực tiếp trong ứng dụng.
• Chữ ký điện tử: Hỗ trợ ký xác nhận, phê duyệt tài liệu ngay trên app.

AppSheet hỗ trợ quét mã vạch, biểu mẫu, hình ảnh và chữ ký điện tử

Khả năng tự động hóa là một điểm mạnh nổi bật của Google AppSheet, giúp doanh nghiệp thiết lập các luồng công việc diễn ra hoàn toàn tự động. Bạn có thể cấu hình hệ thống gửi email Gmail khi thỏa điều kiện, tạo báo cáo định kỳ hoặc kích hoạt hành động dựa trên dữ liệu người dùng nhập vào.

Ngoài ra, AppSheet còn kết hợp hiệu quả với Google Forms và Apps Script để mở rộng tự động hóa. Ví dụ, khi người dùng gửi biểu mẫu yêu cầu hỗ trợ, ứng dụng sẽ tự tạo công việc mới và gửi thông báo email. Cách làm này giúp giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong vận hành.

Thay vì chỉ làm việc trực tiếp trên bảng tính, Google AppSheet cho phép bạn xây dựng ứng dụng từ nhiều nguồn dữ liệu như MySQL, Excel hay Google Sheets và sử dụng linh hoạt trên Android, iOS hoặc trình duyệt web. Dữ liệu luôn được đồng bộ, hỗ trợ nhiều người thao tác cùng lúc mà không bị gián đoạn.

So với Excel hay Google Sheets truyền thống, vốn hạn chế về phân quyền chi tiết và trải nghiệm trên thiết bị di động - AppSheet giúp quản lý quyền truy cập theo người dùng, dữ liệu và tự động tối ưu giao diện cho màn hình nhỏ, mang lại trải nghiệm trực quan và dễ sử dụng hơn.

AppSheet kết nối linh hoạt với SQL, REST API và nhiều nguồn dữ liệu khác

Nhờ được phát triển trong hệ sinh thái Google, Google AppSheet có khả năng kết nối chặt chẽ với các công cụ như Gmail, Google Sheets, Google Forms và Google Drive. Việc tích hợp này giúp dữ liệu được đồng bộ tự động, hạn chế thao tác thủ công và giảm sai sót trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, dữ liệu từ ứng dụng AppSheet còn có thể khai thác để tạo báo cáo, tổng hợp nội dung trong Google Docs hoặc Google Slides. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc liền mạch, tận dụng tối đa các công cụ sẵn có trong Google Workspace.

Google AppSheet đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều nhóm đối tượng khác nhau nhờ khả năng tùy biến cao, bao gồm:

• Người dùng cá nhân: Tạo các ứng dụng phục vụ công việc hằng ngày như quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch sự kiện hoặc theo dõi hoạt động cá nhân.
• Tổ chức giáo dục: Ứng dụng trong quản lý học sinh, theo dõi kết quả học tập và tổ chức các hoạt động đào tạo.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Xây dựng ứng dụng quản lý nội bộ mà không cần đội ngũ lập trình chuyên sâu, giúp tối ưu quy trình vận hành.
• Người quản lý dự án: Thiết kế ứng dụng theo dõi tiến độ, phân công công việc và phối hợp nhóm hiệu quả.
• Nhà phát triển ứng dụng: Tận dụng AppSheet để rút ngắn thời gian phát triển và triển khai ứng dụng so với cách làm truyền thống.

Qua hướng dẫn trên, có thể thấy cách sử dụng Google AppSheet không quá phức tạp và hoàn toàn phù hợp cho người không có nền tảng lập trình. Từ chuẩn bị dữ liệu, thiết kế giao diện đến tự động hóa và triển khai, AppSheet mang lại nhiều giá trị thực tế. Tuy nhiên, nội dung trong bài chỉ mang tính tham khảo, việc áp dụng cần linh hoạt theo nhu cầu và bối cảnh sử dụng.

Để trải nghiệm ứng dụng AppSheet mượt mà hơn, bạn có thể tham khảo các mẫu điện thoại, máy tính bảng mới nhất tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để mua sắm, trải nghiệm và lựa chọn thiết bị phù hợp cho công việc.