5 Cách lọc trùng trong Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Trong quá trình làm việc với Google Sheets, dữ liệu trùng lặp là vấn đề thường gặp, đặc biệt khi xử lý danh sách lớn hoặc tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 5 cách lọc trùng trong Google Sheets đơn giản, dễ thực hiện, từ sử dụng công thức đến công cụ có sẵn, giúp bạn làm sạch và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Cách lọc trùng trong Google Sheets

Bước 1: Bôi đen cột hoặc vùng dữ liệu cần kiểm tra. Trên thanh công cụ, chọn Định dạng → Định dạng có điều kiện.

Chọn Định dạng → Định dạng có điều kiện

Bước 2: Cửa sổ thiết lập quy tắc sẽ xuất hiện bên phải. Tại mục Loại quy tắc, mở danh sách lựa chọn và chọn Công thức tùy chỉnh là.

Tại mục Loại quy tắc, chọn Công thức tùy chỉnh là

Bước 3: Nhập công thức dùng để phát hiện dữ liệu trùng:

=COUNTIF(B:B;B1)>1

• Thay A bằng cột chứa dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
• Trường hợp Google Sheets trên máy bạn dùng dấu , thì hãy đổi dấu ; cho phù hợp.

Ví dụ kiểm tra cột C:

=COUNTIF(C:C;C1)>1

Sau đó, thiết lập màu nền hoặc kiểu chữ để các giá trị trùng dễ nhận biết hơn, rồi nhấn Đã xong.

Bước 4: Ngay sau khi hoàn tất, các ô có nội dung trùng nhau sẽ được tự động làm nổi bật trong bảng tính.

Các ô có nội dung trùng nhau sẽ được tự động làm nổi bật

Bước 1: Đặt con trỏ tại ô liền kề bên phải của ô đầu tiên trong cột dữ liệu cần kiểm tra. Nhập công thức sau (ví dụ với cột B):

=COUNTIF(B:B;B1)=1

Nhấn Enter, sau đó kéo công thức xuống các dòng còn lại để áp dụng cho toàn bộ cột. Kết quả trả về sẽ là TRUE (không trùng) hoặc FALSE (bị trùng).

Kết quả trả về sẽ là TRUE (không trùng) hoặc FALSE (bị trùng)

Bước 2: Để lọc dữ liệu, hãy thêm một hàng trống phía trên bảng dữ liệu. Nhấp chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên.

Chèn thêm một hàng trống phía trên bảng dữ liệu

Bước 3: Chọn hàng trống vừa tạo, sau đó nhấn vào hình phễu để bật chức năng lọc.

Nhấn vào hình phễu để bật chức năng lọc

Bước 4: Tại cột hiển thị kết quả TRUE/FALSE, nhấp vào biểu tượng bộ lọc. Bỏ chọn FALSE nếu muốn giữ lại các giá trị không trùng, rồi nhấn OK.

Lọc giá trị FALSE hoặc TRUE

Bước 5: Hoàn tất thao tác, bảng tính sẽ chỉ còn các dữ liệu không bị trùng. Ngược lại, nếu bỏ chọn TRUE, bạn sẽ lọc được các giá trị bị trùng.

Bước 1: Chọn một ô trống bất kỳ trong bảng tính, nơi bạn muốn hiển thị kết quả sau khi lọc.  Nhập công thức:

=UNIQUE(A2:B21)

(Phạm vi A2:B21 có thể thay đổi tùy theo vùng dữ liệu bạn cần xử lý.)

Bước 2: Nhấn Enter. Google Sheets sẽ tự động tạo một danh sách mới chỉ bao gồm các giá trị không bị trùng lặp.

Danh sách mới chỉ bao gồm các giá trị không bị trùng lặp

Lưu ý:

• Kết quả trả về là dữ liệu động (liên kết với bảng gốc).
• Nếu muốn sử dụng kết quả như dữ liệu độc lập, bạn có thể sao chép và dán sang bảng khác.
• Khi dán, hãy chọn Chỉ dán giá trị (Paste values only) hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V để tránh sao chép công thức.

Để chỉ giữ lại những giá trị xuất hiện duy nhất một lần và loại bỏ các dữ liệu lặp từ hai lần trở lên, bạn có thể kết hợp hàm IF và COUNTIF theo các bước sau:

Bước 1: Mở bảng tính Google Sheets và xác định cột dữ liệu cần xử lý (ví dụ cột B). Tại cột bên cạnh, nhập công thức:

=IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;"Trùng lặp")

COUNTIF dùng để đếm số lần một giá trị xuất hiện.

IF giúp kiểm tra điều kiện:

• Nếu giá trị chỉ xuất hiện 1 lần, kết quả sẽ giữ nguyên dữ liệu đó.
• Nếu xuất hiện nhiều hơn 1 lần, ô sẽ hiển thị chữ “Trùng lặp”.

Bước 2: Nhấn Enter, sau đó kéo công thức xuống toàn bộ các dòng còn lại để áp dụng cho cả cột.

Bước 3: Chọn hàng tiêu đề của bảng dữ liệu, vào Dữ liệu → Tạo bộ lọc để bật chức năng lọc.

Tạo bộ lọc để bật chức năng lọc

Bước 4: Tại cột kết quả, nhấn vào biểu tượng bộ lọc. Chọn giá trị “Trùng lặp”, sau đó nhấn OK. Bạn có thể chọn xóa những hàng trùng lặp này đi để làm sạch dữ liệu.

Chọn “Trùng lặp” để lọc những dữ liệu bị trùng

Bước 1: Trên thanh menu, chọn Tiện ích bổ sung → Tải tiện ích bổ sung để mở kho tiện ích.

Chọn Tiện ích bổ sung → Tải tiện ích bổ sung

Bước 2: Trong ô tìm kiếm, nhập từ khóa “remove duplicates”. Chọn tiện ích Remove Duplicates.

Bước 3: Nhấn Cài đặt để bắt đầu thêm tiện ích vào Google Sheets.

Nhấn Cài đặt để bắt đầu thêm tiện ích vào Google Sheets

Bước 4: Vào mục Tiện ích → Remove Duplicates → Find duplicate or unique rows để tìm những giá trị bị trùng lặp.

Vào mục Tiện ích và kích hoạt tiện ích remove dulicates

Bước 5: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra giá trị bị trùng và nhấn Next.

Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra giá trị bị trùng

Bước 6: Chọn loại dữ liệu bạn muốn tìm → Nhấn chọn duplicates.

Chọn loại dữ liệu bạn muốn tìm → Nhấn chọn duplicates

Bước 7: Chọn cột bạn muốn tìm dữ liệu bị trùng → Next.

Chọn cột bạn muốn tìm dữ liệu bị trùng → Next

Bước 8: Chọn màu nền làm nổi bật giá trị bị trùng lặp và chọn Finish.

Chọn màu nền làm nổi bật giá trị bị trùng lặp

Bước 9: Các hàng có giá trị trùng lặp được làm nổi bật.

Các hàng có giá trị trùng lặp được làm nổi bật

Ngoài việc xử lý trùng lặp trong một cột, bạn cũng có thể xác định các giá trị xuất hiện đồng thời giữa hai cột bằng cách sử dụng hàm COUNTIF.

Bước 1: Chọn một ô trống tại cột bạn muốn hiển thị kết quả kiểm tra trùng.

Bước 2: Nhập công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A$9,B2)

Trong đó:

• $A$2:$A$9 là vùng dữ liệu của cột thứ nhất cần so sánh.
• B2 là giá trị ở cột thứ hai dùng làm điều kiện đối chiếu.

Nhập công thức để lọc trùng 2 cột trong Google Sheets

Bước 3: Nhấn Enter để xem kết quả, sau đó kéo công thức xuống các dòng còn lại để áp dụng cho toàn bộ cột.

Kết quả:

• Con số hiển thị cho biết mỗi giá trị trong cột B xuất hiện bao nhiêu lần trong cột A.
• Nếu kết quả lớn hơn 0, dữ liệu đó có trùng giữa hai cột; nếu bằng 0, dữ liệu không trùng.

Kết quả số lần trùng lặp dữ liệu

Ngoài việc nhận diện dữ liệu trùng, Google Sheets còn cho phép loại bỏ trực tiếp các bản ghi trùng lặp chỉ với vài thao tác đơn giản.

Bước 1: Bôi đen cột hoặc vùng dữ liệu cần xử lý. Trên thanh menu, chọn Dữ liệu.

Bước 2: Nhấn Dọn sạch dữ liệu → chọn Xóa bản trùng lặp. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra và loại bỏ các giá trị lặp trong vùng đã chọn.

Dọn sạch dữ liệu → chọn Xóa bản trùng lặp

Việc nắm vững các phương pháp này không chỉ giúp bảng tính gọn gàng hơn mà còn nâng cao độ chính xác trong phân tích và xử lý dữ liệu. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn làm việc với Google Sheets hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Để làm việc với Google Sheets nhanh chóng, hiệu quả, hãy tham khảo các dòng máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.