Cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs và cách dùng hiệu quả

Không phải lúc nào bạn cũng nhớ rõ nội dung tài liệu đã được chỉnh sửa ra sao hoặc ai là người thực hiện thay đổi. Google Docs cung cấp tính năng lịch sử chỉnh sửa giúp bạn xem lại toàn bộ các phiên bản đã tạo. Trong bài viết này, bạn sẽ biết cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs nhanh chóng và chính xác.

Cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs giúp theo dõi thay đổi hiệu quả

Sử dụng nút chỉnh sửa lần cuối là cách nhanh nhất để xem lịch sử chỉnh sửa trong Google Docs, phù hợp khi bạn cần kiểm tra thay đổi gần nhất:

Bước 1: Mở tài liệu Google Docs cần xem lịch sử chỉnh sửa.

Bước 2: Nhìn lên góc trên bên phải, gần nút Chia sẻ, nhấp vào dòng hiển thị lần chỉnh sửa gần nhất hoặc biểu tượng hình đồng hồ.

Xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs nhanh bằng nút chỉnh sửa lần cuối

Bước 3: Bảng lịch sử phiên bản sẽ xuất hiện bên phải, hiển thị thời gian, người chỉnh sửa và nội dung thay đổi.

Danh sách lịch sử hiển thị thời gian, người chỉnh sửa và nội dung thay đổi

Trong trường hợp không thấy mục chỉnh sửa lần cuối, bạn có thể xem lịch sử chỉnh sửa trong Google Docs thông qua menu Tệp:

Bước 1: Mở tài liệu Google Docs cần xem lịch sử chỉnh sửa.

Bước 2: Trên thanh menu phía trên, chọn Tệp.

Bước 3: Chọn Nhật ký phiên bản, sau đó nhấp Xem lịch sử phiên bản.

Cách mở lịch sử phiên bản Google Docs từ menu Tệp

Khi không dùng máy tính, bạn có thể kiểm tra lịch sử chỉnh sửa Google Docs thông qua Google Drive trên điện thoại.

Bước 1: Mở Google Drive và tìm đến tài liệu Google Docs cần kiểm tra.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tệp, chọn Chi tiết và hoạt động.

Bước 3: Chuyển sang tab Hoạt động để xem các mốc thời gian và người chỉnh sửa.

Xem lịch sử chỉnh sửa Google Docs trên điện thoại qua Google Drive

Lưu ý khi xem trên điện thoại:

• Chỉ xem được lịch sử hoạt động, không hiển thị chi tiết nội dung thay đổi
• Không thể khôi phục phiên bản cũ
• Muốn xem đầy đủ, cần mở tài liệu bằng Google Docs trên máy tính

Bên cạnh việc xem lịch sử chỉnh sửa, Google Docs còn cho phép khôi phục lại các phiên bản trước đó khi cần.

Cách khôi phục phiên bản Google Docs:

Bước 1: Trong bảng Nhật ký phiên bản bên phải, nhấp chọn phiên bản bạn muốn khôi phục để xem lại nội dung.

Bước 2: Khi đã xác nhận đúng phiên bản cần dùng, nhấn Khôi phục phiên bản này ở phía trên.

Bước 3: Xác nhận khôi phục để thay thế nội dung hiện tại bằng phiên bản đã chọn.

Lưu ý: Khi khôi phục phiên bản, Google Docs vẫn lưu lại phiên bản hiện tại để bạn có thể quay lại nếu cần.

Để tránh các chỉnh sửa quan trọng bị gộp chung, Google Docs cho phép bạn đặt tên cho từng phiên bản nhằm dễ quản lý và nhận biết.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở Nhật ký phiên bản và chọn phiên bản bạn muốn đánh dấu.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh phiên bản, sau đó chọn Đặt tên cho phiên bản này.

Đặt tên phiên bản Google Docs để quản lý lịch sử chỉnh sửa dễ dàng

Khi muốn giữ nguyên tài liệu hiện tại nhưng vẫn chỉnh sửa một phiên bản cũ, Google Docs cho phép bạn tạo bản sao riêng biệt từ lịch sử phiên bản.

Các thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở Nhật ký phiên bản và chọn phiên bản cũ bạn muốn sao chép.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh phiên bản đó và chọn Tạo bản sao.

Tạo bản sao từ phiên bản cũ trong lịch sử chỉnh sửa Google Docs

Thông qua lịch sử phiên bản trên máy tính, Google Docs hiển thị các nội dung được thêm hoặc xóa bằng màu sắc khác nhau. Mỗi màu tương ứng với một người chỉnh sửa, kèm theo tên hiển thị rõ trong bảng Nhật ký phiên bản, giúp việc theo dõi thay đổi trở nên trực quan hơn.

Việc xem và quản lý lịch sử phiên bản trong Google Docs chỉ khả dụng khi bạn có quyền chỉnh sửa hoặc là chủ sở hữu tài liệu. Nếu chỉ được cấp quyền xem, bạn sẽ không thấy tùy chọn truy cập lịch sử chỉnh sửa hay khôi phục phiên bản.

Trong Google Docs, lịch sử chỉnh sửa của tài liệu được lưu trữ lâu dài kể từ khi tài liệu được tạo, cho phép xem lại các phiên bản cũ từ nhiều năm trước. Tuy nhiên, số lượng phiên bản được đặt tên sẽ bị giới hạn, thường tối đa khoảng 40 phiên bản cho mỗi tài liệu.

Nhằm tối ưu việc lưu trữ lịch sử phiên bản, Google Docs có thể tự động gộp các chỉnh sửa nhỏ diễn ra trong thời gian ngắn thành một phiên bản duy nhất. Nếu cần lưu riêng một mốc chỉnh sửa quan trọng, bạn nên đặt tên cho phiên bản ngay sau khi hoàn tất thay đổi.

Việc nắm rõ cách xem và quản lý lịch sử chỉnh sửa giúp bạn kiểm soát nội dung tốt hơn, hạn chế sai sót và tối ưu quá trình làm việc nhóm. Khi sử dụng thành thạo các tính năng này, Google Docs sẽ trở thành công cụ hỗ trợ soạn thảo và cộng tác rất hiệu quả.

Để trải nghiệm Google Docs mượt mà hơn trên điện thoại và máy tính bảng, bạn có thể tham khảo các thiết bị chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, giúp học tập và làm việc tiện lợi mỗi ngày.