Cách dùng hàm SUMIFS trong Excel tính tổng nhiều điều kiện

Hàm SUMIFS trong Excel cho phép người dùng có thể tính tổng các giá trị đáp ứng nhiều điều kiện khác nhau đơn giản và dễ dàng hơn. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm này hãy tìm hiểu những thông tin chi tiết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!

SUMIFS được biết tới là một hàm cơ bản trong Excel dùng để tính tổng các giá trị đáp ứng được nhiều điều kiện khác nhau. Ví dụ như bạn có bảng dữ liệu bán hàng và muốn tính tổng doanh thu từ 1 sản phẩm trong một quý cụ thể nào đó thì có thể dùng SUMIFS để có kết quả nhanh hơn. 

Hàm SUMIFS được ứng dụng để tính toán doanh thu, doanh số hiệu quả.

Công thức =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…)

Trong đó: 

• Sum_range là một hoặc nhiều ô tính tổng, trong đó những ô chứa số mới được tính tổng còn giá trị ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

• criteria_range1 – range đánh giá theo các điều kiện liên quan, mang tính chất bắt buộc.

• criteria1 là điều kiện đầu tiên đáp ứng, bắt buộc phải có. Bạn có thể cung cấp các điều kiện dưới dạng một số, tham chiếu ô, biểu thức logic, văn bản hoặc một hàm Excel khác.  Ví dụ như dùng các điều kiện 10, “> = 10”, A1, “cherries” hoặc TODAY ().

• criteria_range2, criteria2,..  là các dải được thêm vào và điều kiện liên quan do người dùng tùy chọn, tối đa 127 dải / điều kiện.

Bạn cần lưu ý rằng hàm SUMIFS hoạt động với biểu thức logic với AND trong Excel, mỗi ô trong đối số sum_range  được tính tổng nếu toàn bộ các điều kiện chỉ định đúng cho ô đó.

Cách sử dụng hàm SUMIFS tùy vào yêu cầu của từng trường hợp mà có sự khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể để áp dụng công thức tính hàm này.

Đề bài: Giả sử có bảng dữ liệu doanh số bán hàng yêu cầu tính tổng doanh số cửa hàng A bằng hàm SUMIFS. 

Bảng dữ liệu doanh số bán hàng của cửa hàng A.

Các bước thực hiện đơn giản như sau:

• Bước 1: Tại ô C2, người dùng nhập hàm =SUMIFS(B2:B7, A2:A7, “A”). Trong đó:

+ B2:B7 là cột doanh số, phạm vi muốn tính tổng.

+ A2:A7 là cột cửa hàng, phạm vi muốn xét điều kiện.

+ “A” là điều kiện tìm các cửa hàng A trong danh sách.

Bạn nhập hàm SUMIFS(B2:B7, A2:A7, “A”) vào ô C2.

• Bước 2: Bạn nhấn Enter và xem kết quả tại ô C2. Doanh số cửa hàng A là 21000. 

Người dùng nhấn Enter và xem kết quả cụ thể được hiển thị tại ô C2.

Dạng bài toán phổ biến nhất hiện nay là hàm tính tổng có 2 điều kiện. Nếu bạn muốn thiết lập các điều kiện có thể dùng các toán tử so sánh như , <, <=, =, < và =.

Đề bài: Giả sử bảng điểm số học sinh của các lớp với yêu cầu tính tổng điểm các học sinh nữ có điểm cao hơn 8. Bạn có thể tính toán theo các bước cụ thể sau đây:

Bảng điểm của các lớp với yêu cầu tính tổng điểm học sinh nữ có điểm cao hơn 8.

• Bước 1: Bạn nhập hàm =SUMIFS(D2:D9, B2:B9, “Nữ”, D2:D9, “8”) vào ô E2. Trong đó:

+ D2:D9 là Sum_range: Phạm vi cột điểm cần tính tổng.

+ B2:B9 là Criteria_range1: Phạm vi cột giới tính để xét điều kiện thứ nhất.

+ “Nữ” là Criteria1: Tìm các học sinh giới tính nữ, điều kiện thứ nhất.

+ D2:D9 là Criteria_range2: Là phạm vi cột điểm để xét điều kiện thứ hai.

+ “8” là Criteria2: Tìm các học sinh có điểm số lớn hơn 8, điều kiện thứ hai.

Tại ô C2, bạn nhập hàm =SUMIFS(D2:D9, B2:B9, “Nữ”, D2:D9, “8”).

• Bước 2: Sau đó nhấn Enter và xem phần kết quả tại ô E2. Tổng điểm học sinh nữ có điểm trên 8 là 17.5. 

Kết quả tính hiển thị tại ô E2.

Nếu người dùng muốn tính tổng dựa trên nhiều nhóm điều kiện khác nhau có thể sử dụng nhiều hàm SUMIFS cùng lúc. Ví dụ minh họa dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách dùng hàm SUMIFS:

Giả sử bảng dữ liệu về doanh số bán hàng của hai cửa hàng, yêu cầu tính tổng doanh số tháng 1 của cửa hàng A và tháng 2 của cửa hàng B.

Bảng doanh số bán hàng của hai cửa hàng A và B.

Các bước thao tác chi tiết như sau:

• Bước 1: Người dùng nhập hàm =SUMIFS(C2:C7, A2:A7, “A”, B2:B7, “Tháng 1”) + SUMIFS(C2:C7, A2:A7, “B”, B2:B7, “Tháng 2”) vào ô D2.

Tại ô D2, bạn nhập vào 2 hàm như trên.

• Bước 2: Bạn nhấn vào Enter và xem phần kết quả hiển thị tại ô D2. Tổng doanh số cửa hàng A tháng 1 và cửa hàng B tháng 2 là 13000. 

Người dùng nhấn Enter và xem ô D2 hiển thị kết quả rõ ràng nhất.

Cách sử dụng hàm SUMIFS với dữ liệu là ngày tháng tương tự như các loại dữ liệu khác (văn bản và số). 

Đề bài: Giả sử bảng dữ liệu số lượng sản phẩm giao trong các ngày và yêu cầu tính tổng số lượng sản phẩm giao trong 7 ngày gần nhất.

Bảng số lượng sản phẩm giao trong các ngày.

Cách thực hiện gồm các bước sau:

• Bước 1: Bạn nhập hàm =SUMIFS(C2:C7,B2:B7,'='&TODAY()-7) vào ô F2. Trong đó:

+ C2:C9: Là cột số lượng, phạm vi tính tổng.

+ B2:B9: Là cột ngày giao, phạm vi xét điều kiện thứ nhất.

+ “=”&TODAY()–7: Lấy dữ liệu cho 7 ngày gần nhất, xét điều kiện thứ hai.

Ở ô F2, bạn nhập công thức =SUMIFS(C2:C7,B2:B7,'='&TODAY()-7).

• Bước 2: Người tính nhấn vào nút Enter để xem kết quả ở ô F2. Theo đó số sản phẩm giao trong 7 ngày gần nhất là 251. 

Kết quả hiển thị rõ ràng ở ô F2 .

Khi sử dụng hàm SUMIFS, người dùng có thể gặp phải những lỗi sau đây:

Nguyên nhân của lỗi #VALUE! là hàm SUMIFS tham chiếu đến ô, phạm vi workbook đã bị đóng. Giải pháp xử lý cho lỗi này là bạn mở cửa sổ làm việc được công thức chỉ ra, sau đó nhấn F9 để làm mới công thức.

Lỗi chuỗi tiêu thức có nhiều hơn 255 ký tự do nguyên nhân người dùng tìm cách khớp các chuỗi dẫn tới trả về kết quả sai. Giải pháp xử lý cho lỗi trên là rút ngắn chuỗi hay dùng hàm CONCATENATE, dấu &.

Nguyên nhân chính của lỗi trên là phạm vi các đối số không cùng số hàng và cột. Giải pháp xử lý là thay đổi lại phạm vi của các đối số. Ví dụ đối số sum_range (C2:C10) không tương ứng đối số Criteria Range (A2:A12&B2:B12). Lúc này, hàm SUMIFS (C2:C10,A2:A12, A14,B2:B12, B14) có kết quả trả về #VALUE!, bạn nên thao tác đổi sum_range thành C1:C12.

Người dùng cần nắm bắt những lỗi thường gặp khi dùng hàm SUMIFS để làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

Dưới đây là một vài lưu ý khi sử dụng hàm SUMIFS để có độ chính xác cao nhất:

• Phạm vi sum_range sẽ được cộng nếu mỗi ô trong vùng được chọn, đáp ứng các điều kiện đã được xác định là chính xác cho ô đó.

• Các ô trong phạm vi sum_range nếu chứa TRUE được coi là 1, nếu chứa FALSE được coi là 0.

• Bạn cần đảm bảo Criteria Range có cùng số hàng, kích thước vùng, số cột giống sum_range.

• Người dùng có thể thay thế ký tự đơn bằng (?), (*) thay vì sử dụng một chuỗi với Criteria. Nếu dùng dấu hỏi chấm, dấu sao thì bạn cần thêm dấu ~ ở trước.

• Hàm SUMIFS có thể hoạt động cùng hàm AND dùng cho  nhiều điều kiện cùng một lúc. 

• Các văn bản trong điều kiện được đặt trong ngoặc kép (“).

• Tham chiếu ô thuộc điều kiện không đặt trong dấu ngoặc kép.

• Hàm SUMIFS có thể xử lý nhiều phạm vi nhưng không dùng các hàm như  Year vì kết quả trả về là một mảng.

Trên đây là cách dùng hàm SUMIFS trong Excel tính tổng nhiều điều kiện. Hi vọng thông qua hướng dẫn trong bài viết, ví dụ minh họa cụ thể sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách dùng hàm trong thực tế. Từ đó xử lý công việc hiệu quả, tiết

kiệm thời gian và công sức đáng kể!