Cách cấp quyền chỉnh sửa Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Quản lý quyền truy cập trong Google Sheets là một phần quan trọng trong việc bảo mật và cộng tác dữ liệu. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho cá nhân cụ thể, chia sẻ công khai với mọi người, hoặc bảo vệ các trang tính quan trọng để đảm bảo an toàn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước chi tiết cấp quyền giúp bạn kiểm soát và tối ưu việc chia sẻ và bảo vệ dữ liệu.

Hướng dẫn cấp quyền chỉnh sửa và bảo vệ dữ liệu trong Google Sheets hiệu quả và an toàn

Nếu bạn chỉ muốn cấp quyền chỉnh sửa cho một vài cá nhân cụ thể, như thành viên nhóm hoặc đồng nghiệp, bạn có thể dễ dàng chia sẻ Google Sheets với họ và kiểm soát quyền truy cập. Dưới đây là các bước để thực hiện:

Bước 1: Mở file Google Sheets và nhấp vào nút "Chia sẻ" ở góc phải giao diện.

Mở cài đặt chia sẻ để bắt đầu cấp quyền

Bước 2: Nhập địa chỉ email người nhận vào ô chia sẻ và chọn biểu tượng Cài đặt để thiết lập quyền truy cập (Người chỉnh sửa).

Bước 3: Chọn quyền chia sẻ và nhấn "Gửi" để hoàn tất việc cấp quyền truy cập cho người nhận.

Hoàn tất việc chia sẻ và gửi quyền truy cập

Để chia sẻ Google Sheets với tất cả mọi người, giúp bất kỳ ai có liên kết có thể chỉnh sửa hoặc xem, làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Google Sheets và nhấp vào "Chia sẻ" ở góc phải giao diện

Bước 2: Chuyển Quyền truy cập chung từ "Hạn chế" thành "Bất kỳ ai có đường liên kết", sau đó chọn quyền Người chỉnh sửa.

Chuyển sang chế độ công khai và thiết lập quyền

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt để tùy chỉnh quyền chia sẻ → Sao chép đường liên kết → Chọn Xong để hoàn tất.

Chia sẻ liên kết và hoàn tất thiết lập

Để bảo vệ một trang tính trong Google Sheets, thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Google Sheets và nhấp chuột phải vào tên Trang tính cần bảo vệ ở phía dưới → Chọn "Bảo vệ trang tính".

Truy cập cài đặt bảo vệ trang tính trong Google Sheets để bắt đầu thiết lập

Bước 2: Chọn phạm vi cần bảo vệ (toàn bộ trang tính hoặc dải ô cụ thể) và nhập mô tả cảnh báo. Nhấn "Đặt quyền" để tiếp tục.

Chọn phạm vi cần bảo vệ, có thể là toàn bộ trang tính hoặc vùng dữ liệu cụ thể

Bước 3: Tại phần Đặt quyền, chọn Tùy chỉnh để cấp quyền cho người chỉnh sửa và nhập địa chỉ email người đó, sau đó nhấn "Xong" để hoàn tất.

Thiết lập quyền chỉnh sửa và cấp quyền cho người dùng

Nếu bạn muốn gỡ bỏ quyền bảo vệ trên một trang tính, làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file Google Sheets và nhấp chuột phải vào tên Trang tính cần bỏ bảo vệ → chọn "Bảo vệ trang tính".

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ổ khóa và chọn thùng rác bên cạnh mô tả bảo vệ.

Bước 3: Chọn "Xóa" và xác nhận để hoàn tất việc bỏ quyền bảo vệ.

Chọn thao tác xóa bảo vệ bằng cách nhấn vào biểu tượng ổ khóa và chọn thùng rác

Mặc dù việc cấp quyền chỉnh sửa trên Google Sheets khá dễ dàng và không ảnh hưởng đến khả năng cộng tác, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để bảo vệ dữ liệu:

• Chỉ cấp quyền khi thật sự cần thiết: Hãy chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người thực sự cần thiết. Với những người chỉ cần xem hoặc nhận xét, hãy cấp quyền “Người xem” hoặc “Người nhận xét” thay vì quyền “Người chỉnh sửa”.
• Kiểm tra kỹ địa chỉ email: Trước khi cấp quyền, đảm bảo nhập đúng địa chỉ email của người nhận. Sai sót nhỏ trong địa chỉ email có thể dẫn đến việc chia sẻ nhầm cho người không liên quan.
• Thường xuyên rà soát quyền truy cập: Hãy định kỳ kiểm tra lại danh sách quyền truy cập và điều chỉnh khi cần thiết, đặc biệt là đối với các file quan trọng hoặc chia sẻ lâu dài.
• Sử dụng tính năng bảo vệ trang tính và dải ô: Để bảo vệ các vùng dữ liệu quan trọng, bạn nên sử dụng tính năng bảo vệ trang tính và dải ô, giúp ngăn chặn thay đổi không mong muốn từ người khác.
• Theo dõi lịch sử phiên bản: Tận dụng tính năng Lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi trong file Google Sheets. Nếu cần, bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó.

Cấp quyền chỉnh sửa và bảo vệ trang tính trong Google Sheets giúp bạn quản lý và bảo mật dữ liệu dễ dàng. Hãy thường xuyên kiểm tra quyền truy cập và sử dụng tính năng bảo vệ để tránh thay đổi không mong muốn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách bảo vệ dữ liệu trong Google Sheets.

Hãy đến ngay Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để khám phá các mẫu điện thoại và máy tính bảng hiện đại, hỗ trợ công việc quản lý dữ liệu Google Sheets hiệu quả hơn.