Chuyển đổi file Excel sang PDF là cách đơn giản và hiệu quả để bảo vệ định dạng tài liệu, giúp dễ dàng chia sẻ mà không lo bị lỗi font hay thay đổi bố cục. Đây là phương pháp phổ biến khi bạn cần lưu trữ tài liệu hoặc gửi báo cáo. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các cách chuyển đổi file Excel sang PDF nhanh chóng, có thể áp dụng trên cả máy tính và điện thoại.
Cách chuyển file Excel sang PDF đơn giản và dễ hiểu
Việc chuyển file Excel sang PDF giúp bạn bảo toàn định dạng bảng tính, dễ dàng chia sẻ mà không lo bị lỗi font hay thay đổi bố cục.
Đây là cách phổ biến để lưu trữ tài liệu quan trọng hoặc gửi báo cáo chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các cách chuyển đổi từ Excel sang PDF nhanh chóng, đơn giản, áp dụng được trên cả máy tính và điện thoại.
1. Cách xuất file Excel sang PDF ngay trong Excel
Bước 1: Trước tiên, hãy mở một file Excel cụ thể mà bạn muốn chuyển đổi.
Bước 2: Chọn mục File ở góc trên bên trái màn hình.
Bước 3: Chọn Save As, sau đó nhấn vào Browse để xác định vị trí lưu trữ file mong muốn.
Bước 4: Tiếp tục chọn Save as Type, sau đó chọn PDF và hoàn tất với lệnh Save.
Bước 1: Vào website bằng liên kết https://smallpdf.com/excel-to-pdf, sau đó nhấp vào Choose File và tải lên file Excel bạn định chuyển đổi. Quá trình chuyển đổi diễn ra tự động và nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào kích thước file.
Giao diện chuyển đổi của SmallPdf
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng tải xuống để download file về máy tính của bạn.
Chuyển đổi Excel sang PDF qua Google Drive
Bước 1: Mở Google Drive và chọn Mới >> Chọn Tải tệp lên.
Bước 2: Tìm file mong muốn và nhấn Open.
Bước 3: Nhấn chuột phải lên file vừa tải và chọn Mở bằng >> Google Trang tính.
Bước 4: Nhấp vào Tệp >> Chọn Tải xuống và định dạng là Tài liệu PDF.
Các bước chuyển đổi Excel sang PDF trên Google Drive
Dùng Convertio để chuyển Excel sang PDF
Bước 1: Vào trang Chuyển Excel sang PDF - Convertio.
Chuyển đổi Excel sang PDF bằng Covertio
Bước 2: Nhấn vào Chọn tập tin để tải lên file Excel cần chuyển đổi.
Bước 3: Nhấn Chuyển đổi để bắt đầu quá trình.
Bước 4: Khi hoàn tất, nhấn Tải về để lưu file chuyển đổi về máy.
Sử dụng PDF Converter để chuyển Excel sang PDF
Bước 1: Truy cập vào website Chuyển Excel sang PDF - Convert.
Giao diện website PDF Converter
Bước 2: Nhấn Choose Excelfile hoặc kéo thả file vào giao diện.
Bước 3: Nhấn Download để tải file chuyển đổi về.
Chuyển đổi Excel sang PDF qua I Love PDF
Bước 1: Truy cập Chuyển Excel sang PDF - I Love PDF.
Bước 2: Nhấn vào Select Excel files để chọn file Excel cần chuyển đổi.
Bước 3: Nhấn vào Convert PDF để thực hiện chuyển đổi.
Bước 4: Sau đó nhấn Download PDF để tải về.
Giao diện website I Love PDF
Biến đổi Excel thành PDF trên PDF Candy
Bước 1: Mở trang web Chuyển Excel sang PDF - PDF Candy.
Bước 2: Nhấn vào Thêm tập tin để chọn file Excel cần chuyển.
Bước 3: Nhấn Tải tập tin để lưu file đã chuyển đổi.
Giao diện website PDFCandy
Phương pháp dùng Cute PDF Writer để chuyển Excel sang PDF
Trước hết, bạn cần tải và cài đặt Cute PDF Writer cùng với PS2PDF Converter trên máy tính của mình.
Tải Cute PDF Writer trên máy tính
Sau khi cài đặt xong, bạn có thể dễ dàng sử dụng CutePDF Writer để tạo file PDF từ bất kỳ tài liệu Excel nào mà không gặp phải sự cố về định dạng. Hãy làm theo các bước dưới đây để chuyển đổi file Excel sang PDF nhanh chóng:
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chuyển đổi, chọn In >> Chọn CutePDF Writer.
Bước 2: Nhấn In.
Bước 3: Xác định vị trí bạn muốn lưu tệp >> Nhấn Lưu để hoàn tất.
Chuyển đổi bằng Cute PDF Writer cùng với PS2PDF Converter
3. Cách chuyển file Excel sang PDF không bị cắt trên điện thoại
Nếu bạn cần gấp chuyển một file Excel thành PDF nhưng không có máy tính bên cạnh, bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc này trên điện thoại.
Dưới đây là các ứng dụng phổ biến bạn có thể sử dụng trên cả hai hệ điều hành Android và iOS:
Docs To Go
Adobe Acrobat Reader
CamScanner
PDF Expert
WPS Office
Microsoft Excel (Office Mobile)
Ngoài ra, bạn còn có thể chuyển đổi file Excel sang PDF trực tiếp từ ứng dụng Microsoft Excel trên cả hai nền tảng iOS và Android bằng cách thực hiện như sau:
Bước 1: Thực hiện tải ứng dụng Microsoft Excel từ App Store hoặc Google Play Store, rồi mở ứng dụng và chọn file muốn chuyển đổi.
Bước 2: Tìm biểu tượng Chia sẻ trên iOS hoặc Export trên Android và chọn Tạo PDF hoặc Export as PDF để lưu file PDF mới vào điện thoại.
Chuyển đổi file Excel thành PDF qua ứng dụng Microsoft Excel trên điện thoại.
4. Một số lỗi thường gặp khi chuyển file Excel sang PDF
Phong trào chuyển đổi file Excel thành PDF khá phổ biến để chia sẻ hoặc lưu trữ dữ liệu nhanh chóng. Nhưng đôi khi, quá trình này không diễn ra suôn sẻ do một số sự cố không mong muốn.
Dưới đây là một số lỗi thường gặp mà có thể bạn sẽ gặp phải:
Mất màu trong quá trình chuyển đổi.
Mất các cột/hàng hoặc tràn trang trong file PDF.
Lỗi font chữ hoặc định dạng.
File PDF bị cắt xén.
Dữ liệu bị mất.
Việc chuyển file Excel sang PDF không chỉ giúp bảo toàn định dạng mà còn đảm bảo tài liệu được hiển thị chính xác trên mọi thiết bị. Bạn có thể thực hiện chuyển đổi dễ dàng bằng các công cụ có sẵn trong Excel hoặc sử dụng phần mềm, website trực tuyến tùy theo nhu cầu.
Nếu bạn muốn khám phá thêm các công cụ hỗ trợ chuyển đổi tài liệu hoặc cần tư vấn thêm về các giải pháp công nghệ, đừng quên theo dõi Góc tư vấn của Điện Máy Chợ Lớn để tham khảo thêm nhiều thông tin bổ ích!
