Cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet đơn giản, nhanh chóng

Khi làm việc với bảng tính có nhiều dữ liệu và nhiều người cùng chỉnh sửa, việc kiểm soát các thay đổi là yếu tố cần thiết. Google Sheets cung cấp công cụ lịch sử chỉnh sửa cho phép người dùng xem lại toàn bộ quá trình cập nhật dữ liệu theo thời gian. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cách xem và sử dụng lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheets.

Các cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheets giúp kiểm soát thay đổi dữ liệu

Để kiểm soát các thay đổi trong bảng tính và theo dõi hoạt động chỉnh sửa, bạn có thể sử dụng tính năng lịch sử phiên bản có sẵn trong Google Sheets.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở file Google Sheets cần kiểm tra → Chọn Tệp → Nhật ký phiên bản → Xem lịch sử phiên bản.

Bước 2: Danh sách lịch sử chỉnh sửa sẽ hiển thị bên phải màn hình, bao gồm thời gian chỉnh sửa, người thực hiện và nội dung thay đổi trong từng phiên bản.

Mở lịch sử phiên bản Google Sheets từ menu Tệp

Mẹo nhanh: Nhấn trực tiếp vào biểu tượng hình đồng hồ trên thanh công cụ để mở lịch sử chỉnh sửa nhanh hơn.

Khi cần kiểm tra chi tiết nội dung đã thay đổi trong một ô cụ thể, Google Sheets cho phép bạn xem lịch sử chỉnh sửa ngay tại ô dữ liệu đó.

Các thao tác thực hiện:

Bước 1: Mở file Google Sheets → Nhấp chọn ô dữ liệu cần xem lịch sử chỉnh sửa.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào ô đã chọn → Chọn Hiển thị lịch sử chỉnh sửa.

Ngay sau đó, Google Sheets sẽ hiển thị các lần chỉnh sửa của ô này, bao gồm nội dung thay đổi, thời gian và người thực hiện.

Các thao tác xem lịch sử chỉnh sửa của từng ô dữ liệu trong Google Sheets

Trong quá trình sử dụng bảng tính, không tránh khỏi những trường hợp dữ liệu bị thay đổi ngoài ý muốn. Khi đó, lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheets cho phép bạn nhanh chóng khôi phục lại phiên bản phù hợp để tiếp tục làm việc.

Các bước khôi phục lịch sử chỉnh sửa:

Bước 1: Mở file Google Sheets → Nhấn biểu tượng hình đồng hồ trên thanh công cụ để mở lịch sử phiên bản.

Bước 2: Di chuột đến phiên bản cần khôi phục → Nhấn biểu tượng ba chấm bên cạnh phiên bản đó → Chọn Khôi phục phiên bản này → Xác nhận Khôi phục để hoàn tất.

Khôi phục phiên bản Google Sheets khi dữ liệu bị thay đổi ngoài ý muốn

Lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheets không thể xóa trực tiếp trên một file đang hoạt động, vì Google lưu trữ thông tin này để đảm bảo an toàn và minh bạch khi làm việc nhóm. 

Tuy nhiên, bạn có thể xóa lịch sử chỉnh sửa theo cách gián tiếp bằng cách tạo một bản sao mới trong trường hợp cần làm mới bảng tính, bàn giao file cho người khác hoặc không muốn giữ lại dấu vết chỉnh sửa trước đó, thao tác chi tiết như sau:

• Mở file Google Sheets → Chọn Tệp → Tạo bản sao.
• File bản sao sẽ không chứa lịch sử chỉnh sửa trước đó.
• File gốc vẫn giữ nguyên nhật ký phiên bản.

Cách làm mới Google Sheets bằng cách tạo bản sao để xóa lịch sử chỉnh sửa

Trong quá trình làm việc với dữ liệu, việc theo dõi và kiểm soát các thay đổi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo độ chính xác của bảng tính. Tính năng lịch sử chỉnh sửa trong Google Sheets giúp người dùng chủ động hơn khi xử lý sai sót và quản lý công việc nhóm.

• Dễ dàng truy vết sai sót: Xác định nhanh ai đã chỉnh sửa dữ liệu và chỉnh sửa vào thời điểm nào.
• Đảm bảo tính minh bạch: Giúp quá trình làm việc nhóm rõ ràng và hạn chế tranh cãi.
• Khôi phục dữ liệu nhanh chóng: Quay lại phiên bản an toàn khi thao tác nhầm hoặc xóa dữ liệu.
• Hỗ trợ quản lý hiệu quả: Giúp theo dõi tiến độ và mức độ tham gia của từng thành viên.

Lợi ích của việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa Google Sheets khi làm việc nhóm

Việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa giúp bảng tính luôn được kiểm soát chặt chẽ và hạn chế rủi ro mất dữ liệu. Khi sử dụng đúng các tính năng mà Google Sheets cung cấp, bạn sẽ chủ động hơn trong xử lý sai sót, phối hợp nhóm và đảm bảo tính chính xác cho toàn bộ nội dung làm việc.

Để làm việc với Google Sheets thuận tiện và ổn định hơn trên nhiều thiết bị, bạn có thể tham khảo các mẫu điện thoại và máy tính bảng phù hợp tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, hỗ trợ tốt cho học tập và công việc hằng ngày.