Cách tách chữ trong Excel cực đơn giản, nhanh chóng trong 5s

Tách chữ trong Excel giúp văn bản trở nên đẹp mắt, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt trong mắt người nhìn. Đây là một kiến thức văn phòng cực kỳ hữu ích được nhiều người quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những cách tách chữ trong bảng tính Excel đơn giản và nhanh gọn nhất để bạn hiểu rõ hơn!

Bảng tính trong Excel chứa đựng các thông tin phức tạp khiến người xem gặp khó khăn khi đọc hiểu nếu không trực tiếp thu thập dữ liệu. Vì thế việc xử lý những dữ liệu thô nhằm mục đích cung cấp thông tin chính xác, chi tiết và tránh nhầm lẫn cho người dùng. Sau đây là lợi ích của việc tách chữ trong bảng tính Excel:

• Việc tách chuỗi có tác dụng chia nhỏ dữ liệu ra thành nhiều ô riêng biệt để hiển thị thông tin được rõ ràng.

• Sử dụng các phím tắt hoặc hàm tách chữ trong Excel giúp tiết kiệm thời gian sàng lọc thông tin, giảm thiểu sai sót khi tìm kiếm các giá trị theo định dạng cụ thể và gia tăng hiệu suất công việc.

Việc tách chữ trong Excel rất quan trọng giúp việc xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Các hàm tách chữ trong bảng tính Excel bao gồm 4 loại LEFT, RIGHT, MID, SEARCH. Mỗi loại có những chức năng và cách thức sử dụng khác nhau.

Sử dụng hàm LEFT khi muốn tách chuỗi ký tự bên trái trong Excel. Hàm có công thức là =LEFT(text; [num_chars]). 

Trong đó:

• Text là chuỗi ký tự sẽ tách.

• Num_chars là một số nguyên không âm thể hiện số ký tự muốn lấy từ bên trái của chuỗi ký tự.

Cách tách chữ trong Excel với hàm LEFT đơn giản như sau: 

Trước tiên, bạn nhấn vào ô cần đưa dữ liệu đã tách vào rồi nhập hàm theo đúng công thức =LEFT(A2,5). Theo đó, A2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh. Họ Trịnh có 5 ký tự từ bên trái sang của chuỗi nên điền 5 và nhấn Enter để được kết quả tách thành công.

Người dùng nhập công thức vào ô cần đưa dữ liệu đã tách rồi nhấn Enter để tách.

Hàm RIGHT được sử dụng khi bạn muốn tách chuỗi ký tự bên phải. Công thức của hàm là: =RIGHT(text; [num_chars]). 

Trong đó:

• Text là xâu ký tự muốn thực hiện tách.

• Num_chars là số lượng ký tự muốn lấy ra khỏi chuỗi tính từ bên phải qua.

Các bước thực hiện hàm tách chữ trong Excel với Right cụ thể như sau:

Bạn lựa chọn ô Excel muốn hiển thị kết quả và nhập vào công thức =RIGHT(B2;3). B2 là ô chứa họ và tên hoàn chỉnh của cá nhân, 3 là số lượng ký tự muốn tách từ bên phải sang của chuỗi.

Nhập công thức =RIGHT(B2;3) vào ô Excel muốn hiển thị kết quả. Ô B2 chứa họ và tên hoàn chỉnh, số lượng ký tự muốn tách của chuỗi là 3.

Hàm MID được dùng để cắt chuỗi ký tự ở giữa chuỗi ký tự cho trước, tính từ vị trí chỉ định và số lượng ký tự theo ý muốn. Công thức của hàm MID =MID(text, start_num, num_chars). 

Trong đó:

• Text là chuỗi ký tự muốn tách.

• Start_num buộc phải là số nguyên dương và quy định vị trí ký tự  bắt đầu muốn tách.

• Num_chars là số nguyên không âm biểu đạt số lượng ký tự muốn tách tính từ vị trí của start_num.

Hướng dẫn cách tách chữ trong Excel với hàm MID nhanh gọn như sau: 

Nhập công thức =MID(A2,3,3) vào ô muốn hiển thị kết quả. A2 là ô chứa dữ liệu cần tách, số 3 thứ nhất là vị trí bắt đầu tách ký tự, số 3 còn lại chỉ lượng ký tự muốn tách từ vị trí xác định start_num ban đầu. Kết quả thu về 3 ký tự bao gồm số nhưng không có chữ như ban đầu.

Ô A2 chứa dữ liệu cần tách, vị trí bắt đầu tách ký tự là số 3 đầu tiên, lượng ký tự muốn tách từ vị trí start_num là số 3 còn lại. 

Hàm SEARCH được dùng kết hợp với 3 loại hàm trên khi thực hiện yêu cầu tách dữ liệu. Hàm có cú pháp =SEARCH(find_text, within_text, start_num). 

Trong đó:

• Find_text là chuỗi ký tự muốn tìm kiếm

• within_text là chuỗi ký tự đang cần tìm cụ thể 

• start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm.

Bạn hãy giải câu lệnh sau: “Tìm ký tự đầu tiên trong ô B3 từ trái sang cho đến khi bạn gặp khoảng trắng” để hiểu hơn cách tách chữ hàm SEARCH. Tại ô cần hiển thị kết quả, bạn nhập hàm =LEFT(B3,SEARCH(“ “,B3)-1). Kết quả xuất hiện ký tự đầu tiên trong chuỗi tên TRẦN THỊ THOA từ trái sang là TRẦN, kí hiệu -1 có ý nghĩa muốn loại bỏ khoảng trống.

Nhập hàm ở ô cần hiển thị kết quả. Sau khi thao tác, xuất hiện ký tự trái sang là TRẦN, kí hiệu -1 là loại bỏ khoảng trống.

Flash Fill là công cụ được dùng nhiều để tách dữ liệu nhanh chóng và nâng cao hiệu suất xử lý thông tin. Giả sử có một ô dữ liệu gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh và giới tính của các cá nhân. Nếu bạn muốn tách riêng họ và tên vào cột khác có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại cột muốn hiển thị kết quả, người dùng nhập họ và tên của cá nhân đầu tiên vào. Tiếp theo, lựa chọn các ô còn lại theo đúng thứ tự của danh sách muốn tách. Sau đó, người dùng chọn Fill và chọn lệnh Flash Fill trên thanh công cụ Excel.

Trên thanh công cụ Excel, bạn chọn Fill và chọn lệnh Flash Fill.

• Bước 2: Lúc này, tên cá nhân còn lại sẽ được tách vào ô mà bạn muốn trên bảng tính Excel.

Tại ô mà bạn muốn kết quả được hiển thị sẽ xuất hiện tên cá nhân được tách thành công.

Cách tách chữ mong muốn thành các cột trên ứng dụng Excel bao gồm công cụ Find and Replace, Text to Columns.

Thao tác tách dữ liệu (tách tên) bằng công cụ Find and Replace chi tiết như sau:

• Bước 1: Bạn copy Họ và tên vào cột Tên.

Bước thứ nhất, người dùng copy Họ và tên vào cột Tên trong bảng Excel.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn dữ liệu từ C2 đến C11 và nhấn Ctrl + H để bảng Find and Replace xuất hiện.

Chọn dữ liệu từ C2 đến C11 và nhấn Ctrl + H để xuất hiện bảng Find and Replace.

• Bước 3: Tại Find what, người dùng nhập * (Shift + 8) và Space (khoảng trắng) để gửi yêu cầu tách tên rồi lựa chọn Replace All.

Nhập * (Shift + 8) và Space (khoảng trắng), sau đó chọn Replace All.

• Bước 4: Kết quả hiển thị tách tên ra khỏi họ và tên thành công.

Màn hình hiển thị kết quả tách tên ra khỏi họ và tên.

Các bước tách họ bằng Find and Replace cũng đơn giản như sau: 

• Bước 1: Để tách lấy dữ liệu cho cột họ, bạn cần copy dữ liệu họ và tên bỏ vào cột họ. Kế tiếp, bạn nhấn Ctrl + H để bảng Find and Replace hiển thị.

+ Tại Find what, người dùng nhập Space (khoảng trắng), * (Shift + 8) và chọn Replace All.

+ Tại ô C2, người dùng lại tiếp tục nhập hàm như trong ảnh. 

Người dùng copy dữ liệu họ và tên bỏ vào cột họ rồi nhấn Ctrl + H để hiển thị bảng Find and Replace.

• Bước 2: Bảng tính hiển thị kết quả họ được tách từ họ và tên của cột A tại cột B.

Lúc này, tại cột B hiển thị kết quả họ được tách từ họ và tên của cột A thành công.

Lúc này, bạn kéo chuột đến góc bên phải dưới cùng  ô được chọn (Fill handle) rồi giữ và kéo xuống cột dọc đến hết ô A11. Lưu ý cách thức này không lấy được cả họ và tên mà chỉ lấy họ trong họ.

Việc sử dụng công cụ Text to Columns để tách chữ trong Excel nhanh gọn như sau:

• Bước 1: Người dùng tô đen các ô chứa họ và tên rồi chọn tab Data, tiếp theo là Text to Columns.

Bạn tiến hành bôi đen các ô chứa họ và tên, kế tiếp chọn tab Data và Text to Columns.

• Bước 2: Sau khi hộp thoại Convert Text to Columns Wizard xuất hiện, bạn nhấn Delimited và chọn Next.

Khi màn hình xuất hiện hộp thoại Convert Text to Columns Wizard, người dùng nhấn Delimited và chọn Next.

• Bước 3: Tại mục Delimiters, người dùng chọn Space và nhấn Next.

Bạn chọn mục Space và nhấn Next tại mục Delimiters.

• Bước 4: Bạn chọn Text tại hộp thoại tiếp theo và chọn ô chứa dữ liệu sau khi tách tại phần Destination. Tại ví dụ này ô được lựa chọn là B2 và nhấn Finish là xong.

Tại phần Destination, người dùng chọn Text ở hộp thoại tiếp theo và ô chứa dữ liệu là B2 rồi nhấn Finish.

• Bước 5: Ở cột A, kết quả họ và tên được tách ra như hình minh họa.

Kết quả họ và tên được tách ra thành công ở cột A.

Bài viết trên đây đã hướng dẫn những cách tách chữ trong Excel cực đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng giúp bạn nắm bắt và áp dụng thủ thuật này vào trình bày văn bản trở nên chuyên nghiệp, đẹp mắt, dễ đọc hơn.