Cách sử dụng hàm Left trong Excel đơn giản, có ví dụ cực dễ hiểu

Hàm Left trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích và quen thuộc trong việc xử lý, phân tách dữ liệu. Hàm tính này đem lại hiệu suất cao trong công việc, tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cách sử dụng hàm tính Left đơn giản kèm theo ví dụ minh họa dễ hiểu, bất kỳ ai cũng có thể nắm bắt!

Hàm Left là một hàm cơ bản trong bảng tính Excel được dùng để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hoàn toàn tự động. Công thức hàm rất đơn giản để người dùng ghi nhớ như sau:

Trong đó:

• Text: Chuỗi giá trị hay chuỗi văn bản muốn truy xuất.

• Num_chars: Số lượng ký tự muốn thực hiện truy xuất được tính từ bên trái.

Hàm LEFT là một hàm cơ bản dùng để phân xuất dữ liệu trong Excel.

Hàm Left trong Excel đảm nhận các chức năng quan trọng sau đây:

• Hàm giúp trích xuất một lượng ký tự xác định từ bên trái của chuỗi khi xử lý dữ liệu văn bản, phân tích và sắp xếp thông tin nhanh chóng. 

• Khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn, hàm tính có khả năng xử lý nhanh, tiết kiệm thời gian và công sức.

• Sử dụng hàm tính Left để trích xuất mã số, tên hay các thông tin quan trọng khác một cách chính xác.

• Hàm còn hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và tạo ra các báo cáo để người dùng có cái nhìn tổng quan, rõ ràng nhất.

• Người dùng có thể tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất công việc nhờ vào công cụ xử lý dữ liệu tự động hóa của Left.

Cách sử dụng hàm Left dùng để lấy các ký tự như chữ, số ở bên trái của ký tự chuỗi ra một ô khác mà không làm mất ký tự chuỗi đầu tiên.

Người dùng lựa chọn ô bất kỳ để nhập cú pháp hàm =Left( > Chọn chuỗi ký tự có nội dung muốn lấy > nhấn dấu chấm comma ";" > nhập số ký tự muốn lấy > nhấn dấu ngoặc phải " )" > nhấn Enter để hoàn tất.

Sau đây là ví dụ cụ thể để bạn hiểu rõ hơn về cách dùng hàm tính Left trong Excel:

Bảng danh sách học sinh cụ thể, yêu cầu dùng hàm tính Left để phân xuất dữ liệu.

• Bước 1: Nhập công thức vào ô bất kỳ trên bảng tính, nên chọn ô gần với dữ liệu chuỗi để so sánh dễ dàng sau khi hoàn tất.

Trên ô bất kỳ của bảng tính, bạn chọn ô gần với dữ liệu chuỗi để nhập công thức sao cho dễ dàng so sánh nhất.

• Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập công thức =Left(

Người dùng nhập công thức =Left( vào ô đã lựa chọn trước đó.

• Bước 3: Ở phần Text, tùy theo yêu cầu công thức mà bạn chọn ô có ký tự chuỗi rồi nhấn dấu chấm comma “;” 

+ Dấu gạch ngang giữa Text và Num_chars có thể là dấu chấm comma “;” hoặc “,”

+ Excel sẽ cảnh báo nếu nhập sai dấu ngăn dẫn đến lỗi để người dùng có thể chỉnh sửa lại.

Sau đó, người dùng lựa chọn ô có ký tự chuỗi ở phần text tùy theo yêu cầu công thức và nhấn dấu chấm comma “;” 

• Bước 4: Tại mục Num_chars, bạn nhập số lượng ký tự muốn lấy và nhấn dấu ngoặc phải “)”. Theo ví dụ trên, đề bài yêu cầu lấy ra 3 ký tự bên trái nên lấy số là 3.

+ Không để trống ô, nếu không hệ thống máy tự động điền 0 hoặc 1.

+ Phần Num_chars lớn hơn 0.

+ Công thức phải có dấu ngoặc phải “)” ở cuối cùng.

Nhập số lượng ký tự muốn lấy và dấu ngoặc phải “)” tại mục Num_chars, Ở ví dụ trên theo yêu cầu đề bài lấy ra 3 ký tự bên trái.

• Bước 5: Nhấn vào Enter để sở hữu chuỗi ký tự mong muốn.

Để sở hữu chuỗi ký tự như ý muốn, bạn nhấn vào Enter.

• Bước 6: Nếu bạn muốn có nhiều chuỗi ký tự hãy giữ chuột ở vị trí ô vuông nhỏ góc phải của ô dữ liệu và kéo xuống.

Người dùng giữ chuột ở ô vuông nhỏ góc phải và kéo xuống nếu muốn có nhiều chuỗi ký tự hơn.

Lưu ý: Cách sử dụng được thực hiện trên phiên bản Excel 2013 và Google Sheet trên máy tính. Ngoài ra cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2003, 2007 và trên điện thoại với thao tác tương tự.

Nếu bạn muốn gia tăng hiệu quả cách sử dụng hàm Left trong Excel có thể tham khảo thêm những mẹo hữu ích sau đây:

3.3.1. Cách lấy chuỗi ký tự con trong một chuỗi dữ liệu lớn ban đầu

Người dùng có nhu cầu xuất một phần chuỗi văn bản đứng trước một ký tự nhất định rất đơn giản. Ví dụ thực hiện cắt chuỗi ký tự bên trái dấu “-” ở cột A thì bạn chỉ cần kết hợp giữa hàm tính Left và hàm Len như sau: =LEFT(A2,LEN(A2)-3). 

Ta thấy công thức tính trừ đi cho 3, nghĩa là 3 ký tự muốn cắt bỏ đi ở phía sau là “-01”. Cuối cùng, người dùng nhấn vào Enter để có được kết quả trả về như cột D.

Bạn cần kết hợp hàm tính Left và Len  =LEFT(A2,LEN(A2)-3) ở cột A để cắt chuỗi ký tự bên trái dấu “-”.

3.3.2. Cách “buộc” hàm trả về kết quả là con số

Kết quả trả về của hàm tính LEFT là ký tự dạng chữ (text). Trường hợp người dùng muốn giá trị trả về ở dạng chữ (number) thì kết hợp hàm VALUE để chuyển chuỗi con số sang con số.

Ví dụ để xuất ký tự số đầu tiên của chuỗi trong ô A2 và chuyển kết quả thành con số, bạn cần áp dụng công thức: =VALUE(LEFT(A2,2))

Ở cột D, kết quả thu về là dạng chữ số chứ không phải là text như hàm tính LEFT.

Bạn cần áp dụng công thức =VALUE(LEFT(A2,2)) để xuất ký tự số đầu tiên của chuỗi trong ô A2 và chuyển kết quả thành số.

Hàm tính Left ngoài khả năng phân tách chuỗi giá trị nhanh chóng còn kết hợp với những loại hàm khác để áp dụng trong nhiều trường hợp. Sau đây là những cách kết hợp và hướng dẫn sử dụng các hàm chi tiết:

Hàm tính LEFT khi kết hợp với hàm SEARCH được dùng để truy xuất dữ liệu đứng trước một ký tự nhất định. Công thức của hàm: =LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“,text)-1). 

Các thao tác kết hợp được minh họa cụ thể trong ví dụ dưới đây:

• Bước 1: Cho bảng dữ liệu, yêu cầu đưa ra là truy xuất phần “Họ” trong mục “Họ và tên”.

Ví dụ về truy xuất phần “Họ” trong mục “Họ và tên” ở bảng dữ liệu.

• Bước 2: Người dùng lựa chọn một ô bất kỳ và nhập công thức vào =LEFT(B3, SEARCH(” “, B3)-1).

Bạn nhập công thức =LEFT(B3, SEARCH(” “, B3)-1) vào một ô bất kỳ.

• Bước 3: Sau đó, bạn nhấn Enter để nhận về kết quả tương ứng.

Để nhận kết quả trả về tương ứng thì người dùng nhấn Enter.

Khi kết hợp hàm tính LEFT với VALUE để cho kết quả trả về là những con số ứng với số lượng ký tự yêu cầu truy xuất tính từ bên trái.

• Bước 1: Ví dụ cho bảng dữ liệu với yêu cầu đưa ra là truy xuất phần 2 con số đầu trong mục “Mã sinh viên”.

Bảng dữ liệu với yêu cầu truy xuất phần 2 con số đầu ở mục “Mã sinh viên”.

• Bước 2: Đầu tiên, bạn nhập công thức =VALUE(LEFT(D3,2)) vào một ô lựa chọn bất kỳ.

Chọn ô bất kỳ và nhập công thức =VALUE(LEFT(D3,2)).

• Bước 3: Sau cùng, bạn chỉ việc nhấn nút Enter để nhận kết quả đúng.

Người dùng nhấn Enter để hệ thống cho ra kết quả.

Hàm LEN khi kết hợp với LEFT dùng để truy xuất dữ liệu với điều kiện loại bỏ một số ký tự tính từ cuối chuỗi. 

• Bước 1: Chúng ta có một bảng dữ liệu, yêu cầu đưa ra là truy xuất dữ liệu với điều kiện loại bỏ đi 4 ký tự cuối.

Bảng dữ liệu với truy xuất loại bỏ đi 4 ký tự cuối.

• Bước 2: Người dùng sẽ gõ công thức =LEFT(B3,LEN(B3)-3) vào ô bất kỳ mà mình lựa chọn.

Tại ô bất kỳ lựa chọn, người dùng nhập vào công thức =LEFT(B3,LEN(B3)-3).

• Bước 3: Lúc này, bạn nhấn vào Enter để trả về kết quả cuối cùng.

Nhấn Enter để nhận kết quả trả về.

Việc thực hiện hàm tính LEFT phải đảm bảo đúng công thức và các điều kiện dữ liệu. Trường hợp hàm này không hoạt động có thể đã mắc phải một số vấn đề thường gặp sau đây:

Trong nguồn dữ liệu có một hoặc nhiều khoảng trống. Bạn cần sử dụng hàm Trim để khắc phục lỗi và kết hợp hàm Len để lấy hết toàn bộ họ và tên của sinh viên.

Số lượng ký tự Num_chars nhỏ hơn 0. Nếu chúng ta hợp nhất hàm tính Left với một tổ hợp các hàm khác như Search hoặc Len thì hàm tính LEFT có kết quả trả về #VALUE! lỗi giá trị. Để giải quyết vấn đề, bạn cần kiểm tra lại hàm hợp nhất xem đã đúng công thức hay chưa.

Dữ liệu nguồn về giá trị ngày tháng bị đổi thành số là một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng Excel. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách sử dụng hàm Left with function Text(Value,"mmmm d/yyyy"). Theo đó:

• K5: Giá trị là dữ liệu cần chuyển đổi

• d mmmm,yyy: Là định dạng ngày tháng chuyển sang dạng văn bản.

Cách sửa lỗi định dạng ngày tháng năm trên Excel.

Thông tin trên đã chia sẻ cách sử dụng hàm Left trong Excel đơn giản cùng ví dụ cực dễ hiểu. Đây là một hàm cơ bản trong bảng tính Excel dùng để phân xuất dữ liệu nhanh chóng và góp phần nâng cao năng suất công việc. Chúc bạn thực hiện thành công!