Cách chọn vùng in trên Google Sheets đơn giản, chi tiết

Google Sheets cho phép tạo bảng tính với phạm vi rất lớn, nhưng khi in theo thiết lập mặc định, dữ liệu thường bị dư trang, chia nhỏ và khó theo dõi. Để khắc phục tình trạng này, người dùng cần xác định chính xác phạm vi dữ liệu cần in thay vì in toàn bộ trang tính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách chọn vùng in trên Google Sheets để bản in gọn gàng, rõ ràng và dễ sử dụng hơn.

Hướng dẫn chi tiết cách chọn vùng in trên Google Sheets

Google Sheets cho phép tạo bảng tính với phạm vi rất lớn, có thể trải dài qua nhiều cột và hàng. Tuy nhiên, khi thực hiện lệnh in theo cách mặc định, hệ thống thường lấy toàn bộ khu vực có dữ liệu hoặc cả trang tính để in, dẫn đến tình trạng bản in bị dư trang, nội dung bị chia nhỏ và khó theo dõi.

Để khắc phục vấn đề này, Google Sheets cung cấp tính năng vùng in. Đây là công cụ giúp bạn khoanh vùng chính xác các ô cần in, chỉ hiển thị phần dữ liệu quan trọng thay vì in toàn bộ bảng tính. Việc thiết lập vùng in không chỉ giúp bản in gọn gàng, dễ đọc hơn mà còn tiết kiệm giấy và thời gian, đặc biệt hữu ích với những bảng dữ liệu lớn hoặc báo cáo cần trình bày rõ ràng.

Vùng in trong Google Sheets giúp chọn chính xác phạm vi dữ liệu cần in

Việc thiết lập vùng in trong Google Sheets khá đơn giản và không mất nhiều thời gian. Bạn chỉ cần thực hiện lần lượt theo các bước dưới đây là có thể in đúng phần dữ liệu mong muốn.

Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu cần in

Trước hết, mở bảng tính Google Sheets và xác định khu vực muốn in ra giấy. Nhấp vào ô bắt đầu của bảng (ví dụ A1), sau đó kéo chuột đến ô cuối cùng của dữ liệu (ví dụ E50) để bôi đen toàn bộ phạm vi.

Mẹo nhanh: Với bảng dữ liệu dài, bạn có thể nhấp vào ô đầu tiên, giữ phím Shift, rồi nhấp vào ô cuối cùng để chọn nhanh toàn bộ vùng.

Lưu ý: Google Sheets không hỗ trợ lưu vùng in cố định như Excel, vì vậy bạn cần bôi đen lại vùng dữ liệu mỗi lần in.

Bôi đen phạm vi dữ liệu cần in trong Google Sheets để xác định chính xác vùng in

Bước 2: Mở giao diện in và chọn “Ô đã chọn”

Sau khi đã chọn xong vùng dữ liệu, bạn mở chức năng in bằng một trong các cách sau:

• Vào Tệp (File) → In (Print)
• Nhấn Ctrl + P (Windows) hoặc Cmd + P (Mac)
• Nhấp vào biểu tượng máy in trên thanh công cụ

Khi giao diện cài đặt in xuất hiện, tại mục In (Print), hãy thay đổi tùy chọn từ Trang tính hiện tại sang Ô đã chọn (Selected cells). Ngay lúc này, bản xem trước sẽ chỉ hiển thị đúng vùng dữ liệu bạn đã bôi đen.

Thao tác mở tuỳ chọn in trong tệp

Bước 3: Tinh chỉnh cài đặt và tiến hành in

Để bản in hiển thị đẹp và dễ đọc hơn, bạn nên điều chỉnh thêm một số tùy chọn:

Hướng trang:

• Chọn Ngang (Landscape) nếu bảng có nhiều cột
• Chọn Dọc (Portrait) nếu bảng có nhiều hàng

Tỷ lệ: Nên chọn Vừa với chiều rộng (Fit to width) để tránh bị cắt cột khi in

Lề trang: Giữ mặc định hoặc chọn Hẹp (Narrow) nếu muốn hiển thị nhiều nội dung hơn

Sau khi kiểm tra bản xem trước đã đúng như mong muốn, nhấn Tiếp (Next), chọn máy in và bấm In (Print) để hoàn tất.

Tinh chỉnh hướng trang, tỷ lệ và lề in trong Google Sheets trước khi in bảng dữ liệu

Hướng trang quyết định cách dữ liệu được hiển thị trên trang in và giúp bạn in bảng biểu rõ ràng, dễ đọc hơn.

• Chọn hướng Dọc (Portrait): Phù hợp khi dữ liệu có nhiều hàng hơn cột, như danh sách hoặc báo cáo theo dòng. Đây cũng là hướng in mặc định.
• Chọn hướng Ngang (Landscape): Cần thiết khi dữ liệu có nhiều cột, đặc biệt là bảng từ 6–7 cột trở lên. Hướng ngang giúp tận dụng chiều rộng giấy, tránh việc cột bị cắt hoặc thu nhỏ quá mức.
• Cách thiết lập: Mở Cài đặt trang (Page Setup) → Tại mục Hướng trang (Orientation) → Chọn Dọc hoặc Ngang.

Sau khi thay đổi, hãy xem trước bản in để kiểm tra dữ liệu đã nằm gọn trên một trang chưa. Nếu chưa, bạn có thể tiếp tục điều chỉnh tỷ lệ in để đạt kết quả tốt nhất.

Thiết lập hướng trang Dọc hoặc Ngang trong Google Sheets

Tỷ lệ in giúp điều chỉnh kích thước dữ liệu sao cho vừa khít với trang giấy, tránh bị cắt cột hoặc thu nhỏ quá mức.

• Bình thường (100%): In đúng kích thước gốc. Dễ bị cắt nếu vùng in lớn hơn khổ giấy.
• Vừa với chiều rộng (Fit to width): Tự động điều chỉnh để tất cả các cột vừa với chiều ngang trang giấy. Đây là lựa chọn an toàn và phổ biến nhất khi in bảng nhiều cột.
• Vừa với trang (Fit to page): Thu nhỏ/phóng to để toàn bộ dữ liệu nằm gọn trong một trang duy nhất. Chỉ nên dùng cho vùng in nhỏ vì chữ có thể rất nhỏ.
• Tùy chỉnh (Custom number): Cho phép nhập tỷ lệ mong muốn (ví dụ: 85%, 120%) để cân đối giữa độ rõ chữ và bố cục trang in.
• Cách thiết lập: Vào Cài đặt trang (Page Setup) → Mục Tỷ lệ (Scale) → Chọn tùy chọn phù hợp → Xem trước bản in để kiểm tra kết quả.

Tùy chỉnh tỷ lệ in trong Google Sheets giúp dữ liệu vừa khít trang giấy

Lề (Margins) là khoảng cách giữa mép giấy và vùng dữ liệu in. Thiết lập lề hợp lý giúp tận dụng không gian và tránh in sát mép giấy.

• Bình thường (Normal): Lề mặc định, phù hợp với hầu hết tài liệu.
• Hẹp (Narrow): Giảm lề tối đa, giúp in được nhiều dữ liệu hơn trên một trang mà không cần thu nhỏ tỷ lệ.
• Rộng (Wide): Tăng lề, thích hợp cho tài liệu ít dữ liệu hoặc cần chỗ ghi chú.
• Tùy chỉnh (Custom numbers): Tự nhập kích thước lề trên, dưới, trái, phải theo nhu cầu in ấn cụ thể.
• Hướng dẫn thiết lập: Vào Cài đặt trang (Page Setup) → Mục Lề (Margins) → Chọn kiểu lề phù hợp → Xem trước kết quả.

Điều chỉnh lề in trong Google Sheets để tối ưu không gian hiển thị và tránh in sát mép giấy

Tính năng này giúp bản in rõ ràng và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi dữ liệu trải dài trên nhiều trang.

Đầu trang & Chân trang (Headers & Footers): Dùng để thêm thông tin cố định trên mỗi trang in như:

• Số trang
• Tên trang tính / tên tệp
• Ngày in, tiêu đề báo cáo

Cách thiết lập: Vào Cài đặt trang → Đầu trang và chân trang (Headers & footers) → chọn nội dung có sẵn hoặc Chỉnh sửa trường tùy chỉnh (Edit custom fields) để nhập nội dung và căn trái/giữa/phải.

Lặp lại dòng/cột (Repeat rows/columns): Giúp tiêu đề cột hoặc dòng luôn xuất hiện ở đầu mỗi trang khi in nhiều trang, tránh nhầm lẫn dữ liệu.

Cách thiết lập: Cố định dòng hoặc cột cần lặp.

Thao tác cố định dòng để lặp dòng tiêu đề

Việc thiết lập đúng vùng in và tinh chỉnh các tùy chọn liên quan sẽ giúp bản in từ Google Sheets rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể kiểm soát hoàn toàn nội dung được in ra giấy theo đúng nhu cầu.

Để làm việc và xử lý bảng tính Google Sheets thuận tiện hơn, đặc biệt khi cần in ấn hoặc trình bày báo cáo, bạn có thể tham khảo các dòng máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn, thiết kế hiện đại, màn hình lớn, hiệu năng ổn định cho học tập và công việc.