Cách dùng hàm HYPERLINK trong Google Sheets chi tiết, hiệu quả

Hàm HYPERLINK trong Google Sheets là công cụ hữu ích giúp bạn tạo liên kết nhanh đến website, file Google Drive, email hoặc vị trí cụ thể trong bảng tính. Việc sử dụng đúng hàm không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp dữ liệu được tổ chức khoa học hơn. Cùng tìm hiểu chi tiết cách dùng và các ứng dụng thực tế ngay sau đây.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm HYPERLINK trong Google Sheets

Hàm HYPERLINK trong Google Sheets là hàm dùng để tạo liên kết trực tiếp thông qua công thức, thay vì phải chèn link thủ công từng ô. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian và giữ bảng tính gọn gàng hơn.

Điểm nổi bật của hàm này là cho phép tùy chỉnh văn bản hiển thị mà không làm thay đổi địa chỉ URL. Bạn có thể biến những đường dẫn dài, khó đọc thành các cụm từ ngắn gọn, dễ hiểu, giúp bảng tính trông chuyên nghiệp hơn.

Lưu ý rằng, mỗi ô chỉ có thể chứa một liên kết khi sử dụng hàm HYPERLINK. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chèn nhiều liên kết trong Google Trang tính bằng cách áp dụng hàm này cho nhiều ô khác nhau.

Trong thực tế, hàm HYPERLINK thường được dùng để tạo liên kết giữa các Sheet, dẫn tới file Google Drive hoặc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu có liên kết linh hoạt.

Bước 1: Chọn ô cần chèn liên kết

Nhấp vào ô trong bảng tính nơi bạn muốn hiển thị đường dẫn hoặc văn bản có gắn liên kết.

Bước 2: Nhập công thức HYPERLINK

Tại thanh công thức, nhập cú pháp: =HYPERLINK("đường_dẫn"; "tên_hiển_thị")

Sau đó nhấn Enter để áp dụng.

Bước 3: Kiểm tra liên kết

Đưa chuột vào ô vừa tạo để xác nhận liên kết đã hiển thị và hoạt động chính xác.

Ví dụ 1: Nếu muốn gắn đường dẫn website https://dienmaycholon.com/ và hiển thị với tên Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô trong bảng tính nơi bạn muốn chèn liên kết Google.
• Bước 2: Nhập công thức: =HYPERLINK("https://dienmaycholon.com/"; "Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn")
• Bước 3: Nhấn Enter để hoàn tất, sau đó nhấp vào ô để kiểm tra xem liên kết đã hoạt động hay chưa.

Chèn một link đơn lẻ bằng hàm HYPERLINK trong Google Sheets

Bước 1: Nhập công thức ở ô đầu

Điền công thức =HYPERLINK("đường_dẫn"; "tên_hiển_thị") vào ô đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Kéo để sao chép công thức

Đưa chuột đến góc dưới bên phải của ô (hiện dấu +), rồi nhấn giữ và kéo xuống các ô bên dưới.

Bước 3: Kiểm tra liên kết

Nhấp thử một vài ô sau khi kéo để đảm bảo các liên kết hoạt động đúng.

Ví dụ 2: Tiếp tục sử dụng cùng đường link và tên hiển thị như ở ví dụ 1, bạn thực hiện kéo công thức để hệ thống tự động áp dụng cho các dòng còn lại.

Thao tác kéo công thức HYPERLINK để chèn nhiều liên kết cùng lúc trong Google Sheets

Với bảng dữ liệu nhỏ, việc chèn liên kết thủ công khá dễ thực hiện. Tuy nhiên, khi số lượng dữ liệu tăng lên hoặc cần cập nhật thường xuyên, cách làm này nhanh chóng trở nên tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót. Lúc này, hàm HYPERLINK cho thấy nhiều ưu điểm rõ rệt:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải chèn liên kết cho từng ô, bạn chỉ cần nhập công thức một lần rồi sao chép hoặc kéo xuống cho toàn bộ danh sách. Cách này đặc biệt hiệu quả khi xử lý bảng dữ liệu có nhiều dòng.
• Dễ cập nhật và tự động hóa: Khi URL thay đổi, bạn chỉ cần chỉnh sửa dữ liệu nguồn. Các liên kết tạo bằng hàm HYPERLINK sẽ tự động cập nhật, không cần sửa từng ô như cách thủ công.
• Kết hợp được với các hàm khác: Hàm HYPERLINK có thể dùng chung với các hàm như CONCATENATE, QUERY hoặc VLOOKUP để tạo liên kết động, phù hợp với các bảng dữ liệu nâng cao.
• Bảng tính gọn gàng, dễ nhìn: Bạn có thể thay thế những đường dẫn dài bằng văn bản hiển thị ngắn gọn, giúp bảng tính rõ ràng và chuyên nghiệp hơn khi chia sẻ.
• Giảm sai sót khi thao tác: Việc chèn link thủ công dễ xảy ra lỗi sao chép hoặc thiếu liên kết. Sử dụng hàm giúp đảm bảo tính đồng nhất và chính xác, nhất là khi làm việc với dữ liệu lớn hoặc theo nhóm.

Hàm HYPERLINK giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót khi chèn liên kết

Mặc dù cách dùng khá đơn giản, khi áp dụng hàm HYPERLINK trong Google Sheets, bạn vẫn cần lưu ý một số điểm sau để tránh lỗi và sử dụng hiệu quả hơn:

• Mỗi ô chỉ chứa một liên kết: Hàm HYPERLINK không hỗ trợ nhiều liên kết trong cùng một ô. Nếu cần chèn nhiều link, bạn phải đặt mỗi liên kết ở một ô riêng, hoặc sử dụng cách chèn thủ công hay Google Apps Script.
• URL phải hợp lệ: Đường dẫn cần nhập đúng định dạng, thường bắt đầu bằng http:// hoặc https://. Với liên kết nội bộ trong bảng tính, bạn có thể dùng ký hiệu #.
• Sử dụng đúng dấu ngoặc kép: Khi nhập trực tiếp URL hoặc văn bản hiển thị trong công thức, bạn cần đặt chúng trong dấu ngoặc kép để tránh lỗi cú pháp.
• Có thể kết hợp với các hàm khác: Hàm HYPERLINK có thể dùng chung với CONCATENATE, QUERY hoặc VLOOKUP để tạo các liên kết động dựa trên dữ liệu có sẵn.

Khi làm việc với một file Google Sheets có nhiều sheet, việc chuyển qua lại từng sheet theo cách thủ công có thể gây mất thời gian. Để thao tác nhanh hơn, bạn có thể sử dụng hàm HYPERLINK để tạo một trang mục lục chứa liên kết trực tiếp đến từng sheet trong cùng file.

Ví dụ 3: Giả sử bạn có một bảng dữ liệu dùng làm mục lục, trong file hãy tạo liên kết từ cột B để chuyển đến các sheet tương ứng trong cùng file.

Công thức sử dụng: =HYPERLINK("#gid=601500310"; "Xem Báo cáo Tháng 1")

Giải thích công thức

• #gid=: Cú pháp dùng để tạo liên kết nội bộ trong cùng một file Google Sheets
• 601500310: ID của sheet cần liên kết
• "Xem Báo cáo Tháng 1": Văn bản hiển thị của liên kết

Lưu ý: Bạn có thể lấy gid của sheet bằng cách mở sheet đó và sao chép phần gid trong thanh URL của trình duyệt.

Kết quả: Sau khi nhập công thức, ô sẽ hiển thị văn bản liên kết. Khi nhấp vào, Google Sheets sẽ tự động chuyển đến đúng sheet tương ứng.

Dùng hàm HYPERLINK để tạo liên kết giữa sheet trong file báo cáo tháng

Không chỉ dùng cho liên kết nội bộ, hàm HYPERLINK còn cho phép bạn tạo liên kết đến các file hoặc thư mục bên ngoài để truy cập nhanh khi cần.

Ví dụ 4: Nếu bạn muốn tạo một liên kết trong Google Sheets để khi nhấp vào có thể mở nhanh một thư mục trên Google Drive.

Bước 1: Mở thư mục cần liên kết trong Google Drive, sau đó sao chép URL trên thanh địa chỉ của trình duyệt.

Truy cập nhanh URL bên ngoài

Bước 2: Tại ô cần đặt liên kết, nhập công thức: =HYPERLINK("https://drive.google.com/drive/folders/ID_thu_muc"; "Ảnh"). Sau đó nhấn Enter để tạo liên kết.

Bước 3: Khi nhấp vào văn bản hiển thị “Ảnh”, Google Sheets sẽ hiển thị bản xem trước thư mục Drive. Từ đây, bạn có thể mở trực tiếp thư mục để xem hoặc quản lý dữ liệu.

Truy cập nhanh thư mục bên ngoài trực tiếp từ Google Sheets bằng hàm HYPERLINK

Ngoài việc gắn liên kết đến website hay file bên ngoài, Google Sheets còn cho phép bạn tạo liên kết để di chuyển nhanh đến một ô hoặc một khu vực xác định trong cùng bảng tính. Cách làm này thường được gọi là neo liên kết.

Ví dụ 5: Giả sử trong bảng dữ liệu, bạn muốn tạo một liên kết để khi nhấp vào sẽ di chuyển nhanh đến ô A41, nơi chứa thông tin chi tiết cần xem.

Bước 1: Xác định chính xác ô hoặc vị trí trong bảng tính mà bạn muốn liên kết điều hướng đến (ví dụ ô A41).

Bước 2: Tại ô dùng để đặt liên kết, nhập công thức: =HYPERLINK("A41"; "Xem thông tin"). Sau đó nhấn Enter để tạo liên kết.

Nhập cú pháp hàm HYPERLINK vào một ô cụ thể để tạo liên kết

Bước 3: Nhấp vào văn bản hiển thị. Nếu bảng tính tự động cuộn và chuyển đến đúng ô đã chọn, liên kết đã hoạt động chính xác.

Kết quả sau khi tạo neo link điều hướng đến vị trí cụ thể trong Google Sheets

Bên cạnh khả năng tạo liên kết đến website hoặc tệp tin, hàm HYPERLINK trong Google Sheets còn giúp bạn mở nhanh cửa sổ soạn email chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Ví dụ 6: Giả sử bạn muốn tạo một liên kết trong Google Sheets để khi nhấp vào, hệ thống sẽ mở ngay cửa sổ soạn email đến một địa chỉ xác định.

Bước 1: Tại ô cần đặt liên kết, nhập công thức: =HYPERLINK("mailto:ten@gmail.com"; "Gửi mail"). Sau đó nhấn Enter. Ô sẽ hiển thị văn bản “Gửi mail”.

Mở nhanh cửa sổ soạn email từ Google Sheets với hàm HYPERLINK

Bước 2: Khi nhấp vào văn bản hiển thị, Google Sheets sẽ hiển thị tùy chọn gửi email. Chọn Send Mail / Gửi thư để tiếp tục.

Bước 3: Cửa sổ soạn thư của Gmail sẽ tự động mở với địa chỉ người nhận đã được điền sẵn. Bạn chỉ cần nhập tiêu đề, nội dung email, sau đó nhấn Gửi để hoàn tất.

Thao tác soạn mail và gửi

Qua bài viết, bạn đã nắm được cách sử dụng hàm HYPERLINK trong Google Sheets để tạo liên kết website, file hoặc thư mục bên ngoài, liên kết nội bộ trong sheet và cả liên kết gửi email. Những hướng dẫn trên chỉ mang tính chất tham khảo, tùy vào nhu cầu thực tế mà bạn có thể linh hoạt áp dụng để tối ưu công việc và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Tham khảo các mẫu điện thoại, máy tính bảng mới tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để mua sắm, trải nghiệm công nghệ hiện đại và tận hưởng nhiều ưu đãi hấp dẫn.