Hướng dẫn gửi email hàng loạt bằng Google Sheets đơn giản

Trong bối cảnh email marketing ngày càng phổ biến, gửi email hàng loạt bằng Google Sheets là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian, dễ triển khai và cá nhân hóa nội dung hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách gửi email hàng loạt bằng Google Sheets và những lưu ý quan trọng để hạn chế spam, nâng cao tỷ lệ mở email.

Hướng dẫn chi tiết cách gửi email hàng loạt bằng Google Sheets đơn giản, miễn phí

Yet Another Mail Merge (YAMM) là tiện ích mở rộng của Google Workspace, được cài đặt và sử dụng trực tiếp trong Google Sheets để gửi email hàng loạt thông qua Gmail. Công cụ này mang lại nhiều lợi ích đáng chú ý cho người dùng:

• Dễ tiếp cận và thao tác: Công cụ có cách sử dụng đơn giản, không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật phức tạp, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng.
• Hỗ trợ theo dõi hiệu quả email: Cho phép kiểm tra trạng thái email đã được mở, liên kết trong email có được nhấp hay không, cũng như phát hiện các trường hợp email gửi bị lỗi hoặc bị trả lại.
• Tích hợp trực tiếp với Gmail: Người dùng có thể gửi và quản lý email ngay trên nền tảng Gmail quen thuộc mà không cần phần mềm bên ngoài.
• Khả năng vào hộp thư chính cao: Nhờ sử dụng hệ thống gửi thư của Gmail, email có độ tin cậy tốt hơn và hạn chế nguy cơ bị đánh dấu là thư rác.

Yet Another Mail Merge (YAMM) tích hợp trong Google Sheets hỗ trợ gửi email hàng loạt

Quy trình gửi email hàng loạt bằng YAMM gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Cài đặt Yet Another Mail Merge

Người dùng mở Google Sheets trên trình duyệt Chrome, truy cập mục Tiện ích bổ sung, tìm kiếm công cụ Yet Another Mail Merge và tiến hành cài đặt. Sau khi đăng nhập tài khoản Gmail và cấp quyền truy cập, công cụ sẽ sẵn sàng để sử dụng trong Google Sheets.

Cài đặt Yet Another Mail Merge trong Google Sheets để gửi email hàng loạt bằng Gmail

Bước 2: Chuẩn bị và lọc danh sách email

Danh sách email cần được kiểm tra để đảm bảo các địa chỉ còn hoạt động. Trong bảng tính, người dùng nên chuẩn bị các trường thông tin như:

• Tên hoặc biệt danh người nhận
• Họ và tên đầy đủ
• Địa chỉ email

Các tên cột này sẽ được dùng để cá nhân hóa nội dung email và phải khớp với nội dung chèn trong mẫu email.

Bước 3: Tạo mẫu email gửi hàng loạt

Người dùng soạn nội dung email trong Gmail theo mục đích sử dụng như bán hàng, gửi thư mời, email marketing, thư cảm ơn hoặc email nhắc nhở. Nội dung email có thể được cá nhân hóa bằng cách chèn các trường dữ liệu từ Google Sheets. Sau khi hoàn tất, email được lưu dưới dạng bản nháp (Draft).

Soạn và lưu mẫu email nháp trong Gmail để sử dụng khi gửi email hàng loạt bằng YAMM

Bước 4: Thực hiện gửi email hàng loạt

Tại Google Sheets, người dùng mở YAMM từ mục Tiện ích bổ sung, chọn mẫu email đã lưu nháp, thiết lập thông tin người gửi và tiến hành gửi email. Mỗi người nhận sẽ nhận được một email có nội dung được cá nhân hóa.

Thực hiện gửi email hàng loạt bằng Yet Another Mail Merge trực tiếp từ Google Sheets

Bước 5: Theo dõi và đánh giá chiến dịch

Sau khi gửi, YAMM cho phép theo dõi tình trạng email như đã mở hay chưa, từ đó đánh giá hiệu quả chiến dịch và điều chỉnh cho các lần gửi tiếp theo. Công cụ cung cấp nhiều gói sử dụng khác nhau, phù hợp với nhu cầu gửi email từ cơ bản đến chuyên nghiệp.

Theo dõi trạng thái email đã gửi, tỷ lệ mở và hiệu quả chiến dịch bằng YAMM

Ngoài việc sử dụng công cụ hỗ trợ, người dùng cũng có thể xây dựng hệ thống gửi email hàng loạt trực tiếp trên Google Sheets bằng Google Apps Script. Cách này cho phép tùy chỉnh linh hoạt và quản lý số lượng email gửi đi từ nhiều tài khoản Gmail khác nhau.

Quy trình thực hiện gồm các bước chính sau:

Bước 1: Tạo và chuẩn bị file Google Sheets

Truy cập file Google Sheets chứa các thông tin cần thiết, sau đó tạo một bản sao về Google Drive. Mỗi bản sao sẽ được sử dụng cho một tài khoản Gmail riêng khi gửi email hàng loạt.

Bước 2: Kích hoạt Google Apps Script

Trên giao diện Google Sheets, người dùng mở mục Tiện ích mở rộng, chọn Apps Script và tiến hành chạy mã có sẵn trong dự án. Hệ thống sẽ yêu cầu cấp quyền truy cập để sử dụng dữ liệu và tài khoản Gmail.

Kích hoạt Google Apps Script từ Google Sheets để cấu hình hệ thống gửi email

Bước 3: Cấp quyền và triển khai dự án

Người dùng chọn tài khoản Gmail dùng để gửi email, xác nhận quyền truy cập và triển khai dự án. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ cung cấp một đường dẫn (URL) đại diện cho tài khoản gửi email, được sử dụng để cấu hình trong file Google Sheets.

Cấp quyền cho Google Apps Script truy cập Google Sheets và gửi email từ Gmail

Bước 4: Xác nhận truy cập nâng cao

Tại màn hình cảnh báo, nhấn Nâng cao và chọn Đi tới Untitled project (không an toàn).

Lưu ý: Đây là cảnh báo mặc định của Google đối với các dự án Apps Script chưa được xác minh, bạn có thể tiếp tục nếu đây là file do bạn tạo hoặc nguồn tin cậy.

Thao tác xác nhận truy cập nâng cao

Bước 5: Cho phép quyền sử dụng

Tiếp theo, nhấn Cho phép để đồng ý cấp quyền cho dự án, bao gồm quyền truy cập Google Sheets và quyền gửi email từ tài khoản Gmail của bạn.

Xác nhận cấp quyền truy cập

Bước 6: Triển khai dự án

Sau khi cấp quyền thành công, chọn Triển khai → Tùy chọn triển khai mới, thiết lập:

• Loại triển khai: Web app
• Người có quyền truy cập: Bất kỳ ai

Sau đó nhấn Triển khai để hoàn tất quá trình.

Triển khai Google Apps Script dưới dạng Web App để tạo URL gửi email

Bước 7: Sao chép và dán cấu hình App_URL

Khi triển khai xong, hệ thống sẽ cung cấp một URL triển khai (Web app URL). Bạn sao chép URL này và dán vào ô App_URL (hoặc S-Mail) trong file Google Sheets.

Sao chép Web App URL và dán vào App_URL trong Google Sheets để hoàn tất cấu hình

Bước 8: Kiểm tra giới hạn gửi email

Sau khi kết nối thành công, người dùng có thể kiểm tra số lượng email được phép gửi trong ngày. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và trừ số lượng email sau mỗi lần gửi.

Kiểm tra quota gửi email hàng ngày của tài khoản Gmail trong Google Sheets

Bước 9: Thực hiện gửi email hàng loạt

Người dùng nhập danh sách email người nhận, điền thông tin cần thiết, soạn tiêu đề và nội dung email trực tiếp trên Google Sheets. Sau đó, chỉ cần nhấn gửi để hệ thống tự động gửi email đến khách hàng.

Gửi email hàng loạt trực tiếp từ Google Sheets bằng Google Apps Script

Khi gửi email hàng loạt bằng Google Sheets (thông qua các công cụ như Yet Another Mail Merge), người dùng cần đặc biệt chú ý đến việc tránh để tài khoản Gmail bị đánh dấu là spam. Nếu không kiểm soát tốt, hoạt động gửi email có thể bị gián đoạn, email không đến được người nhận, tỷ lệ mở thấp và tỷ lệ email bị trả lại tăng cao.

Để đảm bảo quá trình gửi email diễn ra an toàn và hiệu quả, người dùng nên lưu ý các điểm sau:

• Sử dụng email theo tên miền riêng: Ưu tiên dùng email doanh nghiệp (Google Workspace) thay vì Gmail cá nhân để tăng độ uy tín khi gửi email hàng loạt.
• Chuẩn bị danh sách email chất lượng: Chỉ gửi email đến những địa chỉ còn hoạt động và có khả năng quan tâm đến nội dung gửi.
• Thu thập dữ liệu từ nguồn đáng tin cậy: Tránh sử dụng email mua bán trôi nổi hoặc không rõ nguồn gốc, vì dễ dẫn đến việc bị đánh dấu spam.
• Thực hiện làm nóng tài khoản gửi email: Bắt đầu với số lượng email nhỏ, sau đó tăng dần theo thời gian để Gmail đánh giá tài khoản là an toàn.
• Xây dựng kế hoạch gửi email rõ ràng: Xác định mục tiêu, nội dung, thời gian và tần suất gửi email phù hợp để duy trì hiệu quả lâu dài.

Việc tận dụng Google Sheets để hỗ trợ gửi email mang lại sự linh hoạt và chủ động trong quá trình làm việc, đặc biệt với cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu tiếp cận nhiều người cùng lúc. Khi được triển khai đúng cách, phương pháp này không chỉ giúp tối ưu nguồn lực mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email.

Để hỗ trợ quá trình làm việc và gửi email hiệu quả hơn, việc trang bị thiết bị chất lượng là yếu tố không thể thiếu. Tham khảo các mẫu máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu học tập và công việc.