Google Docs là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Google Docs chi tiết

Google Docs là công cụ soạn thảo văn bản miễn phí từ Google, cho phép chỉnh sửa văn bản trực tuyến và chia sẻ tài liệu dễ dàng. Với tính năng lưu trữ tự động, cộng tác thời gian thực và nhập liệu bằng giọng nói, Google Docs là lựa chọn hàng đầu cho cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn chưa biết Google Docs là gì và cách sử dụng Google Docs, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn những tính năng nổi bật và cách tạo tài liệu hiệu quả trên công cụ này.

Để hiểu rõ hơn về Google Docs, bạn không thể không biết những thông tin hữu ích sau đây:

Google Docs (viết đầy đủ là Google Documents, dịch sang tiếng Việt là Google Tài liệu) là công cụ thao tác trực tiếp với văn bản, trực tuyến nằm trong Google Workspace được cung cấp miễn phí bởi Google. Người dùng có thể thoải mái sử dụng để tạo, soạn thảo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, dễ dàng qua trình duyệt web mà không phải cài đặt phần mềm.

Google Docs là công cụ hỗ trợ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trực tuyến.

Dưới đây là nguyên tắc hoạt động cơ bản của Google Docs bạn nên biết:

• Điều kiện sử dụng: Người dùng cần có điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính để bàn hoặc laptop kết nối được với mạng internet để đăng nhập tài khoản Google.
• Dung lượng lưu trữ: Mỗi một tài khoản Google chỉ được sử dụng miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ tính cho cả Google Docs, Google Drive và Gmail. Nếu cần dùng nhiều dung lượng hơn, bạn cần đăng ký mua thêm các gói từ Google Workspace.
• Lưu trữ tự động: Google Docs tự động lưu lại toàn bộ nội dung trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa. Vì thế, người dùng hãy yên tâm rằng dữ liệu sẽ không bị mất ngay cả khi thiết bị đột ngột hỏng.

Google Docs là công cụ soạn thảo tài liệu tuyệt vời, sở hữu đầy đủ những ưu điểm sau:

• Có thể thoải mái sử dụng Google Docs cho những tác vụ soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, chèn hình ảnh… mà không cần phải trả phí, không cần mạng Internet.
• Người dùng thỏa thích trải nghiệm nhiều tính năng độc đáo khác như trình chiếu slide, nhận xét và trao đổi trực tiếp trên tài liệu, nhập dữ liệu bằng giọng nói….
• Chia sẻ quyền truy cập file cho người dùng khác theo các vai trò nhất định như người xem, người nhận xét hoặc người chỉnh sửa và cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu một lúc.
• Lưu dữ liệu tự động nên không lo mất dữ liệu khi tắt file bất ngờ.

Ngoài những ưu điểm kể trên, Google Docs vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau:

• Có thể phát sinh lỗi phông chữ, căn lề hay định dạng văn bản khi tải file về máy tính.
• Đôi lúc không chỉnh sửa được tài liệu sau khi chèn ảnh vào trong văn bản.
• Nếu chưa kích hoạt tính năng chỉnh sửa khi offline thì người dùng có khả năng không mở được tài liệu để chỉnh sửa.
• Tính năng chỉnh sửa, hoàn thiện văn bản có phần hạn chế hơn so với Microsoft Word.
• Nhập dữ liệu bằng giọng nói bị sai chính tả hoặc có thể không nhận lệnh.

Google Docs sở hữu nhiều tính năng “tương tác” với văn bản cực kỳ thú vị.

Google Docs sở hữu rất nhiều tính năng thú vị và hấp dẫn mang đến người dùng những trải nghiệm tuyệt vời, cụ thể là:

Google Docs cho phép nhập dữ liệu văn bản dễ dàng bằng giọng nói. Điều này có nghĩa là bạn sẽ đọc và ứng dụng tự động chuyển đổi thành văn bản giúp quá trình soạn thảo trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào mục Công cụ (Tool).
• Bước 2: Nhấn vào phần Nhập liệu bằng giọng nói (Voice Typing).
• Bước 3: Click vào biểu tượng micro và đọc văn bản muốn nhập.

Bạn truy cập vào mục Tools để có công cụ nhập văn bản tự động với giọng nói (Voice Typing).

Bạn dễ dàng sử dụng font chữ khác chưa có trên Google Docs khi xử lý văn bản. Theo đó, tài liệu tạo mới sẽ mang đậm dấu ấn cá nhân của mỗi người.

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Bấm vào mục font chữ.

Bạn dễ dàng tùy chỉnh bất kỳ font chữ nào theo sở thích.

• Bước 2: Chọn Phông chữ khác.
• Bước 3: Chọn font chữ.
• Bước 4: Nhấn vào nút OK.

Tính năng cho phép người dùng để lại lời nhận xét với từng mục trong văn bản. Đồng thời giữa những người được cấp quyền thoải mái thảo luận và trao đổi nội dung cùng nhau.

Cách làm như sau:

• Bước 1: Bôi đen dòng văn bản cần thảo luận.
• Bước 2: Chọn vào dấu + hiện ra bên cạnh nội dòng văn bản đó.

Bạn chỉ cần bôi đậm đoạn văn cần thảo luận và nhấn vào biểu tượng dấu cộng ngay cạnh.

• Bước 3: Điền lời nhận xét.
• Bước 4: Gửi Nhận xét.

Quá trình lưu trữ của Google Docs sẽ diễn ra tự động khi phát sinh bất cứ sự thay đổi nào đó. Người dùng còn có thể sao chép dữ liệu thành nhiều bản giống y hệt nhau rất dễ dàng và nhanh chóng.

Cách thực hiện gồm 5 bước:

• Bước 1: Chọn tệp (File).
• Bước 2: Bấm vào nút Tạo bản sao.
• Bước 3: Điền tên mới cho tệp chuẩn bị lưu trữ.
• Bước 4: Lựa chọn Thư mục để chứa tệp sao lưu.
• Bước 5: Nhấn nút OK để hoàn thành.

Chọn tạo bản sao để sao lưu tệp dữ liệu.

Google Docs cho phép xem lại toàn bộ thay đổi đã thực hiện trên tài liệu một cách chi tiết. Nhờ thế, bạn biết rõ quá trình chỉnh sửa diễn ra lúc nào và khôi phục lại nguyên bản dễ dàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bấm vào Tệp (File).
• Bước 2: Vào Nhật ký phiên bản.

Biểu tượng hình đồng hồ ở góc phải màn hình là nơi bạn có thể tìm lại mọi phiên bản cũ của văn bản hiện tại.

• Bước 3: Truy cập Xem lịch sử phiên bản.

Một số cách xem lịch sử các hoạt động trên Google Docs khác nhanh chóng hơn là:

• Cách 1: Nhấn đồng thời tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H trên bàn phím.
• Cách 2: Chọn mục cần khôi phục > Bấm vào dấu 3 chấm > Nhấn Khôi phục phiên bản này.

Công cụ cho phép người dùng sử dụng các tính năng gõ và chỉnh sửa văn bản ngay cả khi không có mạng internet. Tuy nhiên bạn cần phải mở chức năng này ra mới truy cập thuận lợi.

Các bước làm được thể hiện ngay bên dưới

• Bước 1: Bấm vào dấu 3 chấm góc nằm ở góc trên cùng bên trái của tệp.
• Bước 2: Bật nút Có thể dùng khi không có mạng sang màu xanh.

Chức năng Tìm kiếm trực tuyến của Google Docs cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin giải thích cho một từ hay cụm từ nào đó trong văn bản.

Quy trình thực hiện gồm 2 bước:

• Bước 1: Bôi đen từ cần giải nghĩa trong văn bản.
• Bước 2: Bấm chuột phải vào mục Định nghĩa.

Google Docs cho phép tìm kiếm trực tuyến dễ dàng.

Khi soạn thảo văn bản trên Google Tài liệu, bạn có thể sử dụng phím tắt để mở các chức năng một cách nhanh chóng. Cụ thể là:

• Home: Đưa con trỏ về đầu dòng hiện tại.

• End: Đưa con trỏ tới cuối dòng hiện tại.

• Page Up: Chuyển vị trí con trỏ lên 1 trang.

• Page Down: Chuyển vị trí con trỏ xuống 1 trang.

• Ctrl + A: Bôi đen tất cả các chữ trong văn bản.

• Ctrl + H: Tìm và thay thế.

• Ctrl + K: Đường liên kết.

• Ctrl + Z: Quay lại chỉnh sửa trước đó.

• Ctrl + Y: Lấy lại hành động đã hoàn tác.

• Ctrl + B: Chọn hoặc hủy chọn chữ in đậm.

• Ctrl + I: Chọn hoặc hủy chọn chữ in nghiêng.

• Ctrl + U: Chọn hoặc hủy chọn gạch dưới.

• Ctrl + Shift + C: Sao chép (copy) văn bản đã chọn.

• Ctrl + Shift + V: Dán văn bản đã copy mà không áp dụng định dạng.

• Ctrl + Shift + F: Mở hộp tìm kiếm và thay thế.

• Ctrl + Shift + P: Mở hộp kiểm tra chính tả.

• Ctrl + Shift + L: Căn chỉnh lề trái tài liệu.

• Ctrl + Shift + C: Căn chỉnh giữa tài liệu.

• Ctrl + Shift + R: Căn chỉnh lề phải tài liệu.

• Ctrl + Shift + J: Căn đều 2 bên tài liệu.

• Ctrl + N: Tạo một tệp tài liệu mới.

• Ctrl + O: Mở tệp.

• Ctrl + S: Lưu tệp.

• Ctrl + P: In tệp.

Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng Google Docs đầy đủ và chi tiết từ việc mở công cụ, tạo tài liệu, thêm nội dung, tải tệp cho tới quá trình chia sẻ. Cụ thể như sau:

Để mở Google Docs, trước tiên bạn cần lập một tài khoản Google và thực hiện lần lượt theo 2 bước sau:

• Bước 1: Truy cập link tải dẫn tới Google Drive trên trình duyệt.
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng 9 chấm nằm cạnh avatar ở góc trên bên phải màn hình và chọn Tài liệu (Google Docs).

Bạn nhấn vào biểu tượng 9 chấm và chọn Tài liệu.

Để tạo một tài liệu mới trên Google Docs, người dùng cần tiến hành theo 3 bước sau:

• Bước 1: Truy cập tài khoản Google Drive.
• Bước 2: Chọn mục “+ Mới” bên cột chức năng bên trái.

Bạn chọn mục “+ Mới” trong tài khoản Google Drive.

• Bước 3: Nhấn vào Google Docs hay Google tài liệu trong danh sách công cụ thả xuống.

Bạn nhấn vào Google Docs hay Google tài liệu để tạo một tài liệu mới.

Bạn có thể thuận lợi tải thêm một tài liệu có sẵn trên máy tính của mình lên Google Docs bằng 3 bước dưới đây:

• Bước 1: Mở tài khoản Google Drive.
• Bước 2: Chọn mục Drive của tôi.
• Bước 3: Nhấn chuột phải và click Tải tệp lên. Sau đó bạn chọn tài liệu muốn tải lên và nhấn nút Open.

Bạn vào Drive của tôi click Tải tệp lên và mở tài liệu muốn tải.

Bạn cũng có thể dễ dàng tải tài liệu trên Google Docs về máy tính theo 3 bước sau:

• Bước 1: Truy cập Google Drive và mở tài liệu cần về máy tính.
• Bước 2: Chọn “Tệp” trên thanh công cụ ở góc trên cùng tay trái
• Bước 3: Nhấn nút “Tải xuống” và chọn định dạng mà mình muốn tải.

Bạn mở một tài liệu trên Google Drive rồi chọn “Tệp”, nhấn nút “Tải xuống” và chọn định dạng muốn tải.

Khi sử dụng Google Docs, bạn có thể chia sẻ tài liệu của mình với những người dùng khác với các vai trò người xem, chỉnh sửa và nhận xét một cách dễ dàng qua 3 bước sau:

• Bước 1: Vào Google Drive và mở tài liệu cần chia sẻ lên.
• Bước 2: Nhấn vào nút “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải tệp đang mở.

Bạn nhấn vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải tệp đang mở.

• Bước 3: Nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ vào và tùy chọn vai trò trong quyền truy cập chung.

Nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ và tùy chọn quyền truy cập chung.

Google Docs sẽ mang lại trải nghiệm lý tưởng cho người dùng khi đáp ứng được các lưu ý sau:

• Luôn bật tính năng cho phép chỉnh sửa khi bị ngắt kết nối internet.
• Đảm bảo tài liệu không bị điều chỉnh khi chia sẻ với người khác bằng cách cấp quyền phù hợp.
• Kiểm tra kỹ văn bản trước khi download để tránh lỗi về trình bày hay định dạng, phông chữ.

Bài viết trên đã lý giải Google Docs là gì rất công khai và chi tiết. Từ khái niệm, tính năng nổi bật cho tới cách sử dụng đều được chia sẻ đầy đủ. Nói chung đây là một công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản tuyệt vời cho mọi người dùng.