Cách giới hạn dữ liệu với Data Validation trong Google Sheets đơn giản

Khi làm việc với Google Sheets có nhiều người cùng nhập liệu, sai sót dữ liệu là vấn đề rất dễ xảy ra. Data Validation ra đời để giải quyết điều đó bằng cách kiểm soát chặt chẽ giá trị được phép nhập trong từng ô. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ Data Validation là gì, cách sử dụng và ứng dụng công cụ này để quản lý dữ liệu chính xác hơn.

Data Validation trong Google Sheets hỗ trợ kiểm soát dữ liệu và giảm sai sót khi nhập liệu

Data Validation là công cụ trong Google Sheets cho phép bạn giới hạn dữ liệu được nhập vào một ô theo những điều kiện đã thiết lập sẵn. Khi áp dụng Data Validation, người dùng chỉ có thể nhập đúng các giá trị hợp lệ, hệ thống sẽ tự động từ chối những dữ liệu không đúng quy định.

Data Validation trong Google Sheets không chỉ giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào mà còn hỗ trợ chuẩn hóa thông tin, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là những ứng dụng phổ biến và thiết thực nhất của công cụ này:

• Giới hạn dữ liệu được nhập: Data Validation cho phép thiết lập phạm vi giá trị hợp lệ, ví dụ chỉ cho phép nhập số trong khoảng từ 1 đến 100. Điều này giúp hạn chế lỗi nhập sai và đảm bảo dữ liệu luôn nằm trong giới hạn cho phép.
• Tạo danh sách thả xuống (dropdown list): Đây là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất. Người dùng chỉ cần chọn giá trị từ danh sách có sẵn thay vì nhập thủ công, giúp dữ liệu đồng nhất và dễ quản lý hơn.
• Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu: Data Validation có thể được dùng để kiểm tra định dạng dữ liệu như email, số điện thoại hoặc ngày tháng, từ đó đảm bảo thông tin nhập vào đúng chuẩn ngay từ đầu.
• Ngăn chặn dữ liệu trùng lặp: Công cụ này cũng hỗ trợ hạn chế việc nhập trùng dữ liệu trong một phạm vi nhất định, rất hữu ích với các bảng danh sách, mã số, hoặc thông tin cần tính duy nhất.

Data Validation được sử dụng để tạo danh sách chọn và kiểm tra dữ liệu nhập vào

Trước hết, bạn mở file Google Sheets và chọn vùng ô cần kiểm soát dữ liệu nhập vào. Tiếp theo, vào menu Dữ liệu→ Chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) → Tại mục Điều kiện (Criteria) chọn kiểu dữ liệu phù hợp → Tích Hiển thị cảnh báo (Show warning) nếu cần → Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập Data Validation cho các ô đã chọn.

Ví dụ: Giả sử bạn đang tạo một bảng quản lý nhân sự và muốn giới hạn dữ liệu ở cột Trạng thái làm việc. Người dùng chỉ được chọn một trong các giá trị cố định như Đang làm việc, Nghỉ phép hoặc Đã nghỉ việc để tránh nhập sai nội dung.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm soát

Mở file Google Sheets, sau đó tô chọn toàn bộ cột Trạng thái làm việc – đây là khu vực bạn muốn áp dụng Data Validation để giới hạn dữ liệu nhập vào.

Bước 2: Mở công cụ Data Validation

Sau khi chọn vùng dữ liệu, bạn vào menu Dữ liệu (Data) và chọn Xác thực dữ liệu (Data validation) để bắt đầu thiết lập điều kiện cho các ô đã chọn.

Truy cập tính năng Xác thực dữ liệu từ menu Dữ liệu trong Google Sheets

Bước 3: Thiết lập điều kiện dữ liệu phù hợp

Sau khi mở bảng Quy tắc xác thực dữ liệu, tại mục Áp dụng cho phạm vi, bạn kiểm tra lại vùng ô cần áp dụng (ví dụ cột Trạng thái từ E4 đến E9).

Tiếp theo, ở phần Tiêu chí, bạn chọn kiểu Trình đơn thả xuống để tạo danh sách lựa chọn cho người dùng.

Tại đây, bạn nhập các giá trị muốn cố định cho cột dữ liệu, chẳng hạn như Đang làm việc, Nghỉ phép và Nghỉ làm việc. Mỗi giá trị sẽ tương ứng với một lựa chọn trong danh sách thả xuống, giúp người nhập chỉ cần chọn thay vì nhập thủ công.

Thiết lập danh sách thả xuống để cố định giá trị nhập cho cột dữ liệu

Bước 4: Cấu hình cách xử lý khi nhập sai

Tiếp theo, bạn chọn cách xử lý dữ liệu không hợp lệ. Nếu muốn người dùng chỉ được chọn đúng giá trị trong danh sách, bạn chọn Từ chối dữ liệu (Reject input).

Bạn cũng có thể bật Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực (Show validation help text) và nhập nội dung hướng dẫn, ví dụ:“Vui lòng chọn trạng thái từ danh sách có sẵn”.

Thiết lập cảnh báo hoặc từ chối khi nhập dữ liệu không đúng quy định

Bước 5: Lưu và kiểm tra kết quả

Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nhấn Lưu (Save) để áp dụng Data Validation.

Lúc này, khi người dùng nhập dữ liệu ngoài danh sách cho phép, Google Sheets sẽ hiển thị cảnh báo hoặc từ chối nhập theo đúng cài đặt bạn đã chọn.

Data Validation là giải pháp đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc chuẩn hóa dữ liệu trên Google Sheets. Khi biết cách thiết lập đúng điều kiện và xử lý dữ liệu không hợp lệ, bạn có thể hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian kiểm tra và nâng cao tính chuyên nghiệp cho bảng tính của mình.

Để thao tác Google Sheets thuận tiện hơn trong học tập và công việc, bạn có thể tham khảo điện thoại, máy tính bảng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, giúp làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn mỗi ngày.