Cách định dạng số trong Google Sheets chi tiết, đơn giản nhất

Trong quá trình nhập và xử lý dữ liệu trên Google Sheets, số liệu nếu hiển thị không đúng định dạng rất dễ gây nhầm lẫn khi theo dõi hoặc phân tích. Định dạng số giúp bạn kiểm soát cách hiển thị dữ liệu theo mục đích sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các cách định dạng số thường dùng trong Google Sheets để bạn áp dụng ngay khi cần.

Hướng dẫn cách định dạng số trong Google Sheets

Định dạng số trong Google Sheets giúp dữ liệu được trình bày rõ ràng, thống nhất và đúng mục đích sử dụng. Thay vì hiển thị các con số một cách mặc định, bạn có thể chủ động điều chỉnh cách hiển thị để bảng tính dễ hiểu hơn và hạn chế sai sót khi làm việc với số liệu.

Lợi ích khi định dạng số trong Google Sheets:

• Giữ sự đồng nhất dữ liệu: Việc áp dụng cùng một kiểu định dạng giúp các giá trị trong bảng hiển thị nhất quán, tránh tình trạng mỗi ô hiển thị một kiểu khác nhau gây khó theo dõi.
• Tăng tính trực quan: Số liệu được định dạng hợp lý sẽ giúp bảng tính gọn gàng, rõ ràng và thân thiện hơn khi xem hoặc trình bày.
• Hỗ trợ phân tích hiệu quả: Khi dữ liệu được hiển thị đúng định dạng, người dùng dễ đọc, so sánh và đưa ra nhận định chính xác hơn.

Ngoài các kiểu định dạng cơ bản như số, tiền tệ hay ngày tháng, Google Sheets còn hỗ trợ nhiều tùy chọn nâng cao như làm tròn số, hiển thị phần thập phân hoặc kết hợp với định dạng có điều kiện để xử lý dữ liệu linh hoạt hơn.

Định dạng tiền tệ giúp các giá trị số được hiển thị dưới dạng tiền, phù hợp khi làm việc với chi phí, doanh thu hoặc các khoản thanh toán. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Bôi đen ô hoặc vùng ô chứa các giá trị số cần định dạng.
• Bước 2: Trên thanh menu, chọn Định dạng → Số.
• Bước 3: Tại danh sách hiển thị, chọn Đơn vị tiền tệ làm tròn hoặc một kiểu tiền tệ khác phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Chọn định dạng tiền tệ làm tròn

• Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô chứa dữ liệu cần áp dụng định dạng số thập phân.
• Bước 2: Trên thanh menu, chọn Định dạng → Số → Số để chuyển dữ liệu sang dạng số tiêu chuẩn.

Chuyển dữ liệu sang định dạng số thập phân

Trường hợp cần điều chỉnh số chữ số thập phân chi tiết hơn, chọn Định dạng → Số → Định dạng số tùy chỉnh để thiết lập số lượng chữ số sau dấu phẩy theo nhu cầu.

Thiết lập số chữ số thập phân bằng định dạng số tùy chỉnh

• Bước 1: Nhấp chọn ô hoặc vùng ô đang chứa dữ liệu ngày tháng.
• Bước 2: Trên thanh menu, chọn Định dạng → Số → Ngày để hiển thị dữ liệu theo định dạng ngày.
• Bước 3: Trường hợp cần hiển thị cả ngày và giờ, chọn Ngày và giờ trong cùng danh sách.

Áp dụng định dạng ngày và ngày giờ

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động làm nổi bật các giá trị trong bảng tính dựa trên quy tắc đặt sẵn, giúp dễ nhận biết dữ liệu quan trọng khi theo dõi hoặc so sánh.

• Bước 1: Bôi đen ô hoặc vùng dữ liệu muốn thiết lập điều kiện hiển thị.
• Bước 2: Trên thanh menu, chọn Định dạng → Định dạng có điều kiện.

Mở tính năng định dạng có điều kiện

• Bước 3: Trong bảng thiết lập hiển thị bên phải, chọn kiểu Công thức tùy chỉnh để tạo điều kiện.
• Bước 4: Nhập công thức hoặc giá trị dùng làm điều kiện, sau đó nhấn Xong để hoàn tất.

Thiết lập công thức tùy chỉnh trong định dạng có điều kiện

• Cú pháp: #,##0.00 ; [red](#,##0.00) ; 0.00 ; "some text"@

Phần đứng trước dấu chấm phẩy đầu tiên (;) dùng để xác định cách Google Sheets hiển thị các giá trị lớn hơn 0. Tại đây, bạn có thể thiết lập số chữ số thập phân, dấu phân tách hàng nghìn hoặc các ký hiệu hiển thị mong muốn.

• Cú pháp: #,##0.00 ; [red](#,##0.00) ; 0.00 ; "some text"@

Phần nằm giữa dấu chấm phẩy thứ nhất và thứ hai quyết định cách trình bày các giá trị nhỏ hơn 0. Thông thường, số âm có thể được làm nổi bật bằng màu sắc hoặc đặt trong dấu ngoặc để dễ phân biệt.

• Cú pháp: #,##0.00 ; [red](#,##0.00) ; 0.00 ; "some text"@

Phần nằm giữa dấu chấm phẩy thứ hai và thứ ba dùng để quy định cách hiển thị giá trị bằng 0. Bạn có thể giữ dạng mặc định hoặc tùy chỉnh lại theo nhu cầu trình bày dữ liệu.

• Bước 1: Chọn hàng hoặc cột cần căn chỉnh (có thể chọn nhiều hàng/cột cùng lúc).
• Bước 2: Nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng hoặc cột đã chọn.
• Bước 3: Chọn Thay đổi kích thước hàng hoặc Thay đổi kích thước cột.
• Bước 4: Chọn tùy chọn Phù hợp với dữ liệu để Google Sheets tự động điều chỉnh kích thước cho đồng đều.

Thay đổi kích thước hàng hoặc cột để dữ liệu hiển thị đều nhau

• Bước 1: Chọn hàng hoặc cột cần điều chỉnh chiều rộng.
• Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền giữa hai tiêu đề hàng hoặc cột cho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều.
• Bước 3: Kéo chuột sang trái hoặc phải để tăng hoặc giảm chiều rộng theo mong muốn.
• Bước 4: Thả chuột để hoàn tất việc căn chỉnh.

Điều chỉnh chiều rộng cột bằng thao tác kéo chuột

Hy vọng qua nội dung trên, bạn đã nắm được các cách định dạng số trong Google Sheets như tiền tệ, số thập phân, ngày tháng, định dạng có điều kiện và căn chỉnh dữ liệu. Việc trình bày số liệu hợp lý sẽ giúp bảng tính dễ theo dõi hơn và hỗ trợ xử lý công việc hiệu quả trong thực tế.

Nếu bạn đang tìm máy tính bảng chính hãng phục vụ học tập, làm việc hay giải trí mượt mà, hãy ghé Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để tham khảo nhiều mẫu đa dạng, bảo hành chính hãng và thường xuyên có ưu đãi hấp dẫn.