Cách sử dụng hàm YEAR trong Excel chi tiết, dễ hiểu

Khi làm việc với dữ liệu theo thời gian, việc lấy nhanh phần năm từ một ngày cụ thể giúp bạn xử lý và tổng hợp thông tin chính xác hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn cách dùng hàm YEAR trong Excel, cùng các ví dụ minh họa giúp bạn nắm rõ và áp dụng ngay vào bảng tính của mình.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm YEAR trong Excel

Hàm YEAR được dùng để tách phần năm từ một giá trị ngày tháng trong Excel. Kết quả trả về là một số nguyên nằm trong khoảng từ 1900 đến 9999.

Cú pháp: =YEAR(serial_number)

Giải thích tham số:

• serial_number: Giá trị ngày mà bạn muốn lấy năm.

Lưu ý:

• Nên nhập serial_number bằng hàm DATE, bằng số seri ngày, hoặc tham chiếu một ô chứa ngày hợp lệ để hạn chế lỗi.
• Excel quản lý ngày tháng bằng số seri liên tục, trong đó 1/1/1900 tương ứng với số 1 và tăng dần theo từng ngày.

Ví dụ 1: Tách năm từ ngày tháng bằng hàm YEAR

Giả sử bạn có một cột chứa dữ liệu ngày tháng và muốn tách riêng phần năm sang cột bên cạnh, như minh họa dưới đây.

Bước 1: Tại ô cần hiển thị kết quả, nhập công thức: =YEAR(A2)

Lưu ý: Hãy kiểm tra định dạng của ô dữ liệu gốc. Nếu giá trị ngày tháng đang ở dạng Text, bạn cần chuyển lại về General hoặc định dạng Date để hàm YEAR hoạt động chính xác. Trong trường hợp ô chỉ có ngày và tháng mà không có năm, Excel sẽ tự hiểu năm hiện tại của hệ thống.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả và sao chép công thức xuống các ô còn lại nếu cần.

Cách dùng hàm YEAR để tách năm từ ngày tháng

Ví dụ 2: Dùng hàm YEAR để xác định năm nhuận

Bạn có thể kiểm tra một năm có phải năm nhuận hay không bằng cách kết hợp các hàm YEAR, DATE và MONTH. Trong ví dụ, ô C5 dùng công thức:

Bước 1: Tại ô cần kiểm tra, nhập công thức:

=MONTH(DATE(YEAR(A1),2,29))=2

Bước 2: Nhấn Enter, sau đó sao chép công thức xuống các dòng còn lại để áp dụng cho toàn bộ danh sách. Công thức sẽ trả về TRUE nếu năm trong ô A1 là năm nhuận, và FALSE nếu không phải.

Kiểm tra năm nhuận bằng công thức YEAR – DATE – MONTH

Hàm YEAR có thể dùng chung với SUMIF để tính tổng doanh thu theo từng năm khi bảng dữ liệu chứa nhiều ngày khác nhau.

Ví dụ: Với bảng dữ liệu có các ngày thuộc năm 2024 và 2025, nếu muốn tính tổng doanh thu của năm 2024, bạn nhập công thức:

=SUMIF(C2:C7, 2024, B2:B7)

Trong đó:

• C2:C7: cột chứa năm đã tách ra bằng hàm YEAR
• 2024: năm cần tính tổng
• B2:B7: cột doanh thu tương ứng

Kết quả trả về là 361, chính là tổng doanh thu của toàn bộ các ngày thuộc năm 2024.

Tương tự, nếu nhập năm 2025, kết quả sẽ là 235.

Tính tổng doanh thu năm 2024 và 2025 bằng hàm SUMIF

Bạn cũng có thể dùng YEAR cùng SUMPRODUCT để tính tổng doanh thu theo từng năm mà không cần tạo cột phụ.

Tại ô F2, công thức áp dụng cho dữ liệu của bạn là:

=SUMPRODUCT((YEAR(A2:A7)=2024)*B2:B7)

Trong đó:

• YEAR(A2:A7)=2024 dùng để kiểm tra các ngày thuộc năm 2024.
• B2:B7 là cột doanh thu tương ứng.

Nhấn Enter để lấy kết quả. Sau đó bạn chỉ cần đổi năm trong công thức hoặc kéo công thức xuống để tính cho năm tiếp theo.

Tính tổng doanh thu theo năm bằng hàm SUMPRODUCT

• Nguyên nhân: Lỗi này xuất hiện khi giá trị trong ô không phải định dạng ngày hợp lệ, thường là dữ liệu đang ở dạng văn bản (TEXT) hoặc được nhập sai cấu trúc.
• Cách khắc phục: Xem lại định dạng của ô chứa ngày và chuyển về General, Date hoặc Number để Excel nhận diện đúng kiểu dữ liệu trước khi áp dụng hàm YEAR.

Lỗi #VALUE xảy ra khi dữ liệu ngày không đúng định dạng

• Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi tên hàm hoặc ký tự trong công thức được nhập sai.
• Cách khắc phục: Rà soát lại toàn bộ công thức để bảo đảm tên hàm và cú pháp đều chính xác. Nếu vẫn chưa xác định được lỗi, bạn có thể bấm vào biểu tượng cảnh báo (dấu chấm than màu vàng) xuất hiện cạnh ô để xem gợi ý sửa lỗi từ Excel.

Lỗi #NAME? do nhập sai cú pháp hàm YEAR

Hàm YEAR giúp bạn xử lý dữ liệu thời gian nhanh gọn và chính xác hơn trong Excel, đặc biệt khi kết hợp cùng SUMIF hoặc SUMPRODUCT. Để xem thêm nhiều mẹo Excel hữu ích, hãy theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.

Nếu bạn cần một thiết bị tiện lợi để học Excel mọi lúc mọi nơi, đừng quên tham khảo các dòng điện thoại và máy tính bảng đang được ưu đãi tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.