Cách sửa lỗi định dạng số trong Excel cực đơn giản

Tác giả: Xuân MạnhNgày cập nhật: 20/11/2025 17:08:32

Khi làm việc với dữ liệu trong Excel, bạn có thể gặp tình trạng lỗi định dạng số, khiến các phép tính hoặc công thức không hoạt động đúng. Nguyên nhân thường do ô tính được nhận diện là văn bản thay vì dạng số. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi định dạng số trong Excel nhanh chóng và chính xác.

Cách sửa lỗi định dạng số trong Excel nhanh chóng

1. Lỗi định dạng số trong Excel là gì?

Lỗi định dạng số trong Excel xảy ra khi phần mềm không nhận diện đúng dữ liệu số trong ô tính, dẫn đến việc người dùng không thể thực hiện các phép tính, lọc hay áp dụng công thức liên quan.

Trong nhiều trường hợp, Excel hiểu dữ liệu dạng số như chuỗi ký tự (text), khiến các phép toán như cộng, trừ, nhân, chia không thể hoạt động chính xác.

Lỗi không định dạng được số trong Excel là gì?

2. Nguyên nhân gây ra lỗi định dạng số

Một số yếu tố có thể khiến Excel hiểu sai định dạng dữ liệu số, dẫn đến lỗi trong quá trình tính toán hoặc hiển thị, bao gồm:

Định dạng ô không phải dạng Number: Các ô tính được cài đặt sẵn ở dạng Text hoặc General nên Excel không hiểu đây là dữ liệu số.
Nhập liệu chứa ký tự đặc biệt: Trong quá trình nhập dữ liệu, người dùng có thể vô tình thêm ký tự chữ, dấu cách hoặc ký tự đặc biệt khiến Excel hiểu sai định dạng.
Sai định dạng dữ liệu thập phân hoặc phần trăm: Việc nhập sai dấu phân cách thập phân, hoặc nhập dữ liệu phần trăm không đúng quy tắc cũng khiến Excel không thể xử lý.
Lẫn dữ liệu ngày tháng với dữ liệu số: Excel có thể nhầm lẫn dữ liệu ngày tháng vì bản chất chúng cũng được lưu trữ dưới dạng giá trị số.

Excel có thể hiểu sai dữ liệu trong ô nếu chúng chứa ký tự đặc biệt hoặc chữ cái thay vì số

Xem thêm: Cách tạo bảng trong Excel và hướng dẫn chỉnh sửa, sử dụng

3. Cách nhận biết lỗi định dạng số

3.1 Sử dụng công cụ AutoFilter

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra, sau đó vào tab Data trên thanh công cụ và nhấn chọn AutoFilter để bật chế độ lọc tự động.

Chọn bảng dữ liệu, nhấn vào tab Data và chọn AutoFilter

Bước 2: Tại cột muốn kiểm tra, nhấp vào biểu tượng mũi tên lọc. Lúc này, Excel sẽ hiển thị danh sách các giá trị trong cột đó - những dữ liệu được định dạng đúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, trong khi các ô sai định dạng (dạng text hoặc ký tự khác) sẽ nằm lẫn ở cuối danh sách.

Ví dụ cho ô dữ liệu định dạng số sai trong Excel

3.2 Thông qua phép tính thông thường

Trong Excel, các ô dữ liệu có định dạng số (Number) mới có thể thực hiện được các phép toán như cộng, trừ, nhân, chia hoặc sử dụng các hàm tính toán. Nếu ô tính chứa giá trị là số nhưng lại được định dạng ở dạng văn bản (Text), Excel sẽ không thể xử lý phép tính và hiển thị lỗi #VALUE!.

Ví dụ, khi tính cột Giá khuyến mãi bằng công thức: “=Giá thành – 1.000.000”, ô của sản phẩm iPhone 15 Pro 256GB xuất hiện lỗi #VALUE!, cho thấy ô Giá thành tương ứng đang bị định dạng sai.

Lỗi định dạng số trong Excel không cho phép người dùng thực hiện các phép toán

4. Cách khắc phục lỗi định dạng số trong Excel

4.1 Đặt lại định dạng số cho dữ liệu

Bước 1: Chọn toàn bộ các ô cần định dạng, sau đó nhấp chuột phải và chọn Format Cells… để mở hộp thoại thiết lập.

Nhấn chuột phải và chọn Format Cells

Bước 2: Trong cửa sổ Format Cells, chuyển sang thẻ Number, rồi chọn Number ở mục Category. Tại đây, có thể:

Điều chỉnh số chữ số thập phân tại phần Decimal places
Thêm dấu phân cách hàng nghìn bằng cách tích chọn vào ô Use 1000 Separator (,).

Bước 3: Nhấn OK để xác nhận và hoàn tất việc định dạng lại dữ liệu.

Điều chỉnh các thông số trong thẻ Number để đặt lại định dạng số cho dữ liệu

4.2 Sử dụng hàm Value để sửa lỗi

Bước 1: Sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi các ô chứa ký tự số sang định dạng số. Nhập công thức =VALUE(ô_cần_chuyển) vào ô trống để Excel tự động đổi định dạng.

Áp dụng công thức VALUE vào ô tính để chuyển đổi dữ liệu

Bước 2: Sau khi hoàn tất chuyển đổi, chọn toàn bộ các ô vừa được định dạng đúng → Cắt (Ctrl + X) → Dán (Ctrl + V) vào cột dữ liệu gốc để thay thế giá trị ban đầu.

Chọn các ô đã chuyển đổi, sau đó cắt và dán dữ liệu thay thế giá trị ban đầu

Bước 3: Nếu cần tùy chỉnh thêm phần hiển thị như số thập phân hoặc dấu phân cách hàng nghìn, hãy thực hiện theo các bước định dạng dữ liệu đã hướng dẫn ở phần trước.

4.3 Khắc phục lỗi bằng Paste Special

Bước 1: Chọn một ô trống có định dạng General, nhập số 1 vào đó rồi nhấn Enter.

Tạo dữ liệu cho một ô trống

Bước 2: Sao chép ô vừa nhập số 1 bằng Ctrl + C, sau đó bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu đang bị lỗi định dạng.

Sao chép dữ liệu từ dữ liệu ô mới

Bước 3: Vào thẻ Home, nhấn vào mũi tên thả xuống tại mục Paste và chọn Paste Special.

Chọn Paste Special từ menu thả xuống

Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, chọn Multiply (nhân), rồi nhấn OK để áp dụng.

Chọn Multiply, sau đó nhấn OK để áp dụng thay đổi

Sau khi hoàn tất, toàn bộ dữ liệu bị lỗi sẽ tự động được chuyển sang định dạng số chuẩn, cho phép bạn thực hiện các phép tính và công thức như bình thường.

Lỗi định dạng số trong Excel là tình huống phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nhanh nếu bạn nắm rõ nguyên nhân và áp dụng đúng phương pháp. Dù sử dụng hàm VALUE, Paste Special hay công cụ Format Cells, việc xử lý chính xác sẽ giúp dữ liệu hiển thị chuẩn, công thức hoạt động ổn định và bảng tính chuyên nghiệp hơn.

Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để học thêm nhiều mẹo hay khi làm việc với Excel.

Để tiện theo dõi và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, bạn có thể cân nhắc sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng. Tham khảo ngay các mẫu thiết bị chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.