Hướng dẫn định dạng ngày tháng năm trong Excel chi tiết và dễ thực hiện

Dữ liệu ngày tháng trên Excel chưa được định dạng đúng cách gây ra nhiều nhầm lẫn, khó khăn trong việc phân tích và thậm chí là sai sót trong tính toán. Xem ngay hướng dẫn định dạng ngày tháng năm trong Excel chi tiết, dễ thực hiện và nhanh chóng trong bài viết dưới đây!

Hướng dẫn định dạng ngày tháng năm trong Excel

Định dạng ngày tháng năm trong Excel giúp hiển thị dữ liệu rõ ràng, dễ đọc và phù hợp với mục đích sử dụng. Excel cung cấp nhiều tùy chọn định dạng để bạn có thể hiển thị ngày tháng theo ý muốn, từ kiểu Việt Nam (dd/mm/yyyy) đến kiểu quốc tế (mm/dd/yyyy). Việc định dạng đúng không chỉ giúp dữ liệu trông chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ trong các phép tính, sử dụng hàm, sắp xếp và lọc dữ liệu theo thời gian.

Có nhiều lý do khiến Excel không nhận diện đúng định dạng ngày tháng, dẫn đến việc ngày tháng hiển thị dưới dạng văn bản hoặc số không mong muốn. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến:

• Định dạng khu vực (Region) không phù hợp: Excel sử dụng cài đặt khu vực của hệ thống để nhận diện định dạng ngày tháng. Ví dụ, ở Việt Nam, định dạng chuẩn là dd/mm/yyyy, nhưng nếu máy tính được cài đặt khu vực Mỹ (mm/dd/yyyy), Excel sẽ hiểu sai dữ liệu.
• Dữ liệu nhập vào dạng văn bản: Khi bạn nhập dữ liệu từ nguồn bên ngoài (như file CSV hoặc sao chép từ web), Excel có thể nhận diện ngày tháng dưới dạng văn bản thay vì định dạng ngày.
• Dấu phân cách không đồng nhất: Excel có thể không nhận diện được nếu bạn sử dụng dấu phân cách khác (ví dụ: 14-03-2021 thay vì 14/03/2021).
• Định dạng ô không đúng: Nếu ô được đặt ở định dạng Text hoặc General, Excel sẽ không tự động nhận diện ngày tháng.
• Lỗi do nhập dữ liệu không hợp lệ: Ví dụ, nhập 32/13/2021 (tháng 13 không hợp lệ) sẽ khiến Excel không nhận diện được.

Có rất nhiều lý do khiến Excel không nhận dạng đúng định dạng ngày tháng năm

Dưới đây là các cách định dạng ngày tháng năm trong Excel nhanh chóng, hiệu quả mà bạn có thể dễ dàng áp dụng ngay:

Cách 1: Sử dụng Control Panel để định dạng ngày tháng trong Excel

Vì Excel lấy định dạng ngày tháng theo cài đặt của hệ điều hành, bạn có thể thay đổi cài đặt vùng thời gian của Windows và Excel sẽ tự động áp dụng theo cài đặt này.

Bước 1: Mở Control Panel trên máy tính => Chọn mục Clock and Region => Region.

Chọn mục Clock and Region trong Control Panel

Bước 2: Tại hộp thoại Format, bạn hãy thiết lập lại định dạng ngày tháng tại phần Date and time formats, ví dụ thay đổi cách hiển thị ngày và tháng => Nhấn OK để lưu và xem kết quả trên Excel.

Định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng Control Panel

Cách 2: Sử dụng Format Cells để định dạng ngày tháng trong Excel

Định dạng ngày tháng năm trong excel bằng Format Cells là cách đơn giản và phổ biến nhất được nhiều người sử dụng. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa ngày tháng năm cần định dạng => Nhấp chuột phải, chọn Format Cells. 

Nhấn vào mục Format Cells để chỉnh định dạng ô

Bước 2: Chuyển sang tab Date, tại mục Type bạn chọn định dạng ngày tháng mong muốn (ví dụ: dd/mm/yyyy hoặc mm-dd-yyyy) => Nhấn OK để hoàn tất.

Định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng Format Cells

Cách 3: Sử dụng Custom Format để định dạng ngày tháng trong Excel

Sử dụng Custom Format là cách làm đặc biệt hữu ích khi bạn cần định dạng ngày tháng năm riêng biệt không có sẵn trong tab Date.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu ngày tháng năm cần chỉnh sửa => Nhấn chuột phải, chọn Format Cells.

Bước 2: Chuyển sang tab Custom, bạn nhập hoặc chọn định dạng mà mình muốn, ví dụ: dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm), yyyy-mm-dd (năm-tháng-ngày), dd-mm-yyyy hoặc các biến thể riêng => Nhấn OK để áp dụng thay đổi.

Định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng Custom Format

Cách 4: Sử dụng phím tắt để định dạng ngày tháng năm trong Excel

Excel cung cấp các phím tắt nhanh gọn để nhập và định dạng ngày tháng, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Bạn có thể tận dụng các phím tắt sau để nhập ngày tháng và thời gian trong Excel nhanh chóng:

• Để nhập ngày hiện tại: Nhấn Ctrl + ; (dấu chấm phẩy).
• Để nhập thời gian hiện tại: Nhấn Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).
• Để nhập cả ngày và thời gian hiện tại: Nhấn Ctrl + ; (dấu chấm phẩy), sau đó nhấn phím cách và tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + ; (dấu chấm phẩy).

Bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết cách định dạng ngày tháng năm trong Excel giúp dữ liệu hiển thị rõ ràng, hỗ trợ việc tính toán và làm báo cáo hiệu quả hơn. Hãy thử áp dụng để nâng cao hiệu quả công việc của mình trên Excel nhé!