3 Cách tìm và thay thế từ trong Google Sheets nhanh chóng

Trong quá trình nhập và chuẩn hóa dữ liệu trên Google Sheets, cùng một nội dung có thể xuất hiện ở nhiều vị trí với cách viết chưa thống nhất. Nếu chỉnh sửa từng ô sẽ rất mất thời gian và dễ sót lỗi. Vì vậy, sử dụng tính năng tìm và thay thế từ là cách giúp bạn cập nhật dữ liệu nhanh, gọn và chính xác hơn.

Hướng dẫn cách tìm và thay thế trong Google Sheets

Bước 1: Trong file Google Sheets đang mở, bạn vào menu Chỉnh sửa, sau đó chọn Tìm và thay thế để mở công cụ xử lý văn bản.

Mở công cụ Tìm và thay thế từ menu Chỉnh sửa

Bước 2: Hộp thoại Tìm và thay thế xuất hiện. Tại đây, bạn nhập nội dung cần tìm vào ô Tìm, và nhập nội dung mới vào ô Thay thế bằng để chuẩn bị thay đổi.

Nhập nội dung cần tìm và nội dung thay thế trong hộp Find and Replace

Bước 3: Trong mục Tìm kiếm, bạn chọn phạm vi cần áp dụng thao tác thay thế, gồm chỉ trang tính đang mở hoặc toàn bộ các trang tính trong file.

Bên dưới, Google Sheets cung cấp các tùy chọn tìm kiếm nâng cao như phân biệt chữ hoa/thường, khớp toàn bộ nội dung ô hoặc tìm trong công thức, giúp bạn thay thế đúng dữ liệu cần chỉnh sửa.

Chọn phạm vi áp dụng tìm kiếm và thay thế

Sau khi thiết lập xong:

• Nhấn Tìm để duyệt từng kết quả và dùng Thay thế nếu chỉ muốn chỉnh sửa từng trường hợp.
• Nhấn Thay thế tất cả khi bạn cần cập nhật toàn bộ nội dung trùng khớp trong phạm vi đã chọn.

Bước 4: Nhấn Xong để kết thúc thao tác.

Thực hiện thay thế từng kết quả hoặc thay thế tất cả trong Google Sheets

Google Sheets cho phép bạn thay đổi một phần văn bản trong ô bằng cách sử dụng hàm SUBSTITUTE. Hàm này có cấu trúc như sau:

=SUBSTITUTE(text; old_text; new_text; [instance_num])

Trong đó:

• text: Ô hoặc chuỗi văn bản chứa nội dung cần chỉnh sửa.
• old_text: Phần nội dung cũ cần được thay thế.
• new_text: Nội dung mới sẽ dùng để thay cho giá trị cũ.
• instance_num: Thứ tự lần xuất hiện của nội dung cần thay thế (không bắt buộc).

Ví dụ: Áp dụng cho bảng dữ liệu, bạn nhập công thức:

=SUBSTITUTE(H11;"TpHCM";"TP Hồ Chí Minh")

Sau đó nhấn Enter.

Sau khi thực hiện, nội dung trong ô sẽ được cập nhật theo đúng giá trị mới đã khai báo trong hàm, trong khi dữ liệu gốc vẫn được giữ nguyên.

Cú pháp và ví dụ hàm SUBSTITUTE trong Google Sheets

Hàm REPLACE được dùng khi bạn cần chỉnh sửa một đoạn cụ thể trong chuỗi văn bản, dựa trên vị trí và số lượng ký tự xác định trước. Cú pháp của hàm như sau:

=REPLACE(old_text; start_num; num_chars; new_text)

Ý nghĩa từng tham số:

• old_text: Văn bản gốc hoặc ô chứa nội dung cần chỉnh sửa.
• start_num: Vị trí bắt đầu của ký tự cần thay thế trong chuỗi.
• num_chars: Số lượng ký tự sẽ bị thay thế.
• new_text: Nội dung mới dùng để chèn vào.

Với hàm này, Google Sheets sẽ không tìm theo nội dung, mà thay thế trực tiếp dựa trên vị trí ký tự trong chuỗi.

Ví dụ: Giả sử ô C4 chứa nội dung:

Mã đơn: DH-2023

Bạn muốn đổi năm 2023 thành 2024 nhưng vẫn giữ nguyên các phần còn lại của chuỗi.

Lúc này, bạn nhập công thức:

=REPLACE(C4;4;4;2024)

Giải thích:

• C4: ô chứa dữ liệu.
• 4: vị trí bắt đầu của 2023.
• 4: số ký tự cần thay.
• 2024: nội dung mới.

Sau khi nhấn Enter, kết quả trả về sẽ là: Mã đơn: DH-2024

Kết quả thay thế năm trong mã đơn bằng hàm REPLACE

Tùy vào nhu cầu chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể chọn Find and Replace để thay nhanh hàng loạt, dùng SUBSTITUTE khi cần giữ nguyên dữ liệu gốc hoặc áp dụng REPLACE nếu muốn chỉnh sửa theo vị trí ký tự.

Để thao tác Google Sheets linh hoạt hơn, bạn có thể chọn máy tính bảng màn hình lớn, cấu hình ổn định. Tham khảo các mẫu chính hãng, nhiều mức giá và ưu đãi tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để chọn thiết bị phù hợp nhu cầu.