Hàm SORT trong Google Sheets và cách sử dụng hàm

Trong quá trình xử lý bảng dữ liệu, việc sắp xếp thông tin khoa học giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Hàm SORT trong Google Sheets là công cụ hỗ trợ sắp xếp dữ liệu tự động theo nhiều tiêu chí khác nhau, phù hợp cho báo cáo, thống kê và phân tích số liệu. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng hàm SORT hiệu quả hơn.

Tìm hiểu chi tiết cách sử dụng hàm SORT trong Google Sheets

Hàm SORT trong Google Sheets dùng để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng hoặc giảm dựa trên một hay nhiều cột. Hàm này giúp bảng dữ liệu luôn được sắp xếp tự động khi giá trị thay đổi, phù hợp cho danh sách doanh thu, điểm số hoặc báo cáo tổng hợp.

Khác với hàm FILTER - chỉ dùng để trích xuất những dòng dữ liệu đáp ứng điều kiện, hàm SORT tập trung vào việc sắp xếp lại thứ tự hiển thị của toàn bộ bảng dữ liệu trong Google Sheets. Nhờ đó, dữ liệu vẫn được giữ nguyên nhưng được trình bày khoa học và dễ theo dõi hơn.

Trong thực tế, hàm SORT thường được sử dụng bởi nhân viên kế toán, người làm báo cáo hoặc phân tích dữ liệu để tổ chức bảng tính gọn gàng, rõ ràng và chuyên nghiệp, đặc biệt khi làm việc với danh sách lớn hoặc báo cáo cần cập nhật thường xuyên.

Cú pháp hàm SORT: =SORT(phạm_vi; cột_sắp_xếp; thứ_tự_sắp_xếp; [cột_sắp_xếp_2; thứ_tự_sắp_xếp_2]; …)

Ý nghĩa các tham số:

• phạm_vi: Vùng dữ liệu cần sắp xếp.
• cột_sắp_xếp: Cột làm tiêu chí sắp xếp chính.
• thứ_tự_sắp_xếp:
• TRUE → sắp xếp tăng dần
• FALSE → sắp xếp giảm dần
• cột_sắp_xếp_2, thứ_tự_sắp_xếp_2 (tùy chọn): Dùng để sắp xếp bổ sung khi có nhiều tiêu chí.

Lưu ý: Phạm_vi chỉ được sắp xếp theo cột chỉ định sẵn, các cột khác được trả về theo thứ tự xuất hiện ban đầu.

Nhờ cú pháp đơn giản và khả năng tự động cập nhật, hàm SORT giúp bạn xử lý và trình bày dữ liệu hiệu quả hơn trong các bảng thống kê, báo cáo hoặc danh sách quản lý.

Công thức sử dụng hàm SORT trong Google Sheets

Ví dụ 1: Giả sử bảng dữ liệu gồm tên sản phẩm ở cột A và giá bán ở cột B. Để sắp xếp danh sách sản phẩm theo giá từ thấp đến cao, bạn nhập công thức sau:

=SORT(A2:B5;2;TRUE)

Trong ví dụ này, A2:B5 là toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp, 2 đại diện cho cột giá bán, còn TRUE xác định thứ tự tăng dần. Kết quả trả về là bảng dữ liệu đã được sắp xếp lại theo giá mà không làm thay đổi dữ liệu gốc.

Sắp xếp sản phẩm theo giá tăng dần bằng hàm SORT trong Google Sheets

Ví dụ 2: Với bảng dữ liệu gồm tên sản phẩm tại cột A và doanh thu tương ứng ở cột B, bạn có thể sắp xếp lại danh sách để ưu tiên hiển thị sản phẩm có doanh thu cao trước bằng cách áp dụng công thức sau: =SORT(A2:B5;2;FALSE)

Trong công thức này, A2:B5 là toàn bộ vùng dữ liệu cần xử lý, cột 2 được dùng làm tiêu chí sắp xếp theo doanh thu, còn FALSE quy định thứ tự giảm dần. Cách sắp xếp này giúp việc phân tích hiệu quả kinh doanh trở nên nhanh chóng và trực quan hơn.

Hàm SORT sắp xếp doanh thu sản phẩm từ cao xuống thấp trong Google Sheets

Khi làm việc với bảng dữ liệu có nhiều tiêu chí, hàm SORT cho phép bạn sắp xếp đồng thời theo nhiều cột để dữ liệu hiển thị logic và dễ phân tích hơn trong Google Sheets. Cách này thường được áp dụng cho các bảng theo dõi nhân sự, kinh doanh hoặc báo cáo tổng hợp.

Ví dụ 3: Giả sử bảng dữ liệu gồm tên nhân viên (cột A), phòng ban (cột B) và doanh số (cột C). Nếu bạn muốn:

• Sắp xếp theo phòng ban trước (tăng dần)
• Sau đó, trong mỗi phòng ban, sắp xếp doanh số từ cao xuống thấp

Bạn sử dụng công thức: =SORT(A2:C15;1;TRUE;3;FALSE)

Trong đó, cột 1 là tiêu chí sắp xếp chính theo phòng ban, còn cột 3 là tiêu chí phụ dùng để sắp xếp doanh số giảm dần. Cách làm này giúp bảng dữ liệu rõ ràng, dễ so sánh và chuyên nghiệp hơn khi trình bày báo cáo.

Sắp xếp dữ liệu theo phòng ban và doanh số bằng hàm SORT nhiều tiêu chí

Thay vì chỉ sắp xếp toàn bộ bảng dữ liệu, bạn có thể kết hợp hàm SORT với FILTER để xử lý dữ liệu linh hoạt hơn trong Google Sheets. Phương pháp này cho phép lọc ra các giá trị đáp ứng điều kiện trước, sau đó tự động sắp xếp kết quả theo thứ tự mong muốn, giúp việc tổng hợp và trình bày dữ liệu trở nên nhanh chóng và khoa học.

Cú pháp áp dụng: =SORT(FILTER(phạm_vi_dữ_liệu; điều_kiện_lọc); cột_sắp_xếp; FALSE)

Trong đó, FILTER đảm nhận vai trò chọn lọc dữ liệu phù hợp, còn SORT chịu trách nhiệm sắp xếp danh sách đã lọc. Cách kết hợp này đặc biệt hữu ích khi xử lý các bảng dữ liệu lớn hoặc tạo báo cáo cần cập nhật liên tục.

Kết hợp SORT và FILTER để lọc dữ liệu theo điều kiện và sắp xếp kết quả

Khi cần tạo danh sách đã được sắp xếp và không chứa giá trị trùng lặp, bạn có thể kết hợp SORT và UNIQUE trong Google Sheets. Cách này thường dùng để tổng hợp nhanh các tên, danh mục hoặc dữ liệu cần hiển thị theo thứ tự rõ ràng.

Cú pháp: =SORT(UNIQUE(phạm_vi_cột))

Hàm SORT kết hợp UNIQUE tạo danh sách không trùng lặp và sắp xếp theo thứ tự

Để sắp xếp dữ liệu và đồng thời thay đổi hướng hiển thị giữa hàng và cột, bạn có thể sử dụng SORT cùng TRANSPOSE. Cách kết hợp này giúp trình bày dữ liệu linh hoạt hơn khi tổng hợp hoặc so sánh thông tin.

Cú pháp: =TRANSPOSE(SORT(TRANSPOSE(phạm_vi); cột_sắp_xếp; TRUE))

Kết hợp SORT và TRANSPOSE để sắp xếp và đổi hướng hiển thị dữ liệu

Hàm SORT mang lại sự linh hoạt trong việc tổ chức và trình bày dữ liệu trên Google Sheets, từ sắp xếp cơ bản đến kết hợp với các hàm khác để xử lý nâng cao. Tuy nhiên, các ví dụ và hướng dẫn trong bài viết chỉ mang tính tham khảo, bạn nên điều chỉnh cách sử dụng sao cho phù hợp với cấu trúc dữ liệu và nhu cầu thực tế.

Để làm việc mượt mà hơn với Google Sheets và các bảng dữ liệu lớn, bạn nên sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng có hiệu năng ổn định. Tham khảo ngay các sản phẩm công nghệ chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để phục vụ tốt cho học tập và công việc hằng ngày.